事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的思考

　　【摘要】近年來，隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理體系發(fā)生了前所未有的變化，也在大刀闊斧進(jìn)行改革。受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中還存在著諸多問題，亟待解決，進(jìn)而確保事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有序開展。
　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
　　在事業(yè)單位檔案工作中，檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的。最近幾年，隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的深入推進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化管理，有利于優(yōu)化事業(yè)單位檔案工作，實(shí)行高效且便捷的工作方式，簡化傳統(tǒng)管理使用的繁瑣流程，推動事業(yè)單位穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展。
　　一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
　�。ㄒ唬┤狈�統(tǒng)一規(guī)范性。眾所周知，我國行政事業(yè)單位眾多，由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。各個事業(yè)單位都根據(jù)自己的使用習(xí)慣來選擇檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來，導(dǎo)致不同部門之間所使用的軟件缺乏通用性。另一方面，由于事業(yè)單位都在使用同一管理軟件，自然檔案管理人員在進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時，很難再進(jìn)行檔案的信息管理，加之，很多單位并沒有根據(jù)當(dāng)前已有的電子檔案管理體系，科學(xué)合理地設(shè)置管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，自然無法最大化發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。
　�。ǘ�）缺乏必要的安全措施。同普通檔案資料相比較，事業(yè)單位檔案資料具有一定的特殊性，一些檔案資料會涉及政府的機(jī)密信息。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時，必須要確保涉密檔案信息資料的安全。由于很多檔案管理人員并沒有從意識上認(rèn)識到檔案資料信息安全的重要性，導(dǎo)致他們很容易忽視這個問題，進(jìn)而嚴(yán)重威脅相關(guān)涉密檔案資料的信息安全，具體體現(xiàn)在沒有嚴(yán)格審查相關(guān)公開信息資料，在涉密電腦上使用外網(wǎng)瀏覽器等，這樣微小的細(xì)節(jié)，極其容易讓黑客竊密機(jī)密文件資料。故而，事業(yè)單位必須要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)程序公開和管理檔案資料，最大化確保機(jī)密資料的安全。
　�。ㄈ�）信息化建設(shè)平臺更新慢。盡管當(dāng)前很多事業(yè)單位都投入大量的資金，建立檔案信息管理系統(tǒng)，但在具體的檔案管理中，并沒有深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致信息化平臺模塊設(shè)置體系更新速度較緩慢，新入職的職工檔案信息無法及時錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，在很大程度上影響到單位職工的優(yōu)化管理。
　　（四）管理人員素養(yǎng)參差不齊。受多種因素的影響，在檔案管理中信息化建設(shè)中，很多管理人員是從其他部門協(xié)調(diào)過來的，很大一部分管理人員的專業(yè)技能未達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，例如，很大一部分管理人員缺乏必要的計算機(jī)操作能力，缺乏對計算機(jī)足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致自身專業(yè)技能和知識貯備較低。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，信息需求量不斷增大，事業(yè)單位檔案管理人員的服務(wù)意識和態(tài)度還有待提升。
　　二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑
　　（一）制定科學(xué)且規(guī)范的管理工作制度�，F(xiàn)行法律法規(guī)中明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作，所以，我們必須要基于相關(guān)法律法規(guī)的允許開展檔案管理工作。唯有這樣，才能確保檔案信息化更好地做到有章可循，有法可依，另一方面，檔案管理部門還要從自身實(shí)際情況入手， 采取有效措施，制定科學(xué)且具有可行性檔案資料管理制度，通過制度約束檔案管理人員的行為。
　�。ǘ�）制定檔案的保密制度。首先，檔案保密制度必須要堅持以“預(yù)防為主”，防患于未然、未雨綢繆地做好檔案安全保密防范工作，絕對不能有掉以輕心的僥幸心理。其次，對于檔案的利用和保管，檔案保密制度這兩方面，不僅要確保檔案信息安全和保密，同時方便于利用和整理各種信息資源。在事業(yè)單位涉密檔案的保管中，倘若在經(jīng)濟(jì)條件允許的條件下，可專門設(shè)立一個庫房，并在庫房當(dāng)中安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案資料進(jìn)行異地異質(zhì)保管。針對一些特別重要的密級檔案可將其放置在保險柜中。再有，在檔案查借閱利用的審批流程要充分體現(xiàn)檔案保密制度，檔案管理人員要嚴(yán)格按照有關(guān)程序履行查借閱審批手續(xù)。只有良好的保密措施，完善的管理制度，才能確保事業(yè)單位檔案保密工作的安全。
　�。ㄈ�）構(gòu)建信息化建設(shè)平臺推廣模式。建設(shè)檔案管理信息化平臺的目的主要是為信息需求者提供良好且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，所以，事業(yè)單位在具體的檔案管理工作中，必須要采取有效措施，進(jìn)一步加強(qiáng)信息建設(shè)平臺的宣傳和推廣，從而進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺的知名度和影響力。再有，還需不斷借鑒發(fā)達(dá)國家的檔案信息管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過這些措施，提升檔案信息化建設(shè)平臺的使用效率，進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)。
　�。ㄋ模┘訌�(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育。為從整體上提升事業(yè)單位檔案人員的綜合素質(zhì)，事業(yè)單位必須要樹立檔案信息化人才觀，將提升檔案管理人員的綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)放在首要位置。第一，增強(qiáng)責(zé)任意識，只有檔案管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)，才能最大化確保事業(yè)單位檔案管理接受、整理、移交、利用以及保管程序的流暢。第二，事業(yè)單位要實(shí)行量化考核。并將這項(xiàng)工作納入相應(yīng)的崗位目標(biāo)管理考核當(dāng)中，從整體上提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。第三，加強(qiáng)各種專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加在線信息化、數(shù)字化管理方面的學(xué)習(xí)，繼而更好地促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化方向發(fā)展。
　　三、結(jié)語
　　總之，在新形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，必須要與時俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變管理，制定科學(xué)且規(guī)范的管理工作制度、制定檔案的保密制度、構(gòu)建信息化建設(shè)平臺推廣模式，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育，從而更好地提升檔案信息化建設(shè)水平。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]周祥路.論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及其完善[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）.
　　[2]孫亮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].卷宗，2013（5）：1.

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 檔案管理 事業(yè)單位 思考