軟件在潞安人事管理中的應(yīng)用分析

　　摘　要：本文主要介紹了幾款軟件在潞安礦業(yè)集團人事管理中的應(yīng)用,潞安礦業(yè)集團是一家擁有5萬多名員工的特大型國有企業(yè)，軟件的使用提高了該企業(yè)內(nèi)部的管理流程、管理模式。本文主要以招聘系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)（ERP）和辦公自動化（OA）系統(tǒng)為例,簡單地描述這些軟件的功能,并分析了在未來可能實現(xiàn)的功能。并對潞安礦業(yè)集團的人事管理在技術(shù)上做出了可能性分析。
　　關(guān)鍵詞：人力資源管理系統(tǒng)　煤炭型人力資源管理系統(tǒng)　辦公自動化　人事管理
　　將軟件應(yīng)用于人事管理中，不僅是管理過程中改善現(xiàn)狀的技術(shù)性提高，更是與時俱進的思維性進步。潞安礦業(yè)集團作為一個擁有5萬職工的特大型國有企業(yè)，每年存在大量的人才流動，在現(xiàn)實過程中如果只是一味的傳統(tǒng)管理，必然會尾大不掉，管理滯后，所以，軟件的應(yīng)用在一定程度上會更好地改善國有企業(yè)當中的管理過程和管理模式。
　　1.研究背景
　　在現(xiàn)有階段，我們已經(jīng)采用了較多的方法提高了辦事效率。例如利用電腦和網(wǎng)絡(luò)的普及，將各項公告和通知的下發(fā)采用了掛至公司網(wǎng)站的方法，使得信息能夠更快更準確地傳達至各下屬人事部門；還有通過Office等日常辦公軟件的應(yīng)用，可以更方便地書寫材料、統(tǒng)計人員數(shù)據(jù)、制作組織結(jié)構(gòu)圖和招聘宣傳中的公司簡介、生成招聘考試過程中面試卡、準考證等。當然這些軟件的使用情況和操作人員對功能的了解熟悉是有直接關(guān)系的。
　　本文將主要圍繞潞安自行或協(xié)同設(shè)計開發(fā)的人事管理軟件進行說明和應(yīng)用分析。
　　2.幾種軟件在潞安人事管理的應(yīng)用
　　2.1 招聘軟件
　　首先我們從早先的招聘入圍軟件開始。潞安的人員管理目前還是將干部和工人分開管理的，所以，每年工人的入圍將需要搜集工人的性別、學歷、籍貫、畢業(yè)院校、照片等信息。如果采用傳統(tǒng)的日常辦公軟件，只能進行信息簡單的錄入，將無法解決照片信息的直接關(guān)聯(lián)和顯示，并且查詢等功能都會非常有局限性。通過“潞安集團入圍信息系統(tǒng)”的使用，界面變得更為友好，主操作界面將是獨立的人員信息，照片等信息可以直接顯示，需要查詢和編輯某人信息時，也可直接在主界面上操作，信息清楚明了。這一軟件還擁有指紋辨識系統(tǒng)，可以實現(xiàn)人員信息的完全對應(yīng)，避免出現(xiàn)入圍人員和實際上崗人員的不匹配，這更是避免有人通過買賣工作關(guān)系來達到牟取不正當利益的有效方法。
　　后來在潞安集團人事處實施職工子女轉(zhuǎn)專業(yè)培養(yǎng)第二學士學位過程中，也有了相似的應(yīng)用。就是通過將職工子女送回相關(guān)高校進行“回爐”再教育，將專業(yè)不對口的畢業(yè)生轉(zhuǎn)專業(yè)培養(yǎng)為專業(yè)對口的可直接聘任員工。針對這一過程，我們開發(fā)了第二學士學位志愿填報網(wǎng)站。類似于高考填報志愿，畢業(yè)生通過填報自己可以選擇的專業(yè)作為自己的三個志愿，然后后臺數(shù)據(jù)再根據(jù)畢業(yè)生的二學位入學考試成績進行志愿確定（即：根據(jù)考生第一志愿，按分數(shù)從高到低錄滿為止，未錄滿的專業(yè)從未被錄取考生所報的第二、三志愿遞次擇優(yōu)錄取，其余未被錄取的考生接受調(diào)劑）。這一軟件的應(yīng)用，第一，實現(xiàn)了學生填報志愿的公平性，時限性，通過限定可操作時間，及時讓考生網(wǎng)上填報志愿。第二，考生更便于操作，他們不需要了解詳細的填報規(guī)則，只需要選擇可以填報的專業(yè)就可，因為軟件已經(jīng)針對填報規(guī)則進行了規(guī)避處理，例如，女性考生是不可以填報采礦工程等專業(yè)的，這一女性考生的填報界面上將不會顯示這些專業(yè)，還有考生的原專業(yè)就是會計學專業(yè)，填報界面上將不會顯示會計學相關(guān)專業(yè)。第三，通過程序的內(nèi)部計算，填報及錄取結(jié)果可以直接生成，這樣，極大程度上方便了組織過程中的志愿填報、成績錄入和錄取結(jié)果生成。
