開放教育學(xué)籍檔案管理的對(duì)策初探

　　摘要： 開放教育是將現(xiàn)有的教學(xué)資源開放出來，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)資源的共享和學(xué)習(xí)者的自由參考和學(xué)習(xí)。不僅意味著對(duì)教育對(duì)象的開放，更重要的是教育觀念、教育資源和教育過程的開放。開放教育學(xué)籍管理具有信息化、規(guī)�；�、系統(tǒng)化、復(fù)雜化的特點(diǎn)。科學(xué)、規(guī)范、高效的搞好開放教育學(xué)籍檔案管理有利增強(qiáng)電大系統(tǒng)的服務(wù)功能和管理質(zhì)量，提升電大的辦學(xué)內(nèi)涵。
　　Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners" free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education eollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.
　　關(guān)鍵詞： 開放教育；學(xué)籍管理；檔案管理；對(duì)策
　　Key words： open education；eollment management；records management；countermeasures
　　中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）05-0219-02
　　0 引言
　　開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容包括：學(xué)生基本信息、學(xué)期注冊(cè)情況、課程注冊(cè)情況、考試注冊(cè)與考試成績記錄、學(xué)習(xí)過程中的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況等。學(xué)籍檔案采用計(jì)算機(jī)和文字管理方式分別存于省級(jí)電大和中央電大學(xué)籍管理部門，作為學(xué)校和各級(jí)教育行政部門查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的依據(jù)。
　　開放教育實(shí)行完全學(xué)分制，學(xué)籍8年有效；學(xué)習(xí)形式靈活、多樣。所以與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比較，開放教育學(xué)籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，又具備復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性、周期性和分散性的特點(diǎn)。
　　1 開放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
　　1.1 管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)模糊，不夠重視 開放教育學(xué)員受工作、家庭等多方面因素的影響，個(gè)別學(xué)員對(duì)學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，檔案資料的采集填寫不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，有的甚至由他人代填。部分學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，經(jīng)濟(jì)上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認(rèn)識(shí)上模糊不清，學(xué)員學(xué)籍檔案審查不嚴(yán)，要求不規(guī)范，檔案收集和管理相對(duì)混亂。
　　1.2 技術(shù)手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業(yè)電子已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)員檔案數(shù)量不斷增加，加之存放時(shí)間不固定，管理上流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到“電子”的高度，信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。
　　1.3 檔案知識(shí)缺乏，管理隊(duì)伍薄弱 學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識(shí)、軟件系統(tǒng)的操作能力，還要求要有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性，甚至于對(duì)工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是目前部分學(xué)校忽視學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，輪崗、換崗、人員變動(dòng)頻繁，缺乏對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低，年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟，電腦操作能力差，不當(dāng)?shù)牟僮鬟�會(huì)導(dǎo)致資料的丟失和損壞。
　　1.4 投入不足、設(shè)備簡單，更新跟不上，軟件不配套
　　開放教育學(xué)籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在特定的介質(zhì)上，必須通過計(jì)算機(jī)或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。這就要求設(shè)備跟上，軟件配套，管理人員會(huì)操作，能讀懂，能看到。但目前各學(xué)校在這方面還存在很大的問題。設(shè)備陳舊，多年不更新，數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫器、監(jiān)控儀器等更無從談起。
　　1.5 檔案管理制度不健全，網(wǎng)絡(luò)安全無保障 檔案具有真實(shí)性、原始性和安全性的特點(diǎn)，開放教育有他自身的規(guī)律和特點(diǎn)，所以就要有與之相適應(yīng)的學(xué)籍管理規(guī)章制度，不能套用全日制學(xué)籍管理規(guī)定。有的學(xué)校雖然制度完善，但執(zhí)行不嚴(yán)，工作隨意性較大。如果網(wǎng)絡(luò)安全得不到保證，就會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的管理。
　　2 加強(qiáng)開放教育學(xué)籍檔案管理的對(duì)策
　　2.1 提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí) 學(xué)籍檔案管理是開放教育一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到開放教育的質(zhì)量。所以要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理的每一項(xiàng)工作、每一個(gè)細(xì)節(jié)，切實(shí)保證學(xué)籍檔案真實(shí)的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高分析問題的能力。結(jié)合學(xué)籍工作實(shí)際，探索出學(xué)籍檔案管理的基本規(guī)律；樹立“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍檔案管理水平和能力。
　　2.2 強(qiáng)化檔案制度的建設(shè)，全面推進(jìn)科學(xué)、高效和規(guī)范的管理檔案 建立健全開放教育學(xué)籍管理制度，科學(xué)高效的搞好學(xué)籍管理是提高開放教育質(zhì)量的前提和保障。學(xué)校要在上級(jí)部門有關(guān)制度的基礎(chǔ)上，制定出符合自身實(shí)際的管理制度，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，開放教育的檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。
　　2.3 創(chuàng)新信息化管理手段，發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，提高檔案管理的質(zhì)量和效率 學(xué)籍管理是一項(xiàng)即嚴(yán)肅有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ�，相關(guān)部門要依據(jù)開放教育的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，將學(xué)籍管理納入到科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)員的學(xué)籍進(jìn)行管理，使管理和比管理者能隨時(shí)隨地了解學(xué)籍狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的規(guī)范化和管理的程序化，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。
　　2.4 樹立安全意識(shí)，采取有力的措施，嚴(yán)防檔案損失，確保檔案的安全 計(jì)算機(jī)并不是無懈可擊的，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會(huì)日益突出。檔案信息涉及大量的個(gè)人隱私，網(wǎng)絡(luò)的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學(xué)生信息等等，既會(huì)給檔案管理帶來巨大的損失，也會(huì)對(duì)學(xué)校聲譽(yù)帶來一定的影響。所以加強(qiáng)安全防范意識(shí)，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。
　　學(xué)籍管理是開放教育一個(gè)重要的組成部分，學(xué)籍管理工作者要改變觀念、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷的研究和探索學(xué)籍管理的新思路、新辦法和新動(dòng)向，建立健全適應(yīng)開放教育特點(diǎn)的規(guī)章制度，推動(dòng)學(xué)籍管理不斷完善，規(guī)范化、科學(xué)化的提高學(xué)籍管理的質(zhì)量，真正的做好學(xué)籍檔案管理工作，提升開放教育學(xué)籍管理的內(nèi)涵，促進(jìn)開放教育又快有好的發(fā)展。
　　參考文獻(xiàn)：
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