淺談基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

　　摘 要：檔案對(duì)基層公安機(jī)關(guān)的日常工作起著重要的支持作用，不僅關(guān)系到人民群眾的利益，還會(huì)涉及到國家和社會(huì)的利益。公安機(jī)關(guān)的檔案資料種類繁多，信息量巨大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前工作所需，新時(shí)代下，基層公安機(jī)關(guān)做好檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效提高工作效率，只有這樣，才能更好的服務(wù)人民群眾。
　　關(guān)鍵詞：基層公安機(jī)關(guān)；檔案管理；檔案信息化建設(shè)
　　新時(shí)代的大背景下，公安機(jī)關(guān)的檔案管理工作也需要積極創(chuàng)新發(fā)展。公安機(jī)關(guān)的檔案是國家的重要資源和知識(shí)積累。積極尋求新時(shí)代下符合基層公安機(jī)關(guān)更好發(fā)展的檔案管理方式有利于國家資源的充分利用，促使檔案管理的科學(xué)化。
　　1 基層公安檔案信息化建設(shè)工作大環(huán)境
　　隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息化建設(shè)在人們的生活與工作之中發(fā)揮了十分重要的作用。在檔案管理過程中不難發(fā)現(xiàn)，過去的紙質(zhì)檔案存在著保存困難、使用不便等問題，而利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的開發(fā)與利用能夠大大的方便檔案管理人員的日常工作，提升檔案調(diào)動(dòng)和管理的便捷性，這也是目前我國檔案管理未來發(fā)展的大趨勢。特別是在當(dāng)前電子載體廣泛應(yīng)用和檔案信息數(shù)量劇增的大背景下，基層公安機(jī)關(guān)開展檔案信息化建設(shè)是必然也是必須的一項(xiàng)工作。日常工作中不僅有書面資料需要存儲(chǔ)，視頻、音頻文件的存儲(chǔ)需求也越來越大，因此必須加快檔案信息化建設(shè)的步伐。
　　2 檔案信息化建設(shè)的的意義
　　將檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)和開發(fā)有利于檔案的保護(hù)和調(diào)動(dòng)。以往檔案的調(diào)動(dòng)和查詢手續(xù)十分繁瑣且困難，但是，借助信息技術(shù)，檔案的調(diào)動(dòng)利用只需要在電腦上申請(qǐng)操作，極大的縮短了查詢的時(shí)間。這就是檔案信息化管理給人們帶來的便捷之處。另外，將檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)和保存的安全性也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式的。
　　2.1 便于檔案儲(chǔ)存和查詢
　　過去的檔案管理人員收集，整理，管理檔案，不僅工作量大，而且影響工作效率。檔案管理信息化建設(shè)能夠減少檔案管理人員工作時(shí)間，提高工作效率。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案數(shù)據(jù)只需要一次的錄入就可以多次的循環(huán)利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。檔案的檢索可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)的查詢，無論在時(shí)間上還是空間上都更加方便。
　　2.2 提高檔案管理的工作效率
　　運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，管理人員可以更好的進(jìn)行檔案編號(hào)和檔案整理，對(duì)提高部門的工作效率起到了很大的幫助作用。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)能夠提高部門的技術(shù)水平，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求。
　　2.3 減輕管理人員的工作量
　　傳統(tǒng)的檔案收集管理工作，難免使一些重要的檔案損壞或丟失，檔案管理信息化建設(shè)能夠避免這個(gè)問題。通過完善檔案信息平臺(tái)，使檔案部門能夠形成一個(gè)完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，更加方便的管理收集檔案，減輕員工的工作負(fù)擔(dān)。
　　2.4 方便更新檔案信息
　　將檔案進(jìn)行信息化，數(shù)字化更有利于檔案的更新完善。在過去的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)時(shí)代，如果個(gè)人需要更改檔案需要攜帶證明到檔案所在地進(jìn)行更改，這樣十分的不便。很多人就不會(huì)進(jìn)行及時(shí)的檔案信息變更。如今，公安機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的不斷完善，調(diào)閱個(gè)人檔案變得十分方便，使得異地信息變更成為可能，人們也會(huì)更愿意及時(shí)的更新自己的檔案信息。
　　2.5 更加安全的保護(hù)檔案信息
　　相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，檔案信息化建設(shè)能夠更加安全的保護(hù)檔案信息。通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，并不止單純的給檔案上了一把鎖。信息化檔案還可以對(duì)其存儲(chǔ)元件進(jìn)行加密或者改用其他進(jìn)制字符進(jìn)行加密，所以說安全性相對(duì)較高。
　　3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的途徑
