分析人事檔案管理信息化建設(shè)

　　摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平顯著提高和人事制度改革的不斷深化，人事檔案的利用率和管理工作的強(qiáng)度也快速提升；與此同時(shí)，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及的挑戰(zhàn)和沖擊下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)越來(lái)越難以滿足時(shí)代的需求，而人事檔案管理的信息化建設(shè)也隨之取得了良好的發(fā)展；因此，本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的意義出發(fā)，深入分析發(fā)展信息化道路的制約因素及相應(yīng)的解決對(duì)策，從而為提高現(xiàn)代化人事檔案管理水平貢獻(xiàn)出一份力量。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；制約因素；建設(shè)對(duì)策
　　在單位中，人事的檔案的管理水平代表著這個(gè)單位的整體的發(fā)展水平。目前，人事檔案的管理工作還是十分的繁瑣，工作起來(lái)并不是十分容易。采用系統(tǒng)化的管理措施可以大大提高工作的效率，而隨著信息時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用信息化建設(shè)來(lái)管理人事檔案，可以實(shí)現(xiàn)將人員的檔案信息進(jìn)行分類、提取和重新整理，使檔案的管理更加系統(tǒng)，更加可以保證工作的效率以及人事檔案信息的完整性。
　　1 人事檔案管理信息化建設(shè)的制約因素分析
　　在檔案管理信息化建設(shè)中往往存在著諸多制約因素，以下將針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)的主要制約因素進(jìn)行分析和探討：
　　1.1 人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均
　　由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設(shè)工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認(rèn)識(shí)不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導(dǎo)致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重的制約，而這些因素也導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)水平相對(duì)落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對(duì)接，從而制約檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
　　1.2 缺乏復(fù)合型的檔案管理人才
　　高素質(zhì)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，當(dāng)前的人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)，無(wú)法滿足新時(shí)期對(duì)復(fù)合型檔案管理人才的要求，在實(shí)施檔案管理信息化的過(guò)程中遇到了很大的阻礙。傳統(tǒng)的人事檔案管理對(duì)管理人員的要求較低，工作難度較小，相關(guān)工作很容易就能完成，在檔案管理模式向信息化方向轉(zhuǎn)換的時(shí)候，很多檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握不夠全面，計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏，不能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)程序，人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)難度較大。
　　1.3 重視力度不足
　　很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，認(rèn)為檔案信息沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的作用，沒(méi)有將其作為企業(yè)的日常管理工作，在認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)中沒(méi)有提供足夠的資金支持，對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)重視力度不足，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金和人才支持，相關(guān)工作無(wú)法順利開(kāi)展。企業(yè)員工在人事檔案管理信息化建設(shè)中存在思想誤區(qū)，認(rèn)為管理工作由檔案部門和管理人員完成即可，對(duì)管理工作不夠重視，沒(méi)有積極的參與到人事檔案管理信息化建設(shè)中，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　1.4 人事檔案信息安全防護(hù)力度不足
　　人事檔案內(nèi)容具有機(jī)密性特點(diǎn)，在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中必須做好檔案的保密工作，但是當(dāng)前的人事檔案信息安全防護(hù)力度不足，難以做好檔案信息的保護(hù)工作，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)造成很大影響。由于人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，在對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享過(guò)程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，對(duì)人事檔案信息的安全性造成很大威脅，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中竊取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手機(jī)密的事屢見(jiàn)不鮮。
　　2 人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)對(duì)策
　　2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)的投資力度
　　檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而這些設(shè)施的建設(shè)離不開(kāi)資金的支持，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和意義，并加大信息化建設(shè)的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來(lái)長(zhǎng)久的利益和支持。
　　2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
　　人事檔案管理時(shí)需要由綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人員完成的，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好人事檔案管理信息化建設(shè)的一項(xiàng)必要措施。企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其在學(xué)習(xí)過(guò)程中掌握更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉檔案管理信息化系統(tǒng)的操作流程，最大化的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)中的作用。對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行定期考核，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自己的不足，通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提高自己的綜合素質(zhì)，做好人事檔案信息化管理信息化建設(shè)。
　　2.3 重視人事檔案的利用
　　人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：人事信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中應(yīng)對(duì)工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照姓氏和編號(hào)分類，然后依據(jù)人事部門和組織部門在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個(gè)人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評(píng)定和升遷中進(jìn)行比對(duì)、同時(shí)在離退休人員辦理手續(xù)的過(guò)程中也能提供全面詳盡的信息。
　　2.4 采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率
　　信息化管理和人事檔案相結(jié)合，是管理工作的大勢(shì)所趨，要求人事檔案工作要運(yùn)用新的科技手段，提高工作的效能，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理方式的徹底轉(zhuǎn)變。國(guó)外先進(jìn)的國(guó)家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化建設(shè)，信息化程度很高，我國(guó)的三級(jí)甲等企業(yè)已經(jīng)全面普及了計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，正在進(jìn)一步向鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)擴(kuò)大。
　　2.5 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化
　　為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學(xué)合理，并用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，提高檔案信息的真實(shí)度，通過(guò)現(xiàn)代化信息采集的設(shè)備，建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)的升級(jí)和更新，使人事檔案管理的信息呈動(dòng)態(tài)化的趨勢(shì)，保障檔案信息不過(guò)時(shí)，增強(qiáng)信息的可信度，便于隨時(shí)檢索和查詢，只有做到檔案信息的規(guī)范化和科學(xué)化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準(zhǔn)，服務(wù)于企業(yè)的中心工作。
　　2.6 完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)
　　一方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視程度，加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權(quán)限的控制，從而防止內(nèi)部檔案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，并對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。
　　3 結(jié)語(yǔ)
　　總而言之，人事檔案管理信息化對(duì)單位的工作有了很大的幫助，它不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了人事檔案信息的安全性。人事檔案管理信息化建設(shè)的路途還很漫長(zhǎng)，只有做到在設(shè)備方面不斷地進(jìn)行投入、提高工作人員的水平以及建設(shè)相關(guān)的管理機(jī)制，才能夠使得人事檔案管理信息化建設(shè)得到保證。各單位應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展，早日建設(shè)成信息化的人事檔案管理機(jī)制。
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