加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提升檔案管理手段和水平

　　隨著金融業(yè)務(wù)快速發(fā)展， 檔案工作面臨良好的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式和辦法，無(wú)論是在檔案的收集、整理、保管，還是在檢索、借閱、利用等方面，都已遠(yuǎn)不適應(yīng)飛速發(fā)展的工作及現(xiàn)代化管理的需要。在信息化時(shí)代的今天，如何加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，提升檔案管理手段和水平，以利于檔案更好地服務(wù)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，是當(dāng)代檔案工作者必須面臨的課題， 以下是我對(duì)檔案信息化建設(shè)的一些探討。
　　1 檔案信息化所具備的特點(diǎn)
　　檔案的信息化必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是當(dāng)代信息傳輸?shù)幕�礎(chǔ)，它的發(fā)展促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，由于檔案具有的特殊性，檔案信息依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也有其自身的特點(diǎn)。
　　1）檔案的載體在形式具有多樣化。隨著辦公自動(dòng)化的普及，以及無(wú)紙化辦公的時(shí)代要求，檔案的載體將以紙質(zhì)、電子以及集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息檔案出現(xiàn)。這就意味著，檔案的內(nèi)容信息管理將主要通過(guò)電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)媒介來(lái)完成。
　　2）檔案的收集渠道得以拓寬。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件傳輸技術(shù)日益成熟，信息資源共享程度越來(lái)越高，這就為檔案收集工作開(kāi)辟了一條新途徑。我們可以充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行快速的電子檔案的收集。在提高工作效率的同時(shí)，也最大限度地豐富了庫(kù)藏。
　　3）檔案的管理全程電子化。在電子檔案管理系統(tǒng)中，可以對(duì)電子檔案庫(kù)里所有的電子文件和電子檔案進(jìn)行一系列的處理。包括一份電子文件最終形成電子檔案的過(guò)程，即對(duì)電子文件進(jìn)行期限鑒定、分類(lèi)、組卷、賦予案卷號(hào)等，以及網(wǎng)上提供借閱等全部在電子檔案系統(tǒng)內(nèi)完成。
　　4）檔案的服務(wù)方便快捷。檔案信息資源的共享，讓辦公人員實(shí)現(xiàn)在自己的辦公室對(duì)所需的檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽。利用者在權(quán)限范圍內(nèi)借閱檔案，只需通過(guò)電腦進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)快速查閱，還可以下載所需資料，檔案的服務(wù)得到充分體現(xiàn)，大大提高了工作效率。
　　2 檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容
　　檔案信息化建設(shè)就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的改變，將大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募�，最終實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。電子文件的管理，也就是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。
　　1）發(fā)文、收文實(shí)現(xiàn)電子化管理。收、發(fā)文盡量處理成電子文件。一是發(fā)文方面，啟動(dòng)辦公自動(dòng)化后，本單位的發(fā)文盡量采取電子擬稿，在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)相關(guān)環(huán)節(jié)后，形成電子發(fā)文。其中密級(jí)文件，可以采用紙質(zhì)文件；規(guī)章制度、人事任免這類(lèi)重要文件，為了保存的需要，在電子發(fā)文后，追加紙質(zhì)文件。二是收文方面，若收到的文件本身就是電子文件就在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，若收到的是紙質(zhì)收文，就要進(jìn)行電子化處理。通過(guò)掃描進(jìn)入電腦，形成電子文件，實(shí)現(xiàn)收文登記、批辦、承辦，歸還的全過(guò)程也都在電腦上完成。
　　2）檔案管理的電子化。一是利用電子檔案管理系統(tǒng)，將電子文件在電子管理系統(tǒng)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)期限鑒定、歸檔、分類(lèi)、組卷、排序編號(hào)，最后形成網(wǎng)上借閱的電子檔案。二是由于歷史原因，庫(kù)存有大量的紙質(zhì)文件，這些紙質(zhì)文件沒(méi)有電子信息，對(duì)這部分紙質(zhì)文件的電子化處理方式分為兩種，一種采取著錄條目信息的形式，讓信息存放在電子系統(tǒng)內(nèi)，在查閱時(shí)就可以迅速指定庫(kù)存紙質(zhì)檔案存放的物理位置。另一種通過(guò)掃描進(jìn)入電子系統(tǒng)，完全變成電子檔案信息，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)資源共享。
　　3）檔案查閱利用的電子化管理。檔案部門(mén)所保管的具有保密和限制利用條件的檔案，常常是涉及國(guó)家安全和社會(huì)秩序，以及商業(yè)秘密的有關(guān)的文件材料，所以，在保密期限內(nèi)一定要嚴(yán)格限定利用者的利用權(quán)限。檔案部門(mén)以利用者為中心，設(shè)立不同權(quán)限的查閱、檢索系統(tǒng)，讓借閱者借閱到符合自己借閱范圍內(nèi)的文件材料。
　　3 檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)
　　檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)是檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息資源的建設(shè)包括數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案目錄數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化和多媒體檔案數(shù)字化工作。
