針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

　　摘要：信息化建設(shè)與管理是檔案當(dāng)前的主要發(fā)展方向，同時(shí)也代表了未來檔案行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)之一。相對(duì)于原始的檔案管理工作而言，檔案信息化管理在諸多領(lǐng)域擁有顯著的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，解決了檔案管理工作當(dāng)中的不少問題。就當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作而言，還存在著一些制約其長(zhǎng)足發(fā)展的部分問題，發(fā)現(xiàn)并處理這些問題是當(dāng)前的主要任務(wù)，本文結(jié)合筆者的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行了思考和闡述。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
　　對(duì)于檔案管理而言，信息的存儲(chǔ)和調(diào)用是工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，信息化的存儲(chǔ)方式能夠簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案當(dāng)中面臨的保存管理問題，通過更為妥帖的方式保護(hù)好檔案信息的安全，且便于隨時(shí)隨地的調(diào)用。就當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)水平而言，其實(shí)還沒有達(dá)到理想的管理效果，仍舊存在一些建設(shè)和發(fā)展過程當(dāng)中的不完備問題，下面就對(duì)這些影響因素進(jìn)行具體的分析。
　　一、制約檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效性的影響因素
　�。ㄒ唬�對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
　　檔案信息化建設(shè)是未來檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展方向，對(duì)于檔案的安全、共享、修復(fù)等方面都有著較為直接的正向影響作用。比如，檔案的信息化建設(shè)能夠減少檔案信息的遺失概率，改善檔案信息存儲(chǔ)方面的局限性；信息化的存儲(chǔ)方式能夠讓檔案信息共享更為便捷，不同的工作人員能夠根據(jù)不同的權(quán)限，隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息的查詢和使用；而且，檔案信息化建設(shè)使檔案管理更為簡(jiǎn)單，能夠提升工作效率。但是，對(duì)于當(dāng)前的一些檔案管理部門的工作人員而言，這種全新的管理模式的建設(shè)意義并沒有得到充分的認(rèn)識(shí)和理解，部分工作人員仍舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行信息化檔案內(nèi)容的管理，檔案信息化建設(shè)工作的重要性被忽視。
　�。ǘ�）信息資源運(yùn)用方面的因素
　　在傳統(tǒng)的檔案資源的查閱和調(diào)用時(shí)，需要經(jīng)過嚴(yán)格的手續(xù)在龐雜的檔案信息庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)信息內(nèi)容的查閱和使用，這些繁瑣的過程使得檔案信息資源無法得到及時(shí)的共享，部分紙質(zhì)檔案由于經(jīng)過了多次的翻閱出現(xiàn)了破損，需要進(jìn)行檔案的修復(fù)處理。受到傳統(tǒng)的檔案管理思想的限制，很多檔案管理工作沒有將信息資源進(jìn)行合理的運(yùn)用，在使用信息資源方面仍采用傳統(tǒng)的定點(diǎn)查閱模式，限制了檔案信息化工作的便捷性和有效性，在很大程度上制約了檔案管理水平的提升。
　�。ㄈ�）檔案部門信息化水平存在差異
　　我國(guó)幅員遼闊，當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)水平尚未得到統(tǒng)一，部分地區(qū)已經(jīng)獲得了較佳的建設(shè)發(fā)展成效，而一些經(jīng)濟(jì)水平和科技水平相對(duì)較低的地區(qū)卻沒有足夠的資源和發(fā)展能力，致使信息化水平出現(xiàn)了一定的滯后性。這種整體發(fā)展水平良莠不齊的現(xiàn)象使得一些地區(qū)或組織部門的檔案信息資源無法進(jìn)行共享，當(dāng)需要進(jìn)行信息的查詢和使用的時(shí)候仍舊非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有一段距離。
　　二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)電子文件的管理
