檔案信息化建設(shè)實(shí)施及相關(guān)問(wèn)題研究

　　摘 要：本文主要研究檔案信息化建設(shè)實(shí)施的相關(guān)問(wèn)題，首先探討檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)，技術(shù)革新的速度非�？�，收集信息的時(shí)效性也明顯提高。接著討論檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各項(xiàng)自然資源的合理使用，然后討論檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化的必要性，最后提出三個(gè)檔案信息化建設(shè)的有效措施，要提高硬件建設(shè)的水平；加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料的管理；實(shí)現(xiàn)管理全方位現(xiàn)代化。
　　關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；硬件設(shè)施
　　現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)要順應(yīng)現(xiàn)代管理理念，不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理方式難以解決文本資料復(fù)雜的問(wèn)題。檔案文本資料在環(huán)境和時(shí)間問(wèn)題的影響下，容易丟失，容易遭到損壞，如此一來(lái)資料檔案的良好運(yùn)用就會(huì)受到嚴(yán)重的影響。而建設(shè)檔案管理信息化體系，會(huì)明顯提高信息資料歸檔收納的時(shí)效性，而且分類查找也會(huì)更加便捷。
　　1 檔案信息化建設(shè)特征
　　1.1 技術(shù)革新性
　　傳統(tǒng)的辦公室檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，這是比較落后的。在此條件下管理工作模式不夠先進(jìn)，效率也比較低下，容易出現(xiàn)各種失誤。這些失誤包括遺漏檔案，或者是檔案丟失、損毀。而實(shí)施新型的信息化檔案管理手段就會(huì)在很大程度上避免出現(xiàn)這種問(wèn)題。從根本上改變這種落后的檔案管理模式。管理的方法會(huì)更加簡(jiǎn)便，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的不足。運(yùn)用完善的管理思維，實(shí)現(xiàn)管理效率的提高。技術(shù)革新是信息化檔案管理的重要特點(diǎn)，改變了以往的管理模式，收集信息的效率也明顯提高。運(yùn)用信息技術(shù)減少檔案管理工作的失誤率，有效避免不必要的麻煩。信息化檔案管理模式實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理，自動(dòng)分辨檔案中的虛假信息。不僅如此還能自動(dòng)分類資料的類型，自動(dòng)分類信息的收集方式。這樣信息內(nèi)容的可靠性就會(huì)明顯提高[1]。
　　1.2 信息收集時(shí)效性
　　辦公室檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)的管理項(xiàng)目。不僅檔案管理信息內(nèi)容比較復(fù)雜，而且對(duì)信息收集的時(shí)效性也有很高的要求。要求收集的內(nèi)容隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)生變化，因此檔案管理工作人員就需要實(shí)時(shí)做出改變。傳統(tǒng)的檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的實(shí)時(shí)性有很大困難，要有大量的工作人員，也需要花費(fèi)大量的時(shí)間，但是取得的效果卻往往不盡如人意。而新形勢(shì)下，信息化檔案管理模式能夠明顯優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息優(yōu)化的時(shí)效性。深入的細(xì)化、分化、消化檔案的內(nèi)容，信息化建設(shè)的時(shí)效性不僅要實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新和收集檔案信息，更要有效掌控檔案收集的時(shí)間觀念。
　　2 檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用
　　檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中有著十分重要的作用，以水文檔案為例，就能為防汛抗旱工作提供關(guān)鍵的科學(xué)分析依據(jù)。在具體防汛抗旱工作中，各地要建設(shè)水情測(cè)報(bào)站、水文巡測(cè)站、雨量站。不僅如此還要收集相關(guān)的水文數(shù)據(jù)資料，在管理水文觀測(cè)站時(shí)，要保證觀測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和密集性。進(jìn)而確保國(guó)家的抗汛減災(zāi)措施能夠有效開展，使得國(guó)家社會(huì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)，也讓人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)獲得保障。水文檔案詳實(shí)的資料能夠?yàn)槲鬯�排放量的�?guī)劃提供有價(jià)值的參考，此外對(duì)于地區(qū)用水量的控制也能提供有價(jià)值的參考。水文檔案的重要內(nèi)容就是全年地下水監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水資源分布信息，這些是水文監(jiān)測(cè)工作的常態(tài)化內(nèi)容。參照這部分信息，實(shí)現(xiàn)城市水資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)城市水資源使用的間斷性控制。
　　3 檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的必要性
　　信息時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)各大高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，在此條件下，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能滿足如今的發(fā)展需要。檔案信息化管理能夠明顯提高檔案管理工作的效率。對(duì)于各大高校的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化管理模式能夠顯著提高檔案信息的服務(wù)水平[2]。如今社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，此時(shí)高校的教育教學(xué)部門、行政管理部門都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。高校檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，轉(zhuǎn)變管理思想，完善管理方法。在目前的發(fā)展階段中，各大高校的招生規(guī)模已經(jīng)發(fā)展到一定程度，教育教學(xué)的手段也更加先進(jìn)，檔案資料的內(nèi)容更加復(fù)雜，這些變化意味著高校檔案管理的難度越來(lái)越大。檔案信息化管理能夠有效解決這些困難。優(yōu)化管理方式，改良信息傳播的載體，真正實(shí)現(xiàn)信息共享，讓檔案信息能夠發(fā)揮最大的使用價(jià)值。
　　4 檔案信息化管理建設(shè)實(shí)施面臨的問(wèn)題
　　4.1 對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和建設(shè)有所忽略
　　檔案信息管理沒有得到應(yīng)有的重視，以水文檔案管理為例，目前監(jiān)測(cè)管理部門重視的問(wèn)題是處理水情、建設(shè)防洪水利工程、管理城市的水資源。水文檔案管理信息化建設(shè)屬于服務(wù)于全局的綜合性工程，但是管理部門對(duì)此卻不夠重視。推進(jìn)建設(shè)的力度仍然不夠，給予的資金支持也十分有限。這在很大程度上制約了水文檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)步的形勢(shì)日新月異，但是很多的檔案管理從業(yè)人員對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)關(guān)注度不夠[3]。沒有及時(shí)更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，因此檔案管理工作人員對(duì)檔案電子系統(tǒng)的研究和開發(fā)不足。檔案數(shù)字化建設(shè)還有待加強(qiáng)，檔案信息資料資源共享不夠方便，網(wǎng)絡(luò)的咨詢和服務(wù)水平不夠高。檔案管理的工作人員不能熟練操作檔案信息系統(tǒng)，也不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。
　　4.2 電子文件的安全性能存在隱患
　　當(dāng)前檔案信息管理工作已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的應(yīng)用，但是其中存在的一項(xiàng)重要問(wèn)題是缺乏長(zhǎng)久的規(guī)劃，運(yùn)用的技術(shù)手段只是實(shí)現(xiàn)了初級(jí)的成效。在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過(guò)程中，要不斷實(shí)現(xiàn)資源整合，積極創(chuàng)新科學(xué)有效的管理方法，除此之外，檔案信息化建設(shè)還應(yīng)該深入生活實(shí)際，切實(shí)解決生活實(shí)際中出現(xiàn)的問(wèn)題，將數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有效結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的綜合運(yùn)用。如今的檔案信息化管理需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，但是保存電子文件仍然有很大的安全隱患，出現(xiàn)這一問(wèn)題又增加了工作量的消耗。存在部分的電子郵件容易丟失，容易發(fā)生改變，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的儲(chǔ)存載體。在未來(lái)，技術(shù)開發(fā)人員應(yīng)該重視電子文件的安全性能，讓電子文件儲(chǔ)存檔案信息的安全性能有所保障。

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