陳潭：人事檔案管理改革應(yīng)走向“四化”

　　·市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人們的擇業(yè)模式從單一走向多元，用人單位越來越注重個人能力而不是檔案，人們的檔案意識在慢慢淡化。

　　·取消檔案制度不符合檔案的本質(zhì)屬性和現(xiàn)實(shí)邏輯。人事檔案仍是現(xiàn)代社會公共管理的一種信息載體和信任物品。

　　·改革要突出人事檔案的信息記錄、信用憑證功能，走向契約化、電子化、社會化和信用化管理，更有效地為人才資源開發(fā)和人事人才工作服務(wù)。

　　記者：陳教授，去年您出版了國內(nèi)首部關(guān)于人事檔案制度研究的學(xué)術(shù)著作《單位身份的松動：中國人事檔案制度研究》，對人事檔案制度變遷的歷程及其改革路徑進(jìn)行了深入探索，在學(xué)術(shù)界產(chǎn)生了較大的反響。根據(jù)您多年來的觀察研究，您認(rèn)為當(dāng)前人事檔案管理主要存在哪些問題？

　　陳潭：近年來人事檔案管理出現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系�！俺了�主人”主要包括出國求學(xué)者、隱性就業(yè)者、違約跳槽者、下海經(jīng)商者、自主創(chuàng)業(yè)者、部分失業(yè)者等。近年來處理這些“死檔棄檔”，已經(jīng)成了相關(guān)機(jī)構(gòu)一項(xiàng)繁重的負(fù)擔(dān)。二是“人質(zhì)檔案”制約人才流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)扣留人事檔案。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。一些單位為引進(jìn)更多高層次、高學(xué)歷、高水平人才，或?yàn)榱藛挝簧�格達(dá)標(biāo)，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至不惜作出重建檔案的承諾。欠發(fā)達(dá)地區(qū)或待遇較差的單位，為了留住人才便采取“不調(diào)出、不放檔案、不遷戶口”的防御性政策。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點(diǎn)，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關(guān)系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，一些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案，“學(xué)歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項(xiàng)越來越多”，使檔案的信用功能大打折扣。

　　記者：在您看來，造成上述管理困局的原因是什么？

　　陳潭：可以從兩個方面來進(jìn)行分析。一方面是人事檔案管理的社會基礎(chǔ)發