關于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考初探

　　摘 要：本文簡單分析了信息技術在人事檔案管理的作用，針對事業(yè)單位人事檔案信息化管理發(fā)展展開了深入的研究分析，結合本次研究，發(fā)表了一些自己的建議看法，希望可以對事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的開展起到一定的參考和幫助，強化檔案管理的法規(guī)建設，更好的滿足事業(yè)單位在人事檔案管理方面需要，促進我國社會經(jīng)濟發(fā)展進步。
　　關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理；思考
　　事業(yè)單位人事檔案主要是記錄事業(yè)單位工作人員基本信息，包含工作人員思想政治面貌、學歷水平、工作業(yè)績、個人經(jīng)歷等，使事業(yè)單位對每個員工的工作狀況和個人情況有詳細了解和把握。人事檔案在人才信息方面發(fā)揮著載體作用，能夠很大程度上提高人才資源的開發(fā)利用有效性。在信息化時代，人事檔案管理工作模式發(fā)生了很大的轉變，從之前的紙質檔案管理轉變?yōu)橛嬎銠C檔案管理，采取計算機檔案管理方式，檔案管理成本有很大下降，便于檔案的查詢、儲存和修改，同時還能很大程度上降低檔案管理工作強度，使檔案管理工作效率和準確性有顯著提高。因此，人事檔案信息化管理對于事業(yè)單位管理質量的提高有著非常重要的意義和作用，本文就此展開了研究分析。
　　1 信息技術在人事檔案管理的作用
　　人事檔案記錄個人從事各類社會活動，能夠使事業(yè)單位人事管理有效性有顯著提高，為各項工作的順利進行打下良好基礎，在事業(yè)單位優(yōu)秀干部選拔、人才隊伍建設、黨政管理開展等有著非常重要意義和作用。利用信息技術展開人事檔案管理，通過對檔案信息資源的分類、提取、分析，能夠使檔案工作效率有顯著提高。相比于傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字檔案管理保存、查詢更為方便，檔案信息利用網(wǎng)絡傳遞，檔案利用率有顯著提高，檔案管理成本明顯減少。人事檔案信息化管理需要在人事檔案管理過程中應用先進的計算機信息技術，在人力資源管理改革中有著非常重要作用和意義，能夠很大程度上促進事業(yè)單位人事科學、高效化管理，信息技術在人事檔案管理中的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
　　首先，能夠促進人事檔案管理科學化，人事檔案信息化管理，主要利用信息化技術，將人事信息按照一定的規(guī)律整理，保存在系統(tǒng)程序中，使原本復雜、繁瑣的信息變得科學、規(guī)范，具有條理性；其次，能夠提高人事檔案管理水平，隨著全球信息化時代的到來，人事檔案信息化管理，不僅能夠更上當前社會和時代發(fā)展，同時還能使人事檔案管理水平得到有效提升，將人事檔案信息在事業(yè)單位方面的價值最大限度發(fā)揮出來；最后，人事檔案管理工作效率有顯著提高，檔案信息化管理，管理人員從之前繁雜的手工操作中解放出來，提高檔案管理的效率和水平，使人事信息查詢、保存等更加規(guī)范和條理，使人事檔案管理整體工作效率有顯著提高。
　　事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提高，需要做好以下幾個方面工作：
　　第一，健全人事檔案管理機制，信息化時代，事業(yè)單位人事管理工作需要從紙質檔案資源保管、硬盤等檔案信息載體管理等方面出發(fā)，建立完善的管理制度，另外，定期做好檔案備份工作，避免因為計算機故障或者介質損壞等導致檔案出現(xiàn)丟失和損壞。對檔案管理信息化制度進行完善，在檔案檢查過程中嚴格按照相關制度展開，使檔案安全性和完整性得到保證。
