【現(xiàn)代圖書館工作中的機構與組織】 圖書館一般怎么招人的?

　　[摘要]　現(xiàn)代圖書館需要有創(chuàng)新的理念來提高管理水平南京郵電大學館運用創(chuàng)新理論，采取二級與三級管理、缺額定編與超額定編、技能競賽等一些做法，對圖書館機構進行重組，完善規(guī)章制度和考核內容，提供一些機構名稱和競賽數(shù)據(jù)，解決工作量大、人員不足、業(yè)務能力低的問題，取得一些經驗。
　　[關鍵詞]　現(xiàn)代圖書館　管理工作　機構重組　人員定編　組織落實
　　
　　圖書館的管理關系到其生存與發(fā)展。近年來有關管理的理論、方法以及為讀者服務的觀點比較多，解決的思路多樣，結合各自的情況收到了不同的效果，但最重要的是用什么理念來行使管理的，以什么形式來組織調動全館人員的積極性，監(jiān)督管理者和被管理者各自的行為，這是現(xiàn)代圖書館管理中要解決的主要問題。信息化為管理提供決策和自動化平臺，在企業(yè)管理中開創(chuàng)了許多成功模式，在圖書館中的運用也收到不同的效果，并同時創(chuàng)造出更加有效、切合實際的方法來進行內部的管理，發(fā)揮出圖書館真正的作用，現(xiàn)就南京郵電大學圖書館(以下簡稱“我館”)的一些做法與大家共同商討。
　　
　　1　館內機構重組的原則
　　
　　現(xiàn)代圖書館是信息時代的產物，由單純的收集、整理文獻和利用文獻相對比較封閉的系統(tǒng)，發(fā)展到以傳遞文獻信息為主的、全面開放的信息系統(tǒng)，機構的設置是根據(jù)工作流程的需要來編制的。圖書館一般根據(jù)其館藏業(yè)務和服務流程設定管理部門，特別是20世紀末和2l世紀初西方的企業(yè)管理學者提出了各種管理理念，影響了中國的企業(yè)。一些圖書館也實現(xiàn)了企業(yè)化管理，以提高效率、降低成本為出發(fā)點，實行部門重組。
　　各個圖書館的基本業(yè)務工作雖然相同，但機構設置卻存在許多差別。高校館與公共館、專業(yè)館相比要簡單得多，沒有那么多行政管理部門，但也存在由于信息技術的引入、電子出版物的入藏等，業(yè)務的開展所引起的問題。部門設置過多，二級管理干部脫離具體業(yè)務，二級部門之間人數(shù)、收入、工作量不相等，這些問題需要有一整套的管理方案來解決。以往圖書館管理的一個重要特征是強調對資源進行優(yōu)化整合，忽視了對過程的管理，特別是需要從對資源的優(yōu)化配置過渡到對過程的優(yōu)化重組從流程的重組延伸到管理機構的重組、人力資源的重組；管理理念的更新到實際行動的創(chuàng)新。重組雖然不能解決所有的問題，但是可以打破原有的習慣勢力和根深蒂固的人際關系，使愿意干工作的人能夠在新的崗位上發(fā)揮作用。
　　重組機構除了按照過程進行組織外，還要堅持以下幾條原則：
　　
　　1.1　決策層的人數(shù)要少，組織層不宜多
　　決策層主要指領導層，各個部門都有或多或少的領導，領導太多決策的意見不容易集中，容易拖延決策，失去機會；組織層太多，使上層意見的貫徹容易走樣，下層的意見和建議得不到反饋。
　　
　　1.2　部門不宜太多，分工不宜太細
　　平級部門不宜設置太多，如把閱覽室分成幾個部，這樣不便于人員和工作之間的協(xié)調與調動，更容易形成小團體；分工太細，使許多新出現(xiàn)的問題得不到過問和落實。
　　
　　1.3　部門的名稱要與工作內容一致
