試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

　　摘 要：檔案管理是企業(yè)運營管理的重要內(nèi)容，隨著近些年現(xiàn)代化技術(shù)的推進(jìn)，科技水平穩(wěn)步提升，檔案管理也向著信息化發(fā)展。對風(fēng)力發(fā)電項目來說，為進(jìn)一步提高檔案管理水平，也積極配置了信息化管理軟件，正在由傳統(tǒng)手動勞作向技術(shù)型辦公設(shè)備發(fā)展，使工程檔案資料得到更合理、有效的利用。本文主要分析了風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的特點，并對檔案信息化建設(shè)提出幾點參考意見。
　　關(guān)鍵詞：檔案；信息化；特點；管理
　　企業(yè)在發(fā)展的進(jìn)程中通過檔案獲取所需數(shù)據(jù)信息，為決策者提供重要的參考，檔案資料管理的水平是影響企業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容。對風(fēng)力發(fā)電工程企業(yè)來說，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平具有現(xiàn)實意義，影響企業(yè)工程的最終質(zhì)量，進(jìn)而影響企業(yè)的長足發(fā)展。在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的今天，工程檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
　　1 工程檔案信息化建設(shè)管理的意義
　　1.1 提升工程檔案管理水平
　　檔案信息化建設(shè)對工程檔案管理有重要作用，可促進(jìn)工程檔案管理整體水平的提升。從當(dāng)前情況看，我國各類工程企業(yè)在檔案管理工作方面都存在不足之處，其中管理水平不足日益凸顯。工程檔案管理中計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，比如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對提高管理水平都有重大意義[1]，可促進(jìn)工程檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。如此一來不但有助于工程信息檔案有效存儲，同時也有利于充分利用，整個領(lǐng)域得以拓展。
　　1.2 提高資源共享率
　　通過計算機(jī)軟件開發(fā)使用有助于提高工程檔案資源共享率，加大對工程檔案資源的開發(fā)力度，將工程檔案信息化作為主要目標(biāo)，開發(fā)一套統(tǒng)一、規(guī)范的軟件，在全國使用，提升工程檔案利用率，產(chǎn)生實際應(yīng)用價值。
　　2 風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作的特點
　　風(fēng)能屬于可再生能源，對生態(tài)環(huán)境保護(hù)有重要意義。風(fēng)力發(fā)電的檔案資料管理工作主要內(nèi)容為記錄工程建設(shè)階段的相關(guān)情況，將工程建設(shè)情況系統(tǒng)性的反映出來�，F(xiàn)將風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程檔案工作特點概括為以下幾方面：
　　2.1 檔案管理人員的技術(shù)能力要求
　　檔案在工程建設(shè)中具有指導(dǎo)性意義，為工程開展提供相應(yīng)的參考資料。工程竣工驗收時會將其移交至管理方，確保風(fēng)力發(fā)電工程的安全性和穩(wěn)定性。在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理逐漸受到企業(yè)的重視，在工程改建及擴(kuò)建中占據(jù)一席之地。要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和現(xiàn)代辦公設(shè)備使用能力，學(xué)會應(yīng)用擬定圖紙、文件資料，有效處理電子檔案。
　　2.2 檔案管理人員的責(zé)任感要求
　　工程檔案管理是企業(yè)的一項重點保護(hù)資源，有助于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益�？⒐�檔案的擬定工作具有一定復(fù)雜性，要求管理人員具備良好的責(zé)任意識，自覺的嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定以及行業(yè)規(guī)定執(zhí)行工作，做到愛崗敬業(yè)，積極提高工作質(zhì)量。
　　2.3 存檔資料收集及時性的要求
　　風(fēng)力發(fā)電的建設(shè)工程涉及的管理單位和施工單位諸多，有關(guān)參建人員經(jīng)常出現(xiàn)變動，需將存檔資料及時收集好，為材料歸納工作開展奠定基礎(chǔ)。
　　2.4 存檔資料技術(shù)性的要求
　　風(fēng)力發(fā)電工程本身就具備較強(qiáng)的技術(shù)性，涉及諸多學(xué)科，工程具有系統(tǒng)性特點，檔案資料存檔應(yīng)保證科學(xué)、合理、規(guī)范。不但要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，同時還需對風(fēng)力發(fā)電建設(shè)工程有所了解，且具備一定的專業(yè)技術(shù)水平。只有這樣才能為檔案管理奠定基礎(chǔ)。
　　3 檔案信息化建設(shè)和工程檔案管理的意見
　　3.1 加大資金支持，創(chuàng)新管理思路
