醫(yī)院人事檔案信息化管理研究

　　【摘要】
　　醫(yī)院作為人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事管理在醫(yī)院的管理和規(guī)劃中占據(jù)著非常重要的比重。本文在探討醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理的措施。
　　【關(guān)鍵詞】
　　醫(yī)院；人事檔案；信息化管理；人事管理
　　隨著當(dāng)前信息化管理模式的發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)有的以紙質(zhì)檔案為載體、以手工摘抄整理為管理方式的傳統(tǒng)人事檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)的需要，急需引入信息化的管理模式來(lái)提升當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。伴隨著中國(guó)醫(yī)療體制改革的深入和醫(yī)院系統(tǒng)的人事制度的改革，新形勢(shì)下醫(yī)療行業(yè)對(duì)醫(yī)院的人事制度提出了更加規(guī)范和科學(xué)的要求。由于醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和人事制度的復(fù)雜，對(duì)醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行信息化管理成為當(dāng)前醫(yī)院人事管理的必須。
　　一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
　　當(dāng)前中國(guó)由于醫(yī)療資源的緊缺，醫(yī)院長(zhǎng)期面臨著人才資源稀缺、人才儲(chǔ)備不足的人事管理壓力。在醫(yī)院的人事管理中，醫(yī)院人事檔案管理是人事管理的基礎(chǔ)，但在大部分醫(yī)院中并未得到醫(yī)院方面足夠的重視。在辦公現(xiàn)代化和信息化的大趨勢(shì)下，醫(yī)院的人事檔案管理仍然多采用傳統(tǒng)模式，已不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和需要。主要問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：
　　（一）人事檔案意識(shí)薄弱
　　對(duì)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層和高層管理人員來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的人事檔案管理部門(mén)是醫(yī)院的二線部門(mén)，與臨床部門(mén)等一線部門(mén)相比處于次要地位。在醫(yī)院面臨著巨大的人事管理壓力的情況下，醫(yī)院多將主要資源向一線部門(mén)傾斜，人事檔案管理部門(mén)處于一種有意無(wú)意中受到忽視的境況。由于缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的革新遲遲無(wú)法展開(kāi)，極大地影響了醫(yī)院人事檔案信息化的開(kāi)展。
　�。ǘ�）人事檔案載體以紙本為主
　　當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，這種傳統(tǒng)的檔案載體雖然有著穩(wěn)定、可靠的優(yōu)勢(shì)，但不利于檔案信息的查找和翻閱，也不利于人事檔案的保存和整理，當(dāng)人事檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤或更新的時(shí)候，紙質(zhì)檔案也不易于更正。在現(xiàn)今辦公信息化與自動(dòng)化的大背景下，紙質(zhì)檔案已在實(shí)際使用中趨于淘汰。
　�。ㄈ�）人事檔案輸入以人工摘抄為主
　　傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技的鋪助，在人事檔案信息的輸入、檔案的歸檔與檔案的整理中有賴于人工。這種人工摘抄、人工歸檔的方式不但需要占用大量的時(shí)間和精力，浪費(fèi)了眾多人力物力，而且管理人員在工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)由于工作失誤導(dǎo)致的摘抄錯(cuò)誤和歸檔錯(cuò)誤。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的特點(diǎn)，這些失誤在使用中難以發(fā)現(xiàn)和糾正，給檔案的使用帶來(lái)了困難和阻礙，極大地影響人事檔案的正常使用。
　�。ㄋ模┤耸聶n案管理人員以非專業(yè)人員為主
　　隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和職工隊(duì)伍的膨脹，醫(yī)院面臨著大量職工家屬、離退休人員需要崗位安置�？紤]到人事檔案管理部門(mén)工作量較小、工作時(shí)間較短、不需要加班等特性，醫(yī)院常常將人事檔案管理工作崗位視為照顧老弱病殘職工和家屬的崗位。這種安排雖然成功解決了醫(yī)院離退休人員的安置問(wèn)題，卻極大地影響了人事檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)�，F(xiàn)今醫(yī)院的人事檔案管理部門(mén)工作人員常常認(rèn)為自己的職業(yè)是非常清閑的，是照顧性質(zhì)的崗位，而自己是到人事檔案管理部門(mén)養(yǎng)老、養(yǎng)病的，缺乏對(duì)醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作進(jìn)行革新的動(dòng)力和需求，造成了人事檔案管理工作的低效率。同時(shí)，現(xiàn)有的人事檔案管理人員極少是檔案管理專業(yè)的專業(yè)人員，多是半路出家接手工作的，對(duì)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)都很缺乏，缺少合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，也缺少對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行信息化改革的能力。在有些醫(yī)院中，人事檔案管理人員甚至是有兼職人員充任的，檔案管理工作的效率和質(zhì)量更加無(wú)法得到保證。
　　二、醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點(diǎn)
　　對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化管理是如今信息化與自動(dòng)化管理大背景下的必然趨勢(shì)，有著以下的特點(diǎn)：
　�。ㄒ唬┨岣呷耸聶n案管理工作的效率
　　雖然在對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化改革的初期需要花費(fèi)大量時(shí)間將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，將大量檔案信息輸入計(jì)算機(jī)之中，但從總體來(lái)看對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理可以有效地減少人事檔案管理人員的工作量，提升人事檔案管理工作的效率，這一點(diǎn)在人事檔案規(guī)模大、信息多、檔案復(fù)雜的情況下尤為明顯。
　�。ǘ�）提高人事檔案信息的利用率
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找困難，使用不便，極大地影響了使用意愿，導(dǎo)致了人事檔案利用率低、大量紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)狀。將醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行信息化管理之后，醫(yī)院可以使用搜索引擎和資料庫(kù)系統(tǒng)方便地輸入數(shù)據(jù)、管理信息、查閱資料，極大地提升了人事檔案信息的利用效率，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和高層管理人員對(duì)人事的管理和決策提供數(shù)據(jù)和資料支持，良好發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。
　　三、醫(yī)院人事檔案信息化的措施
　　（一）提升醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)的人員素質(zhì)和硬件條件
　　對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化革新有賴于提高人事檔案管理部門(mén)人員的素質(zhì)、提升人事檔案管理部門(mén)的硬件條件。信息化和自動(dòng)化管理需要人事檔案管理部門(mén)引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才和檔案管理專門(mén)人才，對(duì)已有的人事管理紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新整理和科學(xué)分類。在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)進(jìn)行科技化信息化管理的時(shí)候，適合的計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)是必備的硬件條件，醫(yī)院需要加大對(duì)醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)的資金投入和支持以保障人事檔案管理部門(mén)的信息化革新。
　�。ǘ�）建立完善、科學(xué)的人事檔案信息化管理制度
　　人事檔案管理涉及到大量的數(shù)據(jù)和信息，工作繁雜，工作量巨大。對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化改革需要建立科學(xué)完善的人事檔案信息化管理制度以規(guī)范和指導(dǎo)人事檔案的信息化管理工作。在實(shí)際制定的過(guò)程中，醫(yī)院的人事檔案管理部門(mén)可以參考國(guó)內(nèi)和海外的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本醫(yī)院人事管理工作的實(shí)際情況，制定出能滿足本醫(yī)院人事管理工作的需要、能指導(dǎo)未來(lái)人事管理的科學(xué)管理制度。
　　四、結(jié)語(yǔ)
　　隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和辦公自動(dòng)化的普及，醫(yī)院的人事管理檔案工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行革新。采用信息化管理模式對(duì)醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行管理可以有效滿足醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大后的人事管理需要，為醫(yī)院的人事管理和科學(xué)決策提供信息和數(shù)據(jù)支持。
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