合同管理規(guī)定(修訂)
發(fā)布時間:2020-09-08 來源: 調(diào)查報告 點(diǎn)擊:
億達(dá)集團(tuán)管理規(guī)章制度
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合同管理規(guī)定
第一章
總
則
第一條
為了加強(qiáng)合同管理,規(guī)范交易行為,避免合同風(fēng)險,維護(hù)企業(yè)權(quán)益,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合企業(yè)實(shí)際,特制定本規(guī)定。
第二條
企業(yè)在從事涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的經(jīng)濟(jì)活動時原則上必須簽訂書面合同。
第三條
本規(guī)定適用于集團(tuán)公司及其成員企業(yè)。
第二章
機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第四條
集團(tuán)公司法律事務(wù)部是集團(tuán)合同管理的職能部門,其職責(zé)是:
一、制訂、組織貫徹集團(tuán)公司《合同管理規(guī)定》,對各企業(yè)合同管理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和服務(wù); 二、審查特殊合同并承擔(dān)責(zé)任; 三、檢查各企業(yè)合同簽訂、履行、存檔、備案的情況,提出整改意見; 四、參與重大合同的談判提出法律意見;
五、制定并推行國家合同示范文本的補(bǔ)充協(xié)議和集團(tuán)公司的《合同示范文本》; 六、組織各企業(yè)合同管理和法律培訓(xùn); 七、負(fù)責(zé)組織解決合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟; 八、組織各企業(yè)對主要供貨商、開發(fā)商和建設(shè)工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位進(jìn)行履約評價,將評價結(jié)果通報各企業(yè)作為選擇合作伙伴的主要依帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體
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據(jù)。
第五 條
各企業(yè)是合同訂立、履行的主體,年營業(yè)收入在 5000 萬元以上的各企業(yè)應(yīng)設(shè)立合同管理職能部門或?qū)B殹⒓媛毢贤芾韱T,企業(yè)合同管理員職責(zé)是:
一、參與合同的談判、起草、簽訂,組織合同會簽; 二、審查對方當(dāng)事人的主體資格、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等,保證其具備簽約的法律資格; 三、使用《億達(dá)集團(tuán)合同示范文本》簽訂合同,保證合同條款合法、完備、填寫符合規(guī)范、程序符合規(guī)定; 四、負(fù)責(zé)將所簽訂的合同及時向管理公司、集團(tuán)公司法律事務(wù)部備案;
五、跟蹤合同履行情況,及時補(bǔ)充、變更合同,會同合同經(jīng)辦人員處理合同履行中的問題;
六、根據(jù)集團(tuán)公司《合同管理規(guī)定》制定具體的實(shí)施細(xì)則;
七、負(fù)責(zé)合同歸檔工作;
八、負(fù)責(zé)對本企業(yè)主要供貨商、開發(fā)商和建設(shè)工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位進(jìn)行履約評價。
第六 條
項目管理部門的負(fù)責(zé)人為合同經(jīng)辦人,其職責(zé)是:
一、審查對方當(dāng)事人的主體資格、調(diào)查資信和履約能力,保證其符合簽約條件; 二、參加合同項目商談,對合同條款提出意見,起草合同; 三、負(fù)責(zé)合同的鑒證、公證、登記、備案; 四、負(fù)責(zé)履行合同,及時處理履行中發(fā)生的問題;對需要變更合同內(nèi)容的,及時提出變更意見,并擬訂變更協(xié)議; 五、妥善保管合同書、簽證單、往來傳真等有關(guān)合同簽訂與履行的書
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面資料、憑證,并按時歸檔。
第七 條
預(yù)算部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)是:
一、確定合同項目的價格和取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),計算工程造價; 二、保證合同價款的合理性。
