“玩轉(zhuǎn)”內(nèi)部財務(wù)控制

　　近幾年，商旅行業(yè)獲得了蓬勃發(fā)展，全國各地的商旅企業(yè)紛紛建立，呈現(xiàn)出非常可喜的發(fā)展態(tài)勢。然而，面對廣闊的發(fā)展前景，我們要清醒地看到，當(dāng)前國內(nèi)大部分商旅企業(yè)在經(jīng)營管理的某些方面做得還不夠完善。其中，內(nèi)部財務(wù)控制水平整體還比較落后，財務(wù)人員素質(zhì)不高，財務(wù)工作開展略顯混亂，這直接影響著商旅企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文以G公司為例，來談?wù)勆搪闷髽I(yè)如何做好內(nèi)部財務(wù)控制，期望給讀者帶來啟示。
　　內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置不合理
　　我國的商旅企業(yè)大部分是中小型規(guī)模的，這些企業(yè)的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置通常都比較簡單，比較籠統(tǒng)，各崗位的職責(zé)權(quán)限不明確。由于規(guī)模普遍偏小，一些商旅企業(yè)為了減少人員成本的支出，往往會極力壓縮人員，導(dǎo)致企業(yè)員工數(shù)量非常少，各崗位往往無法配備專業(yè)的職工，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象比較多，出現(xiàn)前臺、票務(wù)、會計等職務(wù)“一肩挑”的情況。
　　G商旅公司也沒有設(shè)置專門的會計機構(gòu)，財務(wù)工作大多由沒有財務(wù)專業(yè)背景的員工兼任，而這些員工并不具備勝任財務(wù)工作的能力，難以確保按時、保質(zhì)保量地完成基本的財務(wù)工作，內(nèi)部財務(wù)控制更是無從談起。由于財務(wù)機構(gòu)設(shè)置的不完善，導(dǎo)致財務(wù)人員權(quán)責(zé)不明，缺乏彼此之間的監(jiān)督，這就給商旅企業(yè)內(nèi)個別素質(zhì)較低的員工亂開發(fā)票謀取私利以可乘之機。由于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的不合理，使得G公司的財務(wù)工作往往不能做到專人專管，加之相關(guān)人員的權(quán)責(zé)分配不明確，財務(wù)控制的力度很難加強，這對于企業(yè)的正常經(jīng)營是很不利的。
　　資金管理體系缺失，應(yīng)收款項回收不力
　　商旅企業(yè)與運輸行業(yè)、酒店行業(yè)等有著頻繁的業(yè)務(wù)聯(lián)系，由于G商旅公司內(nèi)部有些部門權(quán)責(zé)不明，也缺乏對資金收付時限的明確規(guī)定，使得資金管理比較凌亂，某些資金使用比較隨意，加之由于權(quán)責(zé)不明容易出現(xiàn)相關(guān)責(zé)任人互相推諉的現(xiàn)象，增加了資金的流通風(fēng)險，嚴(yán)重時會給商旅企業(yè)造成不必要的損失。
　　G商旅公司幾乎每天都會產(chǎn)生大量復(fù)雜的資金收付和結(jié)算工作，在此過程中即使在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一個小的失誤，都可能使企業(yè)損失一筆不小的資金，還會降低商旅企業(yè)的信用。有些員工在借用備用金后，對會議活動進行中相關(guān)的現(xiàn)金支出做不到及時的報銷，導(dǎo)致在負(fù)責(zé)人員手中滯留著大量現(xiàn)金或單據(jù)，備用金也無法按時歸還。此外，G商旅公司資金收付的審批流程也比較簡單，其作為集團的分支機構(gòu)實行資金自行管理，依據(jù)自己習(xí)慣的程序來處理資金收付和結(jié)算工作，缺乏必要的監(jiān)督和控制，導(dǎo)致企業(yè)的資金安全得不到保障。
　　G商旅公司在采購環(huán)節(jié)的資金使用也缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，資金使用比較隨意，例如筆者的一位朋友在這家商旅企業(yè)任職，某次他代為采購社內(nèi)日常辦公用品，事先并沒有被公司告知明確的采購標(biāo)準(zhǔn)、采購地點和資金使用限額，等到將物品采購回來時卻受到領(lǐng)導(dǎo)指責(zé)，理由是花費過多。雖然只是一筆小額的費用，但久而久之這種因為內(nèi)部資金管理不妥當(dāng)造成的不合理支出積累起來，也會對企業(yè)造成不可預(yù)知的損失。