　　2.2 人力資源管理系統(tǒng)（ERP）
　　除了以上這些招聘軟件的開發(fā)應(yīng)用，潞安從2005年開始進行了“煤炭型人力資源信息系統(tǒng)”（CERP）的開發(fā)，針對國有企業(yè)的特點，以人員管理、薪資管理、職稱信息管理、干部任免管理、報表打印等為核心功能模塊，實現(xiàn)人事系統(tǒng)的多層次管理。目前主要針對于職工檔案管理和各基層單位的信息同步更新，操作者的權(quán)限進行分職能劃分。例如基層的工資管理者只能針對該單位員工的檔案工資進行修改填充，職稱信息管理者只能修改該單位員工的職稱信息，而如果是公司人事總部的職務(wù)任免部門，將可以查詢修改全集團公司干部的職務(wù)任免信息。這樣不僅保證了全公司干部信息的同步更新，更保證了信息的公開透明，便于管理。并且該系統(tǒng)可以自動生成各項統(tǒng)計報表，比如需要統(tǒng)計30至50歲的中層干部職稱在中級以上的名單及統(tǒng)計數(shù)據(jù)。就可以直接設(shè)定選項進行統(tǒng)計打印，界面操作極為簡單方便。這為人才的及時發(fā)現(xiàn)和推薦起到了非常重要的作用。
　　2.3 辦公自動化（OA）系統(tǒng)
　　潞安于2012年正式試行《辦公自動化系統(tǒng)》（簡稱OA），這一系統(tǒng)是針對全集團公司各個部門整體實施的，主要實現(xiàn)有個人郵件、信息發(fā)布、會議管理等普通用戶功能，還有發(fā)文管理、電子印章管理等管理員功能。在發(fā)文管理這項功能中，先設(shè)定公文流轉(zhuǎn)模塊，由各職能處室會簽后，交由調(diào)研室核稿、公司辦編號，完成公文下發(fā)，將文件加蓋電子公章并對各基層單位進行即時窗口彈出提醒，基層單位接收后，系統(tǒng)要求基層單位提交收文報告。這樣就可將通知及時準確地下發(fā)給各基層單位。
　　3.軟件應(yīng)用的未來可能性
　　未來將此電子簽章功能應(yīng)用在人事管理系統(tǒng)中，還可以實現(xiàn)員工調(diào)動等職能，系統(tǒng)可以通過調(diào)出部門提交加蓋電子章的調(diào)動申請，總部進行審查批復(fù)，并同時發(fā)送批復(fù)至調(diào)出部門、工資管理部門、檔案管理部門、保險公司、公積金管理中心等相應(yīng)部門，他們同時做更改并反饋至總部和調(diào)出部門，調(diào)出部門將加蓋各個部門電子公章的調(diào)動申請發(fā)還給申請人。這一過程不僅省去了申請調(diào)動員工來回多次各部門地奔走，更加提高調(diào)動過程的辦事效率，還可以保障各部門信息的統(tǒng)一化管理。
　　隨著云服務(wù)器和3G網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用普及，軟件還將給企業(yè)的人事管理帶來更多的便利。比如辦公室需要領(lǐng)導(dǎo)審定一份材料，通過網(wǎng)絡(luò)傳送給領(lǐng)導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)終端（通常3G手機就可實現(xiàn)這一功能），領(lǐng)導(dǎo)看到材料修改審定合格后，通過直接電子簽名至文件頁面，再將文件發(fā)回至辦公室。這樣既可以保證重要文件的及時簽署，也可給予領(lǐng)導(dǎo)更大更多的活動空間，可以更便利地開展新的工作。

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