　　傳統(tǒng)圖書館設置的部門名稱近乎是統(tǒng)一的，隨著服務的拓展和網絡信息的加強，許多部門的設置與計算機所屬的專業(yè)相近，使讀者在遇到問題時不知應該向哪個部門咨詢或處理。
　　
　　1.4　要因人而設，但不要為人而設
　　機構的設立是需要人來組織實施的，沒有人，再好的機構名稱和服務內容也沒用。有專長的人要盡力發(fā)揮其長處，把他們放在過程中的主要位置或專門的機構中，要注意避免利用人際關系來進行機構設置。這里所指的人是指在圖書館管理過程中有專長的人才，根據(jù)他們的特長設定必要的崗位。
　　
　　2　定編的崗位要求
　　
　　傳統(tǒng)圖書館管理的組織形式是建立在以手工勞動為主要流程的基礎上，已不適合以計算機網絡、信息系統(tǒng)和電子資源架構起來的現(xiàn)代圖書館管理。企業(yè)的管理模式同樣也不適合現(xiàn)代圖書館的管理，高校圖書館不需要建立諸如人力資源、財務會計、安全保衛(wèi)、勞資統(tǒng)計等行改部門。大量的讀者服務業(yè)務必然造成一線崗位的員工占有絕對多數(shù)的比重，二線人員從工作性質、勞動量以及人員素質都超出一線員工。進行重組就是要按照平衡工作量原理，根據(jù)管理過程來實現(xiàn)機構的定編設置和崗位要求。
　　
　　2.1　缺額定編與超額定編
　　對面向讀者的各個閱覽(借)室實行缺額定編，其它崗位則為超額定編，超額人員必須輪流到缺額崗位頂崗。形成閱覽室的絕對人數(shù)是增加的，相對數(shù)是減少的，超額崗位則反過來。由此可以解決工作量忙閑不均，服務質量和效率低的現(xiàn)象。對一線采用缺額定編，減少編制便于管理，而二線則采用超額定編，業(yè)務骨干和重要崗位人員輪流到一線頂崗，以熟悉一線崗位來提高服務質量。這樣可以提升一線人員的素質，又由二線為一線服務研究出服務辦法，形成相互制約、相互監(jiān)督、又相互合作的管理模式。
　　
　　2.2　二級與三級管理
　　管理實行扁平結構，即減少部主任并半脫產，有40～60％的業(yè)務工作，增設組長級的三級管理，組按3～7人設置，不以自然閱覽室劃分。各組之間的工作量大致相近，避免形成忙閑不均的現(xiàn)象。
　　
　　2.3　人人熟悉流通崗
　　圖書館業(yè)務的開展關鍵要看流通，其它工作做得再好而書刊借不出去，閱覽室沒有人來，網站無人登錄也沒用。人人熟悉流通崗就是要定期有二線的各個崗位的人到流通部去頂崗，掌握如何做好為一線服務的辦法，以此提高借閱室的服務水平，也使采編工作得以改進。
　　
　　2.4　學習型向研究型工作深入
　　信息網絡技術快速發(fā)展和教育信息化的實現(xiàn)，使圖書館的服務靈活多樣，不受時間、空間和地域的限制，因此圖書館的工作要從學習型向研究型工作深入，要把讀者與工作步驟結合起來，想讀者所想，為讀者所為。
　　
　　2.5　規(guī)章制度與應知應會
　　隨著管理的轉變和服務業(yè)務的拓展，規(guī)章制度也需要有所修改和添加。應知應會是崗位必備的技能，特別是管理系統(tǒng)中的各種功能項的操作，對于工作分析和研究十分有幫助。采用口試答辯的考核方法，對不能回答或回答不準確的，則進行解釋和提示，把正確的方法告訴應試人員，使他們在考試中學會使用正確的方法。讓工作人員養(yǎng)成遵章辦事的習慣，遇到問題知道從何處著手解決，是需要不斷進行學習考核的。
　　
　　3　平衡工作量原理
　　
　　工作量是人力資源管理的主要內容，是以勞動者付出的勞動時間或生產產品的量來衡量的。在整個生產鏈中即使業(yè)務流程設計十分合理，而每一個業(yè)務鏈環(huán)上的工作量不平衡，還是容易發(fā)生斷裂，造成工作堵塞，需要人為調整工作量或自動調整工作量。所以業(yè)務流程是考慮整體質的過程，而平衡工作是考慮具體量的實施，這就是平衡工作量的基本現(xiàn)象。