第八 條
財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)是:
一、調(diào)查對方當(dāng)事人的銀行信譽(yù); 二、審核項目的付款方式、付款條件,保證合同付款方式的合理性、可行性; 三、審核合同的內(nèi)容及會簽程序,負(fù)責(zé)最后蓋。 四、負(fù)責(zé)按合同約定的付款條件付款。
第九 條
審計部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)是:
及時審查預(yù)算部門確認(rèn)的合同價格、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工程造價、保證其合理。
第 十 條
合同章管理員的職責(zé)是:
一、審查對方是否簽字蓋章(二頁以上加蓋騎縫章); 二、審查我方是否有經(jīng)辦人、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、法定代表人簽字; 三、審查是否履行合同會簽程序; 四、審查合同的完整性、一致性。
第十 一 條
企業(yè)總經(jīng)理對合同簽訂和履行的全過程負(fù)責(zé),其具體職責(zé)是:
一、組織建立企業(yè)內(nèi)部合同管理體系; 二、保證合同標(biāo)的和條款的合理性,維護(hù)企業(yè)權(quán)益; 三、保證合同內(nèi)容及簽訂、履行過程符合法律法規(guī)和集團(tuán)公司《合同管理規(guī)定》;
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四、及時處理合同簽訂和履行中發(fā)生的問題,重大問題及時向董事長匯報。
第三章
合同的分類
第十 二 條
合同按特殊合同和一般合同分類。,一般合同可由各企業(yè)、簽訂,特殊合同是指借款合同、擔(dān)保合同、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、公司并購合同、投資合同、設(shè)立公司、分公司的合同、整體資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)讓合同、涉及土地整理、土地使用權(quán)受讓和轉(zhuǎn)讓等方面的合同、商品房買賣合同填寫規(guī)范及補(bǔ)充協(xié)議。
其余為一般合同。
合同簽訂采用授權(quán)制度,一般合同由企業(yè)董事長授權(quán)企業(yè)總經(jīng)理或管理公司總裁批準(zhǔn)后方可簽訂,特殊合同由企業(yè)或集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)后方可簽訂。
第十 三 條
以下合同應(yīng)當(dāng)采用國家行政主管機(jī)關(guān)監(jiān)制的示范文本并到行政主管機(jī)關(guān)登記備案:
一、商品房買賣合同; 二、建設(shè)工程施工合同; 三、建設(shè)工程勘察合同; 四、建設(shè)工程設(shè)計合同; 五、建設(shè)工程委托監(jiān)理合同; 六、裝飾裝修(含消防)工程施工合同; 七、房地產(chǎn)居間服務(wù)合同; 八、商品混凝土買賣合同; 九、其他合同。
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第十 四 條 除第十二條約定外,簽訂合同應(yīng)當(dāng)全面使用集團(tuán)公司制定的《億達(dá)集團(tuán)合同示范文本》,保證合同的統(tǒng)一化、正規(guī)化 。
《合同示范文本》不能涵蓋的合同類型,可由企業(yè)擬訂后并報集團(tuán)法律事務(wù)部審核備案。
需填空的合同按照集團(tuán)公司制定的填寫規(guī)范填寫。
第四章
合同的簽訂
第十 五 條
企業(yè)全面實(shí)行合同會簽制度、終結(jié)制度、備案制度及特殊合同審核制度。所有合同均須按照合同會簽程序批準(zhǔn)后方可訂立,合同及其附件必須完整、準(zhǔn)確、全面;履行完畢的合同必須簽訂終結(jié)協(xié)議。
企業(yè)簽訂的一般合同須應(yīng)以電子版形式報集團(tuán)法律事務(wù)部備案,特殊合同報集團(tuán)法律事務(wù)部審核并備案。
第十 六 條
簽訂合同之前,企業(yè)應(yīng)驗證對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證明文件的原件,確定主體是否合格;審查對方經(jīng)辦人的授權(quán)委托書,掌握其代理權(quán)限;調(diào)查資信情況、履約記錄,預(yù)測其履約能力。上述證明文件的復(fù)印件隨合同會簽并存檔。
企業(yè)名稱變更時,應(yīng)以合格的主體簽訂合同。
第十 七 條