　　1）加快現(xiàn)有庫(kù)藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以滿(mǎn)足快速檢索利用的需要。作為檔案人員要加快現(xiàn)有庫(kù)藏檔案的整理、著錄工作，逐步實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏檔案目錄機(jī)檢。同時(shí)，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，此外在建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之前，應(yīng)確立并推廣使用規(guī)范的檔案管理軟件，為今后統(tǒng)一接收各單位的電子檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，減少將來(lái)數(shù)據(jù)接口的問(wèn)題。
　　2）利用現(xiàn)有設(shè)備和技術(shù)，對(duì)一些重要的、容易受損的、利用頻率高檔案進(jìn)行數(shù)字化，加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用效率。
　　3）對(duì)新產(chǎn)生的電子文件、電子檔案，有意識(shí)地收集齊全，規(guī)范地整理，形成電子檔案信息，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。對(duì)電子文件和電子檔案，還要進(jìn)行備份，保證電子信息的安全性、完整性。
　　4 檔案信息化建設(shè)的保障
　　1）檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的保證。豐富的檔案信息資源，使檔案部門(mén)成為重要信息資源管理部門(mén)，滿(mǎn)足現(xiàn)行文件利用中心的功能需要。檔案中心的建設(shè)即要有檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)用房，更要有展廳、影視廳、檔案文件利用大廳、電子閱覽利用廳、學(xué)術(shù)報(bào)告廳等。要圍繞利用服務(wù)和現(xiàn)代化管理的需要，配置設(shè)備，抓好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案案卷質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序整理。推廣檔案信息技術(shù)和檔案保護(hù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。根據(jù)新形勢(shì)的發(fā)展，進(jìn)一步完善檔案工作有關(guān)規(guī)章制度。強(qiáng)化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，最大限度地滿(mǎn)足各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。
　　2）提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是保證檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。（1）檔案人員要強(qiáng)化業(yè)務(wù)內(nèi)功，成為檔案工作的行家里手。檔案工作要發(fā)展，人是第一重要因素。這是我們檔案事業(yè)發(fā)展最重要的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案人員的素質(zhì)、人才結(jié)構(gòu)決定著檔案部門(mén)的地位和作用能否得到實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮，決定著檔案事業(yè)的未來(lái)，每一位檔案工作者，都要強(qiáng)化業(yè)務(wù)內(nèi)功，讓自己成為業(yè)務(wù)工作的行家里手。（2）掌握現(xiàn)代化管理檔案的業(yè)務(wù)技能。在檔案信息化建設(shè)日益加快步伐的今天，檔案工作的技術(shù)性越顯突出，檔案現(xiàn)代化管理基本上是設(shè)施設(shè)備和技術(shù)手段的現(xiàn)代化，作為新形勢(shì)下的檔案工作者，手中不掌握現(xiàn)代化操作技能，就不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，無(wú)法開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新，無(wú)法引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和采用世界先進(jìn)技術(shù)管理檔案，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。（3）用創(chuàng)新精神來(lái)對(duì)待檔案工作，不拘泥于傳統(tǒng)的管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的動(dòng)力。檔案工作有很多具體的工作需要檔案人員靜心地、腳踏實(shí)地的去完成，但同時(shí)檔案人員又不能局限于具體事務(wù)。我國(guó)檔案管理模式歷來(lái)都有自己的特色，傳統(tǒng)模式已經(jīng)在新形勢(shì)下被逐步打破，如果我們還一味強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)模式，不求創(chuàng)新，檔案工作的路子勢(shì)必越走越窄。沒(méi)有創(chuàng)新，檔案工作的發(fā)展就失去動(dòng)力和源泉，檔案服務(wù)工作無(wú)法完善。在提倡創(chuàng)新能力的同時(shí)，還要進(jìn)行傳統(tǒng)模式的比較，在前人基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)和改變過(guò)去的不足，完善過(guò)去有益的內(nèi)容，從而達(dá)到真正的創(chuàng)新。（4）檔案人員要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。檔案工作的本質(zhì)特征服務(wù)性，使其具有存在的價(jià)值和發(fā)展的必要。檔案從形成之日，就決定了它的服務(wù)性。它就是為有用而留下的物質(zhì)，管理檔案的工作也就具有了服務(wù)性。服務(wù)能力應(yīng)成為衡量檔案工作者是否稱(chēng)職的第一要素。檔案工作要提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，必須研究服務(wù)對(duì)象，研究服務(wù)途徑，探討服務(wù)方法。我們所從事的一切，檔案的收集、征集、整理、保管，新時(shí)期檔案信息資源的整合和配置、檔案數(shù)字化建設(shè)等等，都是為了更好地服務(wù)于各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，因此，檔案工作者必須有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。
　　以上是對(duì)檔案信息化建設(shè)的一些淺見(jiàn)�？傊�，我們要做好檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化，就要從檔案管理的職能和檔案工作的性質(zhì)入手，研究當(dāng)前形勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)各種檔案信息服務(wù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理，并提供利用，滿(mǎn)足
　　需求。

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