　　平衡工作量認為工作量分為可計量和非計量，它是動態(tài)流動的，由高到低或由低向高，并達到平均工作量。而工作量的流動性可以是自動的，也可以是強制干預的。整體的平 均工作量是由各個不同部門的平均工作量組成，而各個相同部門的工作量是平衡工作量的基礎。工作量最終是要達到平衡的，它的流動性是指可計量工作量會向不可計量工作量流動，或者不可計量工作量向可計量工作量流動，高可計量工作量向低可計量工作量流動，或低可計量工作量向高不可計量工作量流動。通過強制的人為干預可以實現(xiàn)真實的工作量平衡，從而形成工作量平衡的真象，相反如果出現(xiàn)自動調節(jié)的情況就形成工作量平衡的假象。相同工作部門工作量存在可比性，能夠發(fā)生自動平衡，不同工作部門之間的工作量缺乏可比性，能夠發(fā)生強制干預平衡。
　　平衡工作量可以達到：
　　?調動工作人員的積極性。只有相互之間不存在工作量的差異，工作人員的積極性才會發(fā)揮得最高。
　　?防止不必要的勞動消耗。由于工作量的不滿，通過自動的調節(jié)造成滿工作量的假象，出現(xiàn)重復工作、超范圍工作、無效工作等現(xiàn)象。
　　?提高勞動效率。通過強制干預可以使工作量不滿的工作崗位與超工作量的崗位進行重新組合，對輔助性工作崗位加強計量考核，實現(xiàn)專業(yè)化崗位設置。
　　?創(chuàng)造新崗位和分流富余工作人員。平衡工作量是以平均工作量為平衡點，勞動效率的提高使總的平均工作量增大，在強制干預下，會分流一些富余工作人員，這樣又會使總的平均工作量下降，通過創(chuàng)造新崗位來安排分流人員，使工作量達到新的平衡。
　　
　　4　通過技能競賽作為定編的依據(jù)
　　
　　圖書館歷來存在人員結構不合理、人員缺編嚴重、人才流失過多等人力資源管理上的問題。要進一步重視圖書館的工作，為圖書館創(chuàng)造人事管理改革的優(yōu)良大環(huán)境，尤其要采取措施保證圖書館人員的待遇不低于學校平均水平，還需要做更多的工作。目前上級管理部門還沒能對圖書館進行編制的確定，無法核準具體需要配備的人數(shù)，執(zhí)行“總量控制，按需設崗，公開招聘，競爭擇優(yōu)”的原則。圖書館的定編在1987年7月25日國家教委下達《普通高等學校圖書館規(guī)程》第二十四條中規(guī)定：(一)以學生1000人，藏書5萬冊配備15名專業(yè)人員為基數(shù)；(二)在此基礎上，每增加100名學生、50名研究生各增加1名專業(yè)人員；每增加5萬冊藏書增加1名專業(yè)人員；年平均進書量1萬冊配備3名專業(yè)人員。圖書館內的黨政干部、研究和應用現(xiàn)代化技術手段(計算機、縮微、復制等)的技術人員、從事設備維修、裝訂等的技術工人、公勤人員，應根據(jù)實際需要另列編制。2002年2月21日教育部印發(fā)了《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂)》第二十八條提出：“高等學校應根據(jù)讀者人數(shù)、資源數(shù)量、服務項目與時間、設備設施維護的要求、館舍分布等因素，配備相應的圖書館工作人員�！薄镀胀ǜ叩葘W校圖書館評估指標(征求意見稿)》的具體項目和評分辦法中：A21“有定編且符合教育部關于師生比的要求”，A22“符合定編的情況(在編數(shù)不大于或小于10％定編數(shù))”。