企業(yè)在簽約過程中應(yīng)遵循誠實(shí)信用原則,任何人不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作虛假的宣傳和承諾,不得故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)。
第十 八 條
合同必須以合同書形式簽訂,不得以傳真或電子郵件等方式簽訂合同,以傳真或電子郵件等方式就合同內(nèi)容達(dá)成一致的,必須補(bǔ)簽合同書加以確認(rèn) 第 十九 條
無論是否訂立合同,參與商談的人員不得泄露或未經(jīng)對方帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體
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當(dāng)事人同意擅自使用在訂立合同過程中知悉的商業(yè)秘密。
第二十條
合同內(nèi)容需以招標(biāo)方式確定的,應(yīng)按集團(tuán)公司《招標(biāo)規(guī)定》的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)后簽訂合同。通過招標(biāo)方式簽訂的合同,其合同應(yīng)由我方起草,并經(jīng)合同管理員審查。
第二十 一 條
企業(yè)不得以同一標(biāo)的物為合同內(nèi)容與兩個以上的相對方分別簽訂合同,企業(yè)若需要就同一標(biāo)的物與兩個以上的相對方簽訂合同的,應(yīng)簽訂一份合同,明確各自的權(quán)利義務(wù)。
第二十 二 條
合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:當(dāng)事人名稱、住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、價款、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決的方式等條款,并對各條款內(nèi)容作詳細(xì)的約定。
我方為付款人的合同,違約金比率應(yīng)低于通行的慣例,合同標(biāo)的額較大時違約金應(yīng)限定最高額度,不得只約定百分比。
第二十 三 條
采用示范文本的合同,經(jīng)辦人應(yīng)認(rèn)真填寫,做到字跡清楚、筆體一致,不得由二人以上填寫合同,不得隨意修改,若確需修改則對修改部分雙方應(yīng)蓋章確認(rèn)。
第二十 四 條
合同必須經(jīng)法定代表人或委托代理人簽字并加蓋合同專用章后方始生效,以法定代表人印章代替其簽字無效。委托代理人必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。無法定代表人的授權(quán)委托書,任何人不得簽訂合同。
第二十 五 條
合同會簽應(yīng)當(dāng)采用集團(tuán)公司制定的《一般合同會簽單》和《特殊合同會簽單》,一般合同的會簽程序是:
1、經(jīng)辦人填寫合同經(jīng)對方簽字蓋章后報送合同管理員審查; 2、合同管理員按會簽單上的順序,報各部門負(fù)責(zé)人和主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽署意見,最后報董事長批準(zhǔn);
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3、董事長或各部門提出修改意見的,合同管理員會同經(jīng)辦人與對方協(xié)商修改后重新報批; 4、董事長(或授權(quán)的企業(yè)總經(jīng)理)批準(zhǔn)后加蓋合同專用章; 5、合同由企業(yè)財務(wù)部門、簽約部門、合同管理部門各保存一份。會簽單和合同原件(一份)存檔。
集團(tuán)信息化建設(shè)完成后,合同管理員應(yīng)當(dāng)積極配合信息化管理,進(jìn)行網(wǎng)上會簽。
第二十 六 條
法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)鑒證、公證、登記、備案的合同必須鑒證、公證、登記、備案。
第二十 七 條
簽訂合同須由經(jīng)辦人(必須是部門經(jīng)理)、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(法定代表人)簽字后加蓋合同專用章。我方為付款人的合同須對方當(dāng)事人先簽字蓋章。合同為兩頁以上時,須加蓋騎縫印。
第五章
合同的履行 第二十 八 條
合同一經(jīng)簽訂即具法律效力。企業(yè)有關(guān)部門應(yīng)互相協(xié)作,認(rèn)真履行合同義務(wù),確保公司信譽(yù)。
第 二十九 條
合同進(jìn)入履行階段后,合同經(jīng)辦人應(yīng)在每月月初填寫月度資金需求表報財務(wù)管理部門,保證按合同規(guī)定付款。