　　檔案信息化建設(shè)是基層公安機(jī)關(guān)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。我們要深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)對(duì)基層公安機(jī)關(guān)日常管理工作的重要性，深入開發(fā)和應(yīng)用信息化技術(shù)，加快基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　3.1 定期培訓(xùn)檔案管理人員
　　檔案管理人員的專業(yè)水平是檔案管理的基本。如今是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進(jìn)行自我培訓(xùn)和積極思考。對(duì)于檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和提出創(chuàng)新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。例如可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查。對(duì)他們檔案管理工作中存在的問題給出相關(guān)意見和指導(dǎo)，傳授檔案管理的技能知識(shí)，從而解決檔案信息化建設(shè)中遇到的問題，不斷提高檔案管理人員的實(shí)際動(dòng)手能力和操作能力。
　　3.2 集中統(tǒng)一管理檔案信息
　　信息化時(shí)代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個(gè)地區(qū)進(jìn)行管理。可以將各個(gè)地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時(shí)再從資料庫之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，避免重復(fù)浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。在加拿大，警方會(huì)設(shè)置專門的檔案管理小組，根據(jù)檔案的重要性將他們分成3種類型：對(duì)外開放型檔案，限制型檔案，保密型檔案。檔案的科學(xué)化、法制化管理能夠推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
　　3.3 建立檔案信息共享平臺(tái)
　　目前，各地公安機(jī)關(guān)的檔案資料庫都是各地單獨(dú)建設(shè)，共享化程度不高。調(diào)閱相對(duì)較為困難。在處理一些跨地區(qū)案件時(shí)調(diào)閱異地資料存在一定的困難，這給日常工作帶來了不便�；鶎庸�安機(jī)關(guān)可以建設(shè)一個(gè)中心檔案庫，多個(gè)地區(qū)進(jìn)行檔案填充。各個(gè)地方可在中心庫中占據(jù)一席，這樣不僅對(duì)本地資源調(diào)閱方便，對(duì)于其它地方資源也能夠方便查閱到，有助于日常工作的開展。
　　3.4 做好基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理手段
　　基層公安機(jī)關(guān)在開展檔案信息化建設(shè)之前需要做好一些基礎(chǔ)工作，把提供利用主體范圍內(nèi)的準(zhǔn)備工作做好，完善信息開發(fā)渠道，建立規(guī)范、有效的管理機(jī)制，只有堅(jiān)持先把基礎(chǔ)工作做好，才能有條件、有能力、高效能地為民警日常工作服務(wù)。如，建立警務(wù)檔案系統(tǒng)，可以先在基層推廣使用，再以最快的速度服務(wù)于一線的民警，如此能夠使檔案信息有所依托。再有，可以通過采集檔案基礎(chǔ)信息，組織人員集中力量對(duì)常用的治安、勞教、刑偵、重口、看守所在押人犯等重點(diǎn)監(jiān)控人員的檔案資源全部錄入警務(wù)檔案系統(tǒng)，共享信息資源，為打擊現(xiàn)行犯罪搶得先機(jī)。同時(shí)擴(kuò)大檔案收集載體，廣泛收集各項(xiàng)工作中形成的各類視聽檔案和電子檔案，最大限度地?cái)U(kuò)充利用渠道和
　　領(lǐng)域。
　　3.5 公安系統(tǒng)關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)
　　將公安檔案信息系統(tǒng)加入到公安信息警務(wù)平臺(tái)中是當(dāng)前基層公安檔案信息信息化建設(shè)的重點(diǎn)。可以對(duì)常用的戶籍信息、治安、禁毒、刑偵、重點(diǎn)人員以及監(jiān)所在押人員等現(xiàn)存檔案資料，全部整合到檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地區(qū)全局聯(lián)網(wǎng)，共享信息資源，充分挖掘有價(jià)值的檔案資源，同時(shí)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。開發(fā)具有良好系統(tǒng)兼容性的數(shù)據(jù)庫，開通檔案網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供遠(yuǎn)程查詢和瀏覽服務(wù)，對(duì)非涉密檔案進(jìn)行全文檢索，徹底改變以往人工查找的模式，實(shí)現(xiàn)檔案利用高效服務(wù)，減少民警查檔時(shí)間，提高服務(wù)效能。
　　4 結(jié)論
　　檔案信息化建設(shè)是基層公安機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的重要組成部分，新時(shí)代下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)使檔案管理工作上升到一個(gè)新的層面，不僅是檔案管理工作上的創(chuàng)新，也是基層公安機(jī)關(guān)內(nèi)部管理的創(chuàng)新。對(duì)此，就需要基層公安機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案收集管理的時(shí)候充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，更好的為國家和人民群眾服務(wù)。
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