高校成人教育學(xué)籍檔案管理初探

　　學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等的真實(shí)記錄，對學(xué)校、社會和個人具有重要的意義與價值。隨著人事制度改革的不斷深化，用人單位對學(xué)生學(xué)籍檔案信息的重視程度不斷提高，高校對外提供學(xué)籍檔案信息服務(wù)的范圍和數(shù)量也在不斷擴(kuò)大和增加，人事、教育部門對學(xué)籍檔案的規(guī)范化要求也越來越高。因此，高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作必須提高管理水平，完善管理制度，創(chuàng)新管理方式，以適應(yīng)成人教育事業(yè)健康發(fā)展。
　　一、高校成人教育學(xué)籍檔案管理存在的主要問題
　　1.重視程度不高。成人教育學(xué)籍檔案是高校檔案中重要的組成部分，但常被很多高校忽略。例如，不少學(xué)校認(rèn)為成人教育的學(xué)生可管可不管，因而沒有設(shè)立專門的成人教育學(xué)籍檔案管理部門并配備專職人員；學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重心放在全日制學(xué)生上，對成人教育學(xué)籍檔案管理有所忽略。管理人員由于疏忽，常常到畢業(yè)歸檔或?qū)W生領(lǐng)取檔案時才發(fā)現(xiàn)很多檔案信息漏填或錯填，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作失去了應(yīng)有的意義與價值。高校成人教學(xué)檔案一般沒有專人管理，大多是在處理日常管理工作時，為了工作便利，保存一些有關(guān)的資料、文件。由于不是專職，又沒有經(jīng)過檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理工作人員缺乏檔案管理知識，對檔案專業(yè)的理論知識和技能水平掌握有限，因此資料不健全，影響了檔案的客觀真實(shí)性。長期的成人教育粗放式管理方式和無序管理狀態(tài)，使成人教學(xué)管理成了高校里一個不顯眼的角落，沒有形成體系的規(guī)范教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。
　　2.學(xué)籍檔案的完整性不夠。成人教育學(xué)籍檔案包括入學(xué)通知書、考生信息表、學(xué)生登記表、成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實(shí)習(xí)考核鑒定表、畢業(yè)生登記表等材料，只有這些材料齊全完整，才能保證學(xué)籍檔案的原始性和有效性�，F(xiàn)實(shí)中，在查閱成人教育學(xué)籍檔案時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案材料不全的情況：一是欠缺入學(xué)通知書。入學(xué)通知書是學(xué)生獲得入學(xué)資格的一份具有法律效力的憑證，新生入學(xué)報(bào)到時必須出示入學(xué)通知書。然而，有相當(dāng)一部分學(xué)生的入學(xué)通知書在其報(bào)到注冊之后沒有及時回收并歸檔。二是照片嚴(yán)重缺失�？忌�在成人高考報(bào)名時，報(bào)名系統(tǒng)會隨即生成一張對應(yīng)的考生信息表，表中包含了考生的基本信息和考生照片，但不少學(xué)籍檔案中的考生信息表卻沒有照片，甚至個別檔案里一張照片都沒有，這使學(xué)籍檔案的權(quán)威性、可靠性大大降低，也不利于學(xué)生畢業(yè)后參加社會選拔。三是部分老師檔案意識不強(qiáng)，沒有按要求及時將該歸檔的材料按時上交，有的甚至沒及時形成材料，日子久了，材料補(bǔ)不起來或找不到的現(xiàn)象時有發(fā)生。學(xué)校檔案管理部門對下屬教學(xué)站點(diǎn)缺乏進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與督促、溝通不夠，使上交檔案的材料不齊，質(zhì)量不高。非學(xué)歷教育的各類輔導(dǎo)班、進(jìn)修班、培訓(xùn)班，面授教學(xué)時間短，加之有些外聘老師來校兼課、作報(bào)告、講座等，有關(guān)部門沒有向他們明確要求或沒有及時提醒需要上交相關(guān)材料，使許多有價值的材料散存于個人手中。
　　3.準(zhǔn)確性和規(guī)范性不足。學(xué)籍檔案是最能記錄和反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)實(shí)踐各方面情況的原始憑證，建立學(xué)籍檔案必須態(tài)度嚴(yán)肅、認(rèn)真。高校成人教育學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性不足，主要表現(xiàn)在以下四個方面：第一，成績管理不嚴(yán)肅，成績單是直接反映學(xué)生學(xué)習(xí)科學(xué)知識具體情況的記錄表，但一些學(xué)校、站點(diǎn)管理方法落后，導(dǎo)致成績丟失、篡改等情況時有發(fā)生；第二，表格填寫不準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)為空缺項(xiàng)目較多、出生日期填寫錯誤、用繁體字填寫、填寫用筆不統(tǒng)一甚至用紅筆填寫；第三，亂填、錯填項(xiàng)目多，如培養(yǎng)類型等，學(xué)生因不理解具體意思而亂填，校對驗(yàn)證工作不仔細(xì)，將錯、亂的資料放進(jìn)檔案；第四，歸檔材料不規(guī)范，紙張大小不一，用圓珠筆填寫，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突，等等。
　　4.真實(shí)性不足。高校成人教育學(xué)生大部分為在職進(jìn)修學(xué)業(yè)，實(shí)習(xí)也多在本單位、本職工作中完成，他們不存在就業(yè)問題，因而沒有就業(yè)推薦表。由于沒有就業(yè)壓力，他們的實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表上的畢業(yè)院校和實(shí)習(xí)單位總體評價大都流于形式，空話、套話居多。例如“班主任鑒定”、“院校意見”多是寥寥數(shù)語、千篇一律，沒有針對性，這就使檔案內(nèi)容缺乏個性，不能真實(shí)反映學(xué)生在校期間的情況。
　　二、改進(jìn)高校成人教育學(xué)籍檔案管理的對策
　　1.轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案人員素質(zhì)。高質(zhì)量的學(xué)籍檔案管理人員是做好學(xué)籍檔案工作的重要保障。首先，要把學(xué)籍檔案工作列入學(xué)校議事日程，做到上有職能部門主管，下有專兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)的體制，不斷提高對學(xué)籍檔案管理工作重要性的認(rèn)識。要保持專兼職檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，并加強(qiáng)其業(yè)務(wù)培訓(xùn)特別是檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)，將學(xué)籍檔案收集、整理、歸檔工作納入專兼職檔案人員工作職責(zé)，以保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行。
　　2.明確標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理制度。由于成人教育的學(xué)生來自社會的各個層面，學(xué)習(xí)形式的多樣化決定了檔案收集和分類整理工作的艱巨性和復(fù)雜性，因此成人教育學(xué)籍管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于改變各行其是的局面。主管部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小等方面要考慮到歸檔后的整理、裝訂等問題；建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管秘密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依。要用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作，只有嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，才能保證學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。
　　3.更新手段，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在學(xué)籍檔案管理過程中，必須改革管理模式，實(shí)施科學(xué)化管理檔案。當(dāng)今，電子技術(shù)以其快速、準(zhǔn)確、方便的優(yōu)勢廣泛地應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，成人教育的學(xué)籍檔案也由原來的傳統(tǒng)管理逐步轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等。這種現(xiàn)代化的管理手段不僅方便快捷，而且能有效地杜絕制販假文憑的現(xiàn)象，為進(jìn)一步提高學(xué)籍檔案的管理水平，塑造成人教育在社會上的良好形象提供了保障。
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