第三十條
雙方應(yīng)當(dāng)同時履行合同義務(wù)或由對方先履行義務(wù)的,如果對方不履行義務(wù),我方應(yīng)中止履行義務(wù)。
第三十 一 條
經(jīng)辦人應(yīng)隨時掌握對方經(jīng)營狀況,若發(fā)現(xiàn)停產(chǎn)、停業(yè)、準(zhǔn)備解散或破產(chǎn)、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、抽逃資金、有重大訴訟案件等嚴(yán)重影響履行能力的情況發(fā)生時,應(yīng)及時向企業(yè)總經(jīng)理匯報,有確切證據(jù)證明以上事實(shí)時,企業(yè)應(yīng)要求對方提供有效的擔(dān)保,不提供擔(dān)保的,應(yīng)中止履行合同。
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中止履行合同的,應(yīng)及時書面通知對方。
第三十 二 條
企業(yè)應(yīng)慎重對待合同履行中的往來傳真、書信、簽證等書面文件,并妥善保存。經(jīng)辦人應(yīng)建立合同簽訂與履行情況個人臺帳。
第三十 三 條
合同管理員應(yīng)隨時跟蹤合同履行過程,發(fā)現(xiàn)問題協(xié)同各部門及時解決,發(fā)生訴訟或其他重大問題應(yīng)及時上報集團(tuán)公司法律事務(wù)部。
第三十 四 條
合同管理員應(yīng)在每年年初對企業(yè)上一年的主要供貨商、開發(fā)商、建設(shè)工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的合同履行情況進(jìn)行評價,并將評價結(jié)果上報企業(yè)經(jīng)營管理機(jī)構(gòu)作為今后選擇合作伙伴的參考依據(jù)。評價結(jié)果同時上報集團(tuán)公司,作為集團(tuán)公司編制《合格供貨商名錄》的依據(jù)之一。
第三十 五 條
企業(yè)簽訂終結(jié)協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用集團(tuán)公司制定的示范文本。合同任何一方的義務(wù)尚未履行完畢時不得簽訂終結(jié)協(xié)議。
第六章
合同的變更、中止與解除
第三十 六 條
合同一經(jīng)簽訂即受法律約束,企業(yè)不得擅自變更、中止或解除。若確需變更、中止或解除的,由經(jīng)辦人提出書面報告,按合同會簽程序會簽并經(jīng)董事長批準(zhǔn)后實(shí)施。特殊合同需要中止或解除的,應(yīng)當(dāng)按會簽程序上報集團(tuán)公司法律事務(wù)部審核。
第三十 七 條
變更合同內(nèi)容的,雙方應(yīng)當(dāng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議,對變更的內(nèi)容作詳細(xì)的約定。
第三十 八 條
企業(yè)單方面中止合同履行的,應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第三十條和第三十一條的條件,雙方協(xié)議中止合同履行的,應(yīng)當(dāng)簽訂中止合同協(xié)議書,明確中止的原因和恢復(fù)履行的條件;謴(fù)履行的條件成熟,應(yīng)當(dāng)立即帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體
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恢復(fù)履行。
第 三十九 條
企業(yè)單方面解除合同的,應(yīng)當(dāng)符合合同約定。雙方協(xié)議解除的,應(yīng)當(dāng)簽訂解除合同協(xié)議書,明確解除的原因和解除后雙方應(yīng)盡的義務(wù)。
第四十條
變更或解除合同需要辦理變更登記等相關(guān)手續(xù)的,應(yīng)及時辦理;財務(wù)部門應(yīng)及時作相應(yīng)的帳務(wù)處理 。
第七章
合同糾紛的處理
第四十 一 條
合同履行中雙方發(fā)生爭議應(yīng)積極協(xié)商,對對方合理的要求應(yīng)妥善解決,以防止出現(xiàn)法律糾紛。
第四十 二 條
集團(tuán)公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)各企業(yè)的訴訟業(yè)務(wù)。
企業(yè)需要起訴對方的,應(yīng)填寫《起訴申請書》報集團(tuán)公司法律事務(wù)部,集團(tuán)公司法律事務(wù)部審查是否具備起訴條件,符合條件的立案、辦理。
企業(yè)被訴案件應(yīng)立即將《起訴狀》等訴訟材料報送集團(tuán)公司法律事務(wù)部,以備應(yīng)訴。