　　假設在有1萬名在校學生人數(shù)規(guī)模的高校，按工科、農、林院校生師比18，生均圖書80冊、生均年進書量3冊的要求，圖書館應該達到基本館藏80萬冊，年進書3萬冊。參照已經被廢止的《普通高等學校圖書館規(guī)程》，15(基數(shù))+15+90+9=129(人)的定編人數(shù)，這么多的定編人數(shù)是根本不可能落實的。有文獻指出按照全省總館員人數(shù)與總館藏數(shù)之比，按1:180～200員生比，圖書館人員配置應在50～55人之間，這個人數(shù)也缺乏科學性，與實際工作量相比人員過于短缺。隨著圖書館從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過渡，封閉式服務向開放式服務實現(xiàn)。從人員、經費的爭取數(shù)量到經費的使用效率、人員的素質都發(fā)生著根本的變化。購置文獻的經費比例由以紙質為主，發(fā)展到以文獻數(shù)據(jù)庫為主的電子資源。開館模式由閉架跑庫過渡到借閱一體的借閱室，繼而實現(xiàn)了總臺借還的全開放模式。人員的專業(yè)要求越來越高，整理架位的勞動強度越來越大，咨詢服務的內容越來越廣泛，技術特別是計算機使用和檢索能力的要求越來越高。對這些工作崗位的核定不能因為專業(yè)要求高，就要求人人都具備技術素質、多專業(yè)素質、網絡智能素質、英語素質和咨詢素質�，F(xiàn)代圖書館的管理考慮的是為讀者服務的管理，技術要求、個性化服務要處處得到體現(xiàn)，對崗位的要求高，定編要有科學依據(jù)。
　　對借閱室的人員定編要與崗位工作量相結合，通過技能比賽來核定可能承受的勞動強度。如我館進行了借閱室的整書上架比賽，具體方法是：選取經常借出的、有代表性分類號(TP)的圖書200冊，打亂放置在閱覽桌上，計算完成按分類號點前有序排列的時間，再計算將這些書擺到書架上按索書號細排的時間。每三人一組，差錯4本以下不扣成績，每增加1本扣0.5秒，兩項合計產生最快的一名。最快的用時33"53.60"，最慢的57"22.90"，九組平均速度為37"28.76"。這樣可以核定采用集中整架上書2個組2個小時可以處理1260多冊圖書。同樣可以進行跑庫索書、應知應會、圖書加工等比賽；只要網絡和后端數(shù)據(jù)庫不受操作速度的影響，還可以進行借還、充消磁操作、編目操作、專題檢索的比賽。在增加趣味性的同時，通過工作量的計算來核定人員編制也許更具科學性。
　　
　　5　我館組織實施的做法
　　
　　我館有兩個分館，藏書125.83萬冊，在崗人數(shù)75人(不含門衛(wèi)和保潔工)，原有6個部即辦公室、采編部、技術部、信息服務部、流通一部和流通二部。不設立三級部門，部主任也不脫產。每年一次小的人事變動，兩年一次全館聘任。各個部門人數(shù)最少為2～3人，最多的流通部門有20多人，占全館總人數(shù)2／3強。2005年底我館對機構進行了重組，設立了綜合辦公室、文獻流通服務部和文獻資源建設部，下設18個三級責任室(以后又增加和撤并了一個室)。即綜合辦公室下設：秘書室、多種服務室、技術室、文獻查新與教研室；文獻資源建設部下設：采訪室、編目室、文獻加工室；余下的就是文獻流通服務部，按照工作量來進行組合，把工作量少的與工作量多的兩個借閱室組合成一個責任室，實現(xiàn)相互支援。