　　第二，加快硬件建設，信息化建設過程中，有完善的硬件設置作為支撐，能夠為事業(yè)單位人事管理信息化建設工作的順利進行打下良好基礎，從網(wǎng)絡時代背景出發(fā)，以網(wǎng)絡為依托，將信息化管理優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。在實際操作過程中，硬件設施建設需要從兩個方面出發(fā)，一方面是計算機系統(tǒng)硬件建設，結合事業(yè)單位人事管理工作需要，完善硬件設施；另一方面是網(wǎng)絡硬件建設，有內部局域網(wǎng)建設、互聯(lián)網(wǎng)硬件建設等方面內容，在內部局域網(wǎng)建設方面，事業(yè)單位人事管理關系到每一個員工的利益，通過對局域網(wǎng)的完善，能夠將各類資源有效整合，提高人事管理效率，在互聯(lián)網(wǎng)硬件建設方面，隨著市場競爭日益激烈化，在事業(yè)單位人事管理方面的要求越來越嚴格，利用硬件建設，使人事信息能夠有效融合至網(wǎng)絡環(huán)境，打破傳統(tǒng)人事管理限制，更好的滿足市場發(fā)展需要。
　　第三，完善軟件系統(tǒng)，當前市場上多數(shù)人事管理軟件系統(tǒng)都集中在企業(yè)二方面，很難滿足事業(yè)單位人事管理工作實際需要，事業(yè)單位需要做好對專用信息化軟件平臺的開發(fā)利用，更好的滿足自身實際需要，在實際工作中，一方面推廣規(guī)范化人事信息代碼，使不同事業(yè)單位在人事管理方面相互整合，實現(xiàn)信息資源共享；另一方面做好現(xiàn)代化信息技術的引進，從事業(yè)單位本身人事管理特點方面出發(fā)，做好信息平臺開發(fā)，滿足人事管理需要，建立完善的阿全防護機制，加大在機密信息方面保護力度。
　　2 強化檔案管理的法規(guī)建設
　　2.1 積極推進依法制檔活動的開展
　　一方面，檔案法治建設需要嚴格按照相關規(guī)章制度展開，在檔案信息化管理中融入法治理念，提高檔案管理的合理化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮出檔案管理的價值和作用，能夠更好的為事業(yè)單位各項工作的開展服務；另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門需要與自身實際情況結合在一起，制定規(guī)范化操作流程，對檔案管理工作不斷改進和調整，提高檔案法規(guī)制度工作的完善性，另外，還需要將現(xiàn)代媒體的優(yōu)勢和作用充分發(fā)揮出來，法治時間教育與日常檔案管理相結合，并在整個檔案管理工作中得到落實。
　　2.2 樹立依法治檔思想，深化法制觀念
　　信息化檔案管理必須要以法制為依托，實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范和協(xié)調，提高檔案信息完整性和安全性。檔案管理工作能夠實現(xiàn)對事業(yè)單位實踐性活動的客觀、真實反映，日常檔案管理工作職中，提高在依法治檔工作重視度，使檔案管理相關法律法規(guī)得到嚴格落實。首先，在規(guī)定時間內完成檔案管理的整理和歸納，合理分類并保存；其次，做好檔案設備的管理，對于檔案柜等設備嚴格規(guī)范，當有不規(guī)范、不合理案卷出現(xiàn)時，及時返工，按照相關標準要求開展檔案組卷工作；最后，在檔案組卷時，當有不規(guī)范、不合理情況出現(xiàn)時，及時犯規(guī)，按照固定要求展開組卷工作。另外，檔案管理過程中，做好問題分析，堅持違法必究、執(zhí)法必嚴原則，保證答案信息準確性，嚴禁有泄密或者破壞等情況出現(xiàn)。
　　2.3 加大法制和監(jiān)督檢查力度
　　做好執(zhí)法檢查執(zhí)行工作的落實，定期炸開檔案安全、信息化建設等方面檢查，對檔案管理程序和細則嚴格規(guī)定，保證執(zhí)法公正性和客觀性，為事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展打下良好基礎。
　　3 結束語
　　人事檔案管理工作能夠為人力資源各項工作的順利開展打下良好的基礎，加強事業(yè)單位人事檔案管理，將人事檔案管理在事業(yè)單位日常工作中作用充分發(fā)揮出來。當前信息化建設已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的趨勢，相關單位需要加快信息化建設進度，提高人才管理和使用方面有效性，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位的職能和作用，為我國社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎。
　　參考文獻
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