探討文書檔案管理工作中的信息化建設

　　在經(jīng)濟社會的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是非常重要的組成部分，特別是在登記、查詢及管理等社會運行環(huán)節(jié)中，文書檔案管理工作都起到非常重要的作用。并且，在文書檔案管理工作中，存在實效性差、文書檔案容易被破壞等方面的問題。鑒于此，筆者結合自己的實際工作經(jīng)驗，對基于信息化管理方式上的相關問題進行了闡述。希望通過本文的論述，能夠為文書檔案管理工作者提供有價值的參考。
　　在現(xiàn)代企業(yè)、學校、政府、單位等的運行過程中，都包括文書檔案管理工作，該工作主要是對文書、檔案等文件進行整理、收集及保存的主要工作，一旦該環(huán)節(jié)的工作出現(xiàn)問題，就會造成文檔信息管理混亂的情況。同時，文書檔案管理工作具有一定的隱秘性，采用科學、合理的方式對其進行管理，是非常重要的工作方式。而隨著信息技術的廣泛應用，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作大都都建立在信息技術的管理方式上。下面，本文對相關方面展開論述。
　　1 文書檔案管理工作中存在的問題
　　1.1 文書檔案使用的時效性差
　　過去文書檔案管理人員在管理借閱實體文書檔案工作的過程中，必須到借閱現(xiàn)場進行工作，并通過人工的方式，完成文書檔案的尋找工作，所花費的時間比較長，特別是對于對檔案存放情況不了解的工作人員，會對其查詢文書檔案帶來一定的困難。同時，由于一些比較重要的文書檔案只有一份，當該份文書檔案被其他人員借走時，另一些需要借閱這些文書檔案的人員就可能與其產(chǎn)生一定的摩擦，使得文書檔案管理工作缺乏實效性。
　　1.2 文書檔案容易被損壞
　　人們在過去管理文書檔案的過程中，一般都是以紙質(zhì)的形式對相關資料進行管理，這種管理方式運用的時間比較長，也使得文書檔案本身具備一定的歷史價值。不過，正是基于這種情況，在人們借閱、翻看文書檔案的過程中，可能出現(xiàn)損毀紙質(zhì)文書檔案的事件，且管理人員很難控制所有人員對文書檔案的使用及翻閱過程。鑒于此，人們一旦在翻看、使用文書檔案的過程中損壞了這些珍貴的資料，就會對文書檔案的管理工作帶來非常不利的影響。
　　2 文書檔案管理工作信息化建設的必要性
　　在各領域信息化管理理念不斷深入的情況下，將信息化管理理念融入文書檔案管理工作的過程中，能夠提高其管理的效率及管理水平。管理人員利用信息管理系統(tǒng)，能夠清晰地查看到文書檔案的實際存儲情況，并對文書檔案被使用的具體情況進行查詢；并且，在網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持下，有需要的人員也可以通過網(wǎng)絡平臺了解到文書檔案的保密性情況，對于一些比較珍貴的文書檔案，采用特別的方式進行管理�？傊�，建立信息化的文書檔案管理體系，是提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要方式。
　　3 文書檔案管理信息系統(tǒng)的構建
　　3.1 分類查詢系統(tǒng)
　　在建立文書檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，應包含分類查詢系統(tǒng)，對文書檔案的所有資料進行分類管理，并未工作人員提供查詢服務，能夠使工作人員與文書檔案的數(shù)據(jù)庫建立有效的溝通。并且，在該系統(tǒng)中，應將行政、財物等方面的信息錄入到文書檔案的信息管理系統(tǒng)中，提高其解決相關問題的質(zhì)量。值得一提的是，文書檔案信息管理系統(tǒng)中應具有搜索功能，使用人員只需通過輸入編號、作者等相關信息就能夠進行查詢。
　　3.2 權限管理系統(tǒng)
　　在文書檔案的信息管理系統(tǒng)中，應包含權限管理系統(tǒng)，并由該系統(tǒng)完成對用戶、管理者、系統(tǒng)維修人員等方面進行管理。具體來說，一般用戶只能對系統(tǒng)中的文書檔案進行查看及下載；而管理者能夠?qū)�檔案進行上傳及修改；維修人員能夠?qū)�檔案管理系統(tǒng)的管理方式進行優(yōu)化。總之，針對文書檔案管理過程中不同的群體，應對其權限范圍進行明確的規(guī)劃，促進文書檔案管理工作的有效進行。
　　3.3 文書檔案管理信息系統(tǒng)的整體設計結構
　　文書檔案管理工作主要是對文件、檔案進行管理的工作，其信息管理系統(tǒng)主要包括檔案管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)及維護系統(tǒng)等幾方面的內(nèi)容。鑒于此，在設計文書檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，其整體結構體系中應包含上述所有方面的內(nèi)容。并且，在用戶進行文書檔案的借閱過程中，應先在系統(tǒng)上登錄自己的個人賬戶，再在此基礎上查詢自己想要了解的相關信息，并通過系統(tǒng)的直接閱讀及下載功能對相關信息進行查看。實踐證明，利用文書檔案管理信息系統(tǒng)，能夠進一步增強文書檔案管理工作的工作效率及工作質(zhì)量。
　　綜上所述，在人類社會不斷發(fā)展、科學技術不斷進步的現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式、管理理念及管理內(nèi)容已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會的實際需求，人們必須進一步優(yōu)化文書檔案的管理方式，提高管理效率、提升圖書檔案工作的管理水平，為相關工作的展開提供良好的基礎。在這一基礎上，本文對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題進行了闡述；并且，對文書檔案管理工作信息化建設必要性及信息管理系統(tǒng)的具體構建方式方面進行了闡述。相信在相關部門及工作人員的共同努力下，文書檔案管理工作質(zhì)量將會不斷提高。
　　（作者單位：中交二航局第二工程有限公司）

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