第四十 三 條
企業(yè)經(jīng)辦人和有關(guān)人員應(yīng)積極配合集團(tuán)公司指定的訴訟代理人進(jìn)行準(zhǔn)備材料、調(diào)查取證、參加庭審、協(xié)助執(zhí)行等訴訟活動。
第八章
合同檔案管理
第四十 四 條
經(jīng)辦人和有關(guān)人員應(yīng)妥善保存合同、補(bǔ)充協(xié)議、簽證單、收料單、往來傳真等關(guān)于合同簽訂和履行的書面材料,調(diào)轉(zhuǎn)工作時必須全面移交該材料,不得擅自銷毀、復(fù)印或持有。
第四十 五 條
以下關(guān)于合同簽訂和履行的原始材料,應(yīng)由企業(yè)資料管帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體
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理員統(tǒng)一歸檔:
1、合同及其補(bǔ)充協(xié)議; 2、合同變更、中止或解除協(xié)議、終結(jié)協(xié)議; 3、招投標(biāo)文件; 4、圖紙及其變更單; 5、合同會簽單; 6、其他重要材料。
第四十 六 條
合同管理員應(yīng)建立企業(yè)合同簽訂與履行情況綜合臺帳,并每月進(jìn)行一次分析,提出分析報告。
第九章
罰
則
第四十 七 條
有下列情況之一的,視情節(jié)輕重給予通報批評、扣罰年薪/獎金、罰款 500—5,000 元、賠償經(jīng)濟(jì)損失、解除勞動合同等處罰,情節(jié)特別嚴(yán)重,構(gòu)成犯罪的,提交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任:
一、經(jīng)辦人責(zé)任:
。ㄒ唬┎缓灮蜓a(bǔ)簽書面合同的; (二)不使用集團(tuán)公司合同示范文本簽訂合同的; (二)未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限簽訂合同的; (三)填寫合同內(nèi)容錯誤的; (四)因嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任被騙的; (五)與對方串通,損害企業(yè)利益的; (六)利用職務(wù)之便,收受對方賄賂或以其他方式謀取私利的; (七)其他因未盡職責(zé),給企業(yè)造成損失的。
二、合同管理員責(zé)任:
帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體帶 格 式 的: 字體: (默認(rèn)) 宋體, (中文) 宋體
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(一)未認(rèn)真審查合同,致使簽訂的合同無效或存在嚴(yán)重瑕疵的; (二)未及時辦理登記、備案等相關(guān)手續(xù)的; (三)合同管理檔案丟失的; (四)未及時將合同向管理公司、集團(tuán)公司備案的; 三、預(yù)算部門負(fù)責(zé)人未盡審查職責(zé),致使合同價款明顯高于或低于正常水平,給企業(yè)造成損失的;預(yù)算部門負(fù)責(zé)人未盡職責(zé),致使合同價格、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工程造價明顯高于或低于正常水平,給企業(yè)造成損失的。
四、審計部門負(fù)責(zé)人未盡審查職責(zé),致使合同結(jié)算價格明顯高于或低于正常水平,給企業(yè)造成損失的。
五、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人未盡審查職責(zé),致使合同付款或收款不能的。
六、合同章管理員不蓋或擅自加蓋合同專用章的。
七、企業(yè)資料管理員丟失關(guān)于合同簽訂和履行情況的原始資料的。
八、總經(jīng)理責(zé)任:
。ㄒ唬┢髽I(yè)合同管理混亂、不成體系、責(zé)任不明、漏洞百出的; (二)超越權(quán)限擅自簽訂合同或處理合同簽訂和履行中的重大問題的; (三)利用職務(wù)之便,收受對方賄賂或以其他方式謀取私利的; (四)其他違反法律、法規(guī)和本辦法規(guī)定,給企業(yè)造成損失的。
第十章
附
則
第四十 八 條
企業(yè)可參照本規(guī)定制定具體的實(shí)施細(xì)則,報集團(tuán)公司批準(zhǔn)后實(shí)施。
第 四十九 條
本規(guī)定由集團(tuán)公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第五十條
本規(guī)定自通過之日起施行。
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