　　隨著信息發(fā)展水平的提高，一些諸如大數(shù)據(jù)的信息存儲(chǔ)技術(shù)得到了推廣及運(yùn)用。對(duì)于檔案信息而言，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中能夠節(jié)省電子及實(shí)際空間，而且也可以隨時(shí)進(jìn)行備份，在進(jìn)行檔案信息的查找時(shí)更為便捷，讓檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全性能夠更有保障。為了讓檔案信息化建設(shè)的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，應(yīng)以加強(qiáng)電子文件管理為切入點(diǎn)，盡快建立起單獨(dú)模塊的檔案信息管理方面的網(wǎng)絡(luò)信息維護(hù)部門，提升檔案信息電子化建設(shè)的專業(yè)程度。應(yīng)以檔案信息內(nèi)容的存儲(chǔ)、發(fā)送、接收、調(diào)用等過程當(dāng)中的安全性和保密性為基礎(chǔ)，保障檔案信息內(nèi)容的安全穩(wěn)定性，避免重要信息被竊取或遺失。為了調(diào)整信息化檔案文件的使用便捷性，可以通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中的用戶權(quán)限進(jìn)行限制，給予不同的用戶不同的工作權(quán)限，提高檔案共享方面的便捷性，提高檔案的管理效率。
　�。ǘ�）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
　　為了保障檔案信息化建設(shè)工作的有效性，及時(shí)聯(lián)網(wǎng)，建立起網(wǎng)絡(luò)檔案是十分必要的。作為管理人員，應(yīng)當(dāng)以大局為重，正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)方面的重要性及其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，及時(shí)進(jìn)行檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，綜合權(quán)衡檔案管理方面的工作內(nèi)容，根據(jù)需求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建。此外，還應(yīng)合理利用當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便捷性，利用公眾服務(wù)平臺(tái)及一些溝通平臺(tái)及時(shí)了解使用者的真實(shí)意愿，將檔案信息內(nèi)容的價(jià)值最大化。此外，應(yīng)加大信息化建設(shè)方面的資源投入力度，對(duì)于信息化建設(shè)過程當(dāng)中需要使用的硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新處理，提高檔案信息化建設(shè)當(dāng)中對(duì)于人力和物力資源的調(diào)用優(yōu)勢(shì)。
　�。ㄈ�）提高信息化管理手段
　　對(duì)于信息化的檔案管理工作而言，一些管理內(nèi)容和管理目標(biāo)發(fā)生了變化，作為管理者應(yīng)當(dāng)緊跟發(fā)展局勢(shì)，了解當(dāng)前的管理過程當(dāng)中存在的缺憾，著力提高管理的有效性。對(duì)于一些在管理制度方面存在變化和問題的部分，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和更新，讓信息化建設(shè)工作能夠依傍于此實(shí)現(xiàn)有據(jù)可循。
　　（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
　　管理工作離不開人的努力，想要調(diào)整檔案信息化建設(shè)與管理當(dāng)中的問題，應(yīng)當(dāng)從提高檔案管理人員的素質(zhì)、能力、水平入手，對(duì)當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行重組，提供檔案信息化建設(shè)方面的技術(shù)性、專業(yè)性等性能的人力資源保障。在進(jìn)行檔案管理人員的選擇時(shí)，應(yīng)以專業(yè)素質(zhì)能力為選聘基礎(chǔ)，以專業(yè)水平論高下，優(yōu)先選擇具有信息化建設(shè)能力的工作人員，優(yōu)先選擇理論能夠與實(shí)踐相結(jié)合的工作人員。對(duì)于組織當(dāng)中的已有人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行換血和技術(shù)更新，讓傳統(tǒng)的檔案管理人員能夠迅速進(jìn)入到信息化管理的狀態(tài)當(dāng)中，及時(shí)進(jìn)行知識(shí)操作等方面的培訓(xùn)和更新，加上實(shí)踐演練，逐步構(gòu)建一支具備專業(yè)素質(zhì)水平的專業(yè)型人才隊(duì)伍。
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　如今全球范圍內(nèi)已經(jīng)達(dá)到了較高的信息化發(fā)展水平，對(duì)于很多行業(yè)而言都面臨著全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案當(dāng)中存儲(chǔ)的信息內(nèi)容極具重要性，對(duì)于檔案信息化建設(shè)及其管理工作而言，應(yīng)抓住重點(diǎn)，理清主要影響因素，結(jié)合實(shí)際的工作情況對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展水平提供優(yōu)化路徑，助推檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.
　　[2]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（05）：58.
　　[3]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.
　　[4]鄭月.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：192.

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 檔案管理 幾點(diǎn)思考 檔案