大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)探析

　　摘 要：本文從大數(shù)據(jù)應(yīng)用特點出發(fā)，分析當前人事代理制度下的人事檔案管理面臨觀念和認識的挑戰(zhàn)、創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)、標準化法制化的挑戰(zhàn)、技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)四大問題，提出要從人事代理檔案管理的內(nèi)涵認識其信息化建設(shè)的意義和作用，并從轉(zhuǎn)變觀念、隊伍建設(shè)、新技術(shù)應(yīng)用等角度，對加快推進人事代理檔案信息化的對策和路徑作了深入探討。
　　關(guān)鍵詞：人事代理；檔案管理；信息化；策略
　　1 大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
　　1.1 觀念和認識的挑戰(zhàn)。由于人事代理檔案管理是我國經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)型時期衍生出的一個新的人力資源檔案管理方式，目前社會上對這個新的管理方式還存在諸多認識和實踐上的偏差：多數(shù)人知道人事代理檔案管理是一種新的檔案管理方式，但對人事代理檔案管理功能的內(nèi)涵和外延缺乏了解。近些年走向社會并流轉(zhuǎn)工作崗位的人雖然按照人事代理的管理方式，使用了人事代理檔案管理，但對人事代理檔案管理的很多功能和作用缺乏了解，也有部分人員將檔案進行人事代理后就不聞不問，形成“死檔”，部分人員與人才管理中心簽訂人事代理協(xié)議后，僅把人事代理檔案管理視為自己申報職稱或開具證明的手段，一旦達到簡單的目的，很少及時傳遞檔案，形成人才中心人事代理檔案管理出現(xiàn)許多“空白檔”。以上種種現(xiàn)象表明：人事代理檔案管理信息化建設(shè)滯后，使這項新的人力資源檔案管理方式，沒有充分發(fā)揮出它應(yīng)有的服務(wù)作用。
　　1.2 創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計算機技術(shù)進行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創(chuàng)新，但現(xiàn)代信息技術(shù)在信息利用快捷方便的同時，保障信息安全問題更加凸顯出來。一方面現(xiàn)代信息技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在安全缺陷，計算機硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時受到停電和自然災(zāi)害的影響會造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題，遠比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多，加之信息時代，由于人們逐利思想傾向的發(fā)展，人事檔案信息資源被盜賣的風(fēng)險急劇加大，必須用技術(shù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進行排除。所以，信息化時代的人事代理檔案管理，創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。
　　1.3 標準化、法制化的挑戰(zhàn)。人事代理檔案管理的標準化是人事檔案管理能否達到方便快捷、高效利用和資源共享的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)人事檔案管理只是在管理環(huán)節(jié)有一定管理規(guī)范，在管理內(nèi)容中沒有系統(tǒng)的標準化要求，現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案必須解決標準化問題。標準化必須緊密貼合各行業(yè)的人力資源管理工作。對人事檔案和各種人事管理事務(wù)制定系統(tǒng)化的管理標準，比如有調(diào)動管理、獎懲記錄、合同管理等眾多的人事管理等，系統(tǒng)化標準還必須針對企事業(yè)不同的人事管理需求而設(shè)計，功能要簡潔專業(yè)，有利于提高人事管理效率，同時還要安裝方便，系統(tǒng)易學(xué)易用，使人事管理更簡單。
　　1.4 技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)。以往傳統(tǒng)的人事檔案管理習(xí)慣于收集整理、立卷歸檔、查閱轉(zhuǎn)檔的管理模式，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化微機管理模式的過程中，往往還是采用以往的管理模式，先手工立卷歸檔，再手工錄入，編制檢索工具，再將檢索工具輸入微機進行儲存，結(jié)果事倍功半，這里原因是多方面的，但主要原因是電子歸檔缺乏一套實用便捷的電子軟件，檔案錄入信息技術(shù)支持的不全面是目前存在的突出問題，當前一些單位采用電子平板掃描技術(shù)，雖然部分解決了原始檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化中的一些效率問題，但在準確率、保密性能等方面仍然存在許多技術(shù)問題。
　　2 以時代眼光從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵認識其信息化建設(shè)的意義和作用
　　人事代理檔案管理制度是人力資源管理方式的一種檔案管理制度創(chuàng)新，它的產(chǎn)生與存在是與我國在經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)型時期的人力資源配置緊密相連的，可以說是與社會主義市場經(jīng)濟體制相適應(yīng)的人事檔案管理方式。人事代理檔案管理制度不僅對市場經(jīng)濟條件下企事業(yè)單位合理勞動力配置提供了便利和快捷，也是對我國勞動用工制度改革的支持和優(yōu)化，對推進社會主義市場經(jīng)濟條件下經(jīng)濟社會的有序穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以，加強人事代理檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵上，深刻認識其信息化建設(shè)的意義和作用。
　　傳統(tǒng)人事檔案管理工作的外延和內(nèi)涵主要包括相關(guān)人員的檔案收集移交、整理分類、保存管理、查閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)背景下人事代理檔案管理工作的外延和內(nèi)涵擴大了許多，其仍然保持著傳統(tǒng)檔案的保存、管理和傳遞等基本要素，仍然具有查閱個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄材料的基本內(nèi)涵；依然發(fā)揮著為個人入職、升學(xué)、流動、晉職提供方便，為用人部門、組織人事部門考察某個人提供原始材料信息的雙重功能。但由于大數(shù)據(jù)時代的特點，使人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生較多的拓展，主要包括以下四個方面：
　　一是“信息數(shù)據(jù)量大”。為方便企事業(yè)單位選人用人工作的需要，人事代理檔案管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)現(xiàn)代化手段的采集信息量大優(yōu)勢，對被管理服務(wù)對象的個人相關(guān)數(shù)據(jù)做到充分搜集，不僅包括基本人事信息，而且包括社會關(guān)系、德能勤績、社會誠信等信息。
　　二是“涉及范圍廣”。為方便被管理服務(wù)對象的使用，要圍繞新形勢下的社會保障做好人事代理工作，把勞動力的醫(yī)保金、失業(yè)金、再就業(yè)狀況、住房公積金、養(yǎng)老金等信息準確無誤地包括進來。
　　三是“服務(wù)層次深”。 為方便被管理服務(wù)對象就業(yè)再就業(yè)需要，要圍繞不同學(xué)歷、不同年齡段、不同專業(yè)、不同層次的人力資源開發(fā)進行深層次的服務(wù)，包括人事政策法規(guī)咨詢服務(wù)、職業(yè)培訓(xùn)信息咨詢、就業(yè)招應(yīng)聘信息服務(wù)等。
　　四是“適應(yīng)變化快”。為方便招聘、應(yīng)聘人事工作的需要，要發(fā)揮信息時代變化快的特點和優(yōu)勢，在廣泛采集信息的基礎(chǔ)上，盡量完善人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)，及時跟蹤更新和修改變化了的個人檔案信息，保證其檔案信息的準確性，添加數(shù)據(jù)庫的編輯功能，增加分類統(tǒng)計功能，便于分類集中查詢，添加組合查詢功能，使人力資源數(shù)據(jù)庫在資源共享中發(fā)揮作用。

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