　　借閱室周日到周五從8:00到21:30開放借還，周六只閱覽不借還，平均日借出圖書1500冊，接待讀者閱覽3000人次，設定開架圖書7萬冊，后備書庫5萬冊，閱覽桌20張，閱覽椅120把。定編5人承包，每人每天工作7小時，高峰時兩個工作人員負責借還操作，早上10點以前，下午5點以后由一個工作人員負責，晚上專門有4位學生工作2個小時負責上書排架。這樣的借閱工作量就是飽和。
　　一般人認為，流通部門的工作就是簡單的借借還還，沒有什么知識和技術含量，在人員安排上只要經過簡單的培訓就可上崗，這樣的觀念造成了一線人員文化素質低、服務質量上不去的現(xiàn)象。二線人員都是從事服務支撐工作，文化、知識、技術相對都比較高，但他們缺乏對流通部門和讀者需求的了解，在進行資源配置、人員考核方面常常脫離實際，產生矛盾。為了使各部門的管理人數(shù)相對平等，又為了加強一 線為讀者服務的力量，對一線部門采取缺額定編，對二線部門采取超額定編。超編人員到缺編部門頂崗，實行頂崗輪流制度。工作量由頂崗部門核定，獎懲由頂崗部門提出建議，不參加頂崗部門的任何獎勵分配。超編部門必須將頂崗人員工作量留出，人員按一月、三月或半年排出，確保每年都能輪到。管理活動完全歸超編部門，在業(yè)務需要時可以通過部主任之間協(xié)商，輪換頂崗人員或在閑時抽出頂崗人員加班。
　　頂崗主要是讓業(yè)務骨干去頂崗，對采編部來講要考慮：采購的圖書到底有沒有人來借閱，有多少人借出，讀者的反映是什么；你編目的類別是否方便排架，分類過細對排架和需要預留的架位將產生多少浪費，多卷書、復分書是否對讀者查閱有利或方便。技術部門在安放計算機時是否考慮操作人員的位置、借還流程，是否了解操作人員對計算機使用的要求和進行簡單的維護。辦公室對文件管理和傳閱是否能夠及時下達到有切身利益的人員，對考勤是否達到真實，對物品的發(fā)放是否保證物盡其用等等。通過頂崗能夠深入到一線，實際體驗一線的需求，在為一線服務時改進工作。更需要的是通過把二線骨干抽調到一線，可以提高借閱室人員的業(yè)務水平，提高對讀者的服務質量，有利于進一步開展知識性導讀。在平衡工作量方面，如對電子閱覽室與聲像放映、借還隨書附盤管理結合在一起，以后又在擴大工作場地的情況下增加了A-E大類的圖書借還，達到了與其它借閱室相當?shù)墓ぷ髁俊?
　　另外，每年初要制定工作計劃，年底要工作總結，這已經成為約定俗成的慣例。我館采用做記錄的方式，即兩個本子的記錄方法：一本是日志，主要記錄每天發(fā)生的事情、處理的方法和結果；另一本是統(tǒng)計，主要統(tǒng)計每天的閱覽人數(shù)、接收新書、退回問題書、補書數(shù)等業(yè)務數(shù)字。本子用完后交到辦公室保管并換領新本子。年底將本子退回各室進行工作總結，總結后由辦公室長期保管。依據(jù)這些記錄的事實與數(shù)據(jù)，可以作為評比的基本條件，日后由自己申報獎勵。評委主要查閱本子、核對事實。如果發(fā)現(xiàn)有虛假記錄、補填記錄的現(xiàn)象將受到嚴格的處罰。評比不摻雜人情、態(tài)度、品德等無法量化的因素，有相對的合理性，避免了不必要的矛盾，一切都是有據(jù)可查，大家也會把精力放到工作上，有了努力的目標。
　　總之，人的自覺和道德高尚，是因為管理的到位。和諧工作環(huán)境的創(chuàng)建是通過管理制度來保證的，要創(chuàng)建一種不養(yǎng)懶人、不養(yǎng)閑人的工作局面，需要管理者能夠深入了解被管理者的需求，培養(yǎng)和發(fā)揮每一個人的特長，共同把圖書館工作和服務做好。

相關熱詞搜索：圖書館 組織 機構 現(xiàn)代圖書館工作中的機構與組織 寶應縣圖書館組織機構 寶應縣圖書館地址