　　應(yīng)收款項回收難的問題也一直是影響商旅企業(yè)發(fā)展的不利因素。G公司的銷售人員只注重個人業(yè)績的增長，單憑互相之間的信任跟客戶打交道，而這樣做顯然會增加企業(yè)應(yīng)收賬款和壞賬的可能，收賬難度和風(fēng)險也會增大。如果資金無法正常收回，那無疑會對商旅企業(yè)造成很大的損失。此外，部分業(yè)務(wù)人員在進行實際業(yè)務(wù)操作時忽視相關(guān)規(guī)定和章程，所簽合同內(nèi)容不完整、不規(guī)范，而且在與客戶進行相關(guān)費用的確認(rèn)時不注意保留相關(guān)憑證，如果遇到信用不高的客戶，在欠款清收時由于沒有足夠的法律依據(jù)，往往受到各種阻礙，進而很大程度上影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，不利于商旅企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
　　核算過程不嚴(yán)格，內(nèi)部審計缺失
　　當(dāng)前一些商旅企業(yè)內(nèi)部對會計核算的審核不夠嚴(yán)格，沒有制定明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范日常核算工作，這使得商旅企業(yè)各項業(yè)務(wù)收入的真實性大打折扣。在確認(rèn)收入方面，遵從的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，因此在出現(xiàn)某些員工私自與客戶訂立虛假的合同、隨意幫客戶開具發(fā)票的情況時，財務(wù)人員如果對此不嚴(yán)格把關(guān)，就會使商旅企業(yè)的收入虛增。
　　當(dāng)前我國大部分商旅企業(yè)的內(nèi)部審計制度也是不健全的，對于G商旅公司來說，社內(nèi)并沒有設(shè)置專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，因而缺乏對日常經(jīng)濟活動和各項業(yè)務(wù)的監(jiān)督和評價，而財務(wù)報告審計也僅是傳統(tǒng)的基礎(chǔ)審計，內(nèi)部審計的管理功能沒有得到充分體現(xiàn)，審計人員也很難發(fā)現(xiàn)財務(wù)報表中存在的問題，有些人員甚至為了盡早完成審計工作而不愿意發(fā)現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)控制工作中的缺陷。
　　優(yōu)化內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置
　　商旅企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模設(shè)置專門的財務(wù)機構(gòu)，即使規(guī)模比較小，也應(yīng)該配備專職的財務(wù)人員來負(fù)責(zé)整個企業(yè)的財務(wù)工作。明確財務(wù)部門各財務(wù)人員權(quán)責(zé)的過程中，可以按照商旅企業(yè)的業(yè)務(wù)板塊對其進行分工，每個財務(wù)人員負(fù)責(zé)指定的業(yè)務(wù)范圍，專門的款項也有專人來負(fù)責(zé)，這樣更容易在商旅企業(yè)受到損失時追究責(zé)任，也能使財務(wù)工作的進行更加流暢及時。例如，同業(yè)之間的業(yè)務(wù)涉及的資金往來可以指定一名專門的財務(wù)人員負(fù)責(zé)，避免誰碰到誰辦的情況。如果商旅企業(yè)規(guī)模較小，業(yè)務(wù)范圍小，無需設(shè)置專門的財務(wù)機構(gòu)，則至少需要配備專職的財務(wù)人員負(fù)責(zé)商旅企業(yè)的財務(wù)工作，嚴(yán)格避免一人身兼數(shù)職，把財務(wù)工作交給各部門人員或前臺人員來承擔(dān)，這樣既不利于保證財務(wù)工作的準(zhǔn)確及時完成，也會阻礙內(nèi)部財務(wù)控制工作的開展。
　　加強資金管控和應(yīng)收款項的回收管理
　　資金管理是關(guān)系到商旅企業(yè)能否健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，鑒于G商旅公司這樣總部和分公司缺少統(tǒng)一的資金管理控制系統(tǒng)、無法對商旅企業(yè)資金進行統(tǒng)籌安排及合理利用的情況，總公司應(yīng)當(dāng)實行資金統(tǒng)一結(jié)算，在總部設(shè)置資金結(jié)算中心，分公司的資金業(yè)務(wù)均要通過結(jié)算中心來完成，將對資金由分散管理轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一管理，委派專門的財務(wù)人員負(fù)責(zé)各分公司的資金管理，對各項財務(wù)工作和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)進行核實，并及時將所有收入統(tǒng)一歸集到總部設(shè)置的核算中心，第一時間將資金收攏到特定的賬戶，減少由于分散造成的資金安全風(fēng)險；另一方面核算中心要事先根據(jù)對各分公司現(xiàn)金流量的預(yù)估制定相應(yīng)的預(yù)算，然后將資金撥付到統(tǒng)一的支出賬戶，這樣核算中心就能監(jiān)督各分支機構(gòu)的資金使用情況，通過將實際支出與預(yù)算對比，對超出的部分及時核查并加以控制，減少不合理支出。

相關(guān)熱詞搜索：玩轉(zhuǎn) 財務(wù) 控制