　　檔案要想實現(xiàn)信息化管理，就離不開領(lǐng)導(dǎo)人員和資金的支持，同時也需要思路創(chuàng)新。首先，向領(lǐng)導(dǎo)人員說明檔案管理的意義，尤其是當(dāng)今科技飛速發(fā)展的情況下，檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，對企業(yè)相關(guān)決策提供重要參考依據(jù)，引起領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，在單位每年的財政預(yù)算中融入檔案信息化建設(shè)經(jīng)費[2]。其次，對檔案資源加大開發(fā)利用力度，充分結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，為社會政治與經(jīng)濟(jì)建設(shè)積極提供服務(wù)，促進(jìn)地位提升。最后，通過檔案資源進(jìn)行有償服務(wù)，加強(qiáng)檔案資源服務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)新，提升檔案管理價值，為企業(yè)發(fā)展奠定牢固基礎(chǔ)。
　　3.2 檔案信息化建設(shè)有目標(biāo)、有計劃的進(jìn)行
　　檔案信息化建設(shè)可從以下幾方面開展：首先，構(gòu)建電子檔案與全息數(shù)據(jù)庫，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案實體保管管理模式，采用點在檔案信息化管理，擴(kuò)充檔案存儲空間；其次，通過計算機(jī)軟件的使用，構(gòu)建電子管理系統(tǒng)，將檔案信息資源進(jìn)行有效整理、分類、加工，使查詢更加省時省力[3]；最后，搭建檔案信息服務(wù)中心和網(wǎng)站平臺，促使檔案信息在網(wǎng)絡(luò)的支持下快速傳遞，使檔案信息為企業(yè)乃至社會提供更好的服務(wù)�；鶎訖n案管理信息化建設(shè)應(yīng)做到有目標(biāo)、有計劃、有規(guī)律的實施。應(yīng)用檔案錄入至數(shù)據(jù)管理至數(shù)據(jù)處理再至數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾麛?shù)據(jù)鏈條。根據(jù)企業(yè)實際情況建立檔案信息化保障系統(tǒng)，使檔案信息資源得到最佳合理配置，提高檔案資源利用率，使檔案管理切實發(fā)揮實際作用，為企業(yè)發(fā)展提供所需資料。
　　3.3 對檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改革
　　我國已經(jīng)邁入信息化時代，傳統(tǒng)的服務(wù)模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前工程建設(shè)企業(yè)發(fā)展需求。檔案部門急需對檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，積極應(yīng)用新科技和新思維做好信息資源開發(fā)工作，為企業(yè)長足發(fā)展貢獻(xiàn)力量。首先，計算機(jī)管理服務(wù)。從目前來看，檔案部門基本都已達(dá)到了計算機(jī)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，比如小型檔案室管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等都已受到重視，得到有效應(yīng)用[4]。市面上如今的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)各種各樣，國家檔案部門應(yīng)加強(qiáng)管理，完善有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以免檔案資源重復(fù)開發(fā)，加強(qiáng)市場管理，使市場更加規(guī)范；其次，縮微技術(shù)服務(wù)。縮微技術(shù)服務(wù)在檔案館中的使用并不少見，主要應(yīng)用于針對檔案的管理，管理效果較好，尤其是對檔案圖紙的管理應(yīng)用價值較高，有效節(jié)省了管庫空間、節(jié)約了人力投入；最后，光盤存儲服務(wù)。光盤存儲的特點為處理迅速、存儲容量大，在檔案信息全文檢索、參考查詢以及編目中廣泛應(yīng)用。
　　3.4 構(gòu)建完善的工程檔案信息管理制度
　　檔案信息化建設(shè)需要一個過程，檔案管理人員還應(yīng)給與工程檔案信息管理足夠重視。這是因為風(fēng)力發(fā)電企業(yè)在整個工程建設(shè)中，檔案也存在多元化特點，不管是確定工程項目或是項目改革，檔案行程都是必須建立的內(nèi)容，保證檔案管理的質(zhì)量。首先，負(fù)責(zé)檔案信息管理的人員需分析檔案信息化建設(shè)的難易程度，明確為什么要進(jìn)行檔案信息管理。要求檔案管理人員與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)計算機(jī)管理知識和技能，并參加軟件研發(fā)工作[5]，根據(jù)企業(yè)實際情況選取適合的檔案工程管理軟件進(jìn)行檔案管理。其次，對檔案信息化管理制度加以完善，不在局限于傳統(tǒng)檔案管模式的局限性，使工程信息共享更加便捷，為檔案管理創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮計算機(jī)檔案管理優(yōu)勢。
　　4 結(jié)束語
　　綜上所述，檔案信息化建設(shè)對工程企業(yè)發(fā)展有重要作用，有助于提高企業(yè)的管理水平，保證工程質(zhì)量。對風(fēng)力發(fā)電企業(yè)來說，還應(yīng)建立健全的檔案管理工作機(jī)制，并確保工程建設(shè)竣工資料的規(guī)范性和完整性，可將工程建設(shè)情況清晰的反映出來。同時，檔案管理人員應(yīng)提高自身的專業(yè)水平，促進(jìn)工程建設(shè)順利開展。
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