人事檔案信息化建設的問題與對策研究

　　[摘 要]伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，人事檔案管理逐漸進入信息化時代，利用信息技術的優(yōu)勢，提高人事檔案管理的工作質量，并保證檔案的安全性。在我國實施人事檔案的信息化管理具有重要意義，可有效保證我國的發(fā)展和經濟建設，故而，應采取有效措施，加快我國人事檔案管理信息化建設的步伐。本文就人事檔案信息化建設的問題與對策進行研究，以期為相關工作者提供參考依據。
　　[關鍵詞]人事檔案信息化建設；問題；對策
　　中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2018）35-0351-01
　　引言：
　　人事檔案在公司選擇人才的時候能夠提供十分有利的依據，人事檔案的管理和建設的工作逐漸成為了各個公司關注的重點的內容。因為科技的發(fā)展，如今的人事檔案已經不僅僅是一些書面的紙質的材料，而是不斷的與如今的網絡相聯(lián)系。許多的信息都匯總在計算機上，被統(tǒng)計整理成為電子版的檔案。這樣不僅可以幫助公司快速的找到需要的檔案信息，還能夠大大的提高辦事的效率，減少不必要的浪費。
　　1人事檔案信息化建設的問題
　　1.1不具備健全的人事檔案管理制度
　　根據相關調查顯示，現階段大多數機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作都是由其相對應的人事檔案管理部門主要負責，即使個別機關事業(yè)單位針對人事檔案管理工作制定了相關規(guī)定標準，但卻沒有對其具體管理方法和流程進行明確，進而容易導致人事檔案管理工作出現混亂。同時還有一部分機關事業(yè)單位尚且沒有切實可行的人事檔案管理制度，并且人事檔案管理工作實際展開時的范圍也不標準，進而對許多應保存的信息資源無法有效完整保留，致使人事檔案在進行變動時，經常出現工作交接不夠明確等情況。除此之外，目前還存在的一個普遍現象就是人事檔案的目錄不夠清楚統(tǒng)一，各個部門都習慣性的根據自身的固定理解來整理信息資料，致使人事檔案最終目錄極其混亂，為日后的查找工作大大增加了難度。
　　1.2管理方式較為落后
　　根據現階段的實際情況來看，目前仍有大多數的機關事業(yè)單位對檔案管理存在的重要性認識不足或是落實力度不夠等情況，而手工檔案整理方式還是占有較大比重，這對于新時期檔案管理記錄的精細化要求來說，會大大增加失誤的發(fā)生頻率，并且這些錯誤現象還不容易別人發(fā)覺和重視，進而無法及時有效改正，造成永久性的失誤，在這種情況下，信息化建設就與手工形式的管理相比較就有著較大的優(yōu)勢。同時在通過計算機技術對人事檔案進行管理時，大多數機關事業(yè)單位仍然停留在檔案信息管理的這一基本功能上，不能利用其對檔案信息展開系統(tǒng)全面的整理分析，進而無法提高檔案管理效率和質量，只會大量浪費時間和精力。
　　1.3工作人員不具備信息化建設意識
　　在新時期的發(fā)展背景下，信息技術得到了飛速的發(fā)展，而機關事業(yè)單位人事檔案管理水平的好壞卻受到許多因素帶來的影響，而人為因素就是其中最主要的因素之一。由此可知，人事檔案管理人員的實際管理水平和綜合素質不但決定著管理工作能否順利開展，還對機關事業(yè)單位的未來發(fā)展有著一定的影響。根據目前實際情況來看，大多數機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員自身專業(yè)水平和綜合素質仍然沒有得到有效提高，工作能力和工作效率都較差，并且還有部分人事檔案管理人員沒有經過專業(yè)的崗前系統(tǒng)培訓，自身檔案管理業(yè)務不夠熟練，進而容易導致檔案管理工作嚴重缺乏規(guī)范性，無法適應信息化的發(fā)展，甚至還有部分機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任，其人事檔案管理基礎知識和專業(yè)技能遠遠不能滿足實際工作，這對機關事業(yè)單位未來發(fā)展是極其不利的。
　　2人事檔案信息化建設對策
　　2.1強化人事檔案制度建設
　　人事檔案管理信息化建設的有效執(zhí)行應由觀念認識這一源頭人手，完善管理制度，擴充投入，創(chuàng)建穩(wěn)定的工作隊伍。觀念意識層面，企業(yè)單位各階層領導應重視信息化建設，做好領導組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經費，確保信息化建設以及系統(tǒng)應用需要的各項費用。同時，應做好軟硬件設施建設管理，積極開展人事檔案數字化、網絡化應用開發(fā)研究。制度建設層面，應創(chuàng)建完善的應用系統(tǒng)，提升安全保密水平，制定自檢監(jiān)督管理制度，為人事檔案信息化管理建設夯實基礎。再者，應加強員工隊伍建設，創(chuàng)建完善的人才培訓管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時能夠熟練應用計算機技術、精通信息化數據庫系統(tǒng)操作的綜合人才。
　　2.2提升檔案管理人員的工作水平
　　對人事檔案管理工作人員統(tǒng)一進行培訓，使其了解信息化的管理方式，并正確使用信息技術設備�？梢云刚垖�業(yè)的信息化管理技術人員到工作現場進行指導，因檔案管理的工作人員本身具有管理工作經驗，只需要對其進行信息化設備使用的技術培訓，可以快速提高其使用先進設備的能力，結合自身的管理經驗，可以有效提高檔案管理工作效率。此外，也可以選擇具有信息技術能力的人員進行人事檔案管理培訓，使其明確檔案管理有關信息存儲、查閱或是借閱等流程，快速進入工作狀態(tài)，有效提高人事檔案管理工作質量。公司要盡自己最大的努力將新的方法和技術運用到檔案的信息管理上去，把工作人員作為發(fā)展的中心環(huán)節(jié)，在成本上盡可能的提高，給與檔案管理工作較為適合的環(huán)境和條件。
　　2.3強化人事檔案的安全管理
　　人事檔案管理的信息化建設，在提高管理工作效率、實現人事資源共享的同時，也為檔案資料帶來安全隱患。人事檔案資料泄露對我國的經濟建設和發(fā)展有著嚴重影響，因此，在人事檔案管理信息化建設中，應提高工作人員的安全意識，強化人事檔案的安全管理，防止人事資料泄露。人事檔案資料的安全管理應從技術手段、設備支持等多個方面進行，從而提高安全管理工作效率。同時，提高管理工作人員的素質，使其具有較高的專業(yè)管理能力，根據人事檔案的管理要求，對檔案資料進行詳細劃分和備份，進而實現人事檔案信息的安全管理，并提高安全管理的有效性。此外，還要結合管理工作的實際情況和工作人員的工作狀態(tài)等，完善激勵措施，提高管理工作人員的待遇，能夠有效避免工作人員受到外界的誘惑，進一步提高檔案資料的安全性。
　　結語
　　人事檔案信息化建設能夠動態(tài)化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準確性，能夠及時、準確、迅速的人才管理、資源配置提供信息和數據，進一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設需要投入大量的人力、財力和精力來做，要采取有效的方法途徑全面推進人事檔案信息化建設，使人事檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。
　　參考文獻
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　　[3]胡海鶯.人事檔案信息化建設中面臨的困境及對策建議[J].人力資源管理，2016，（02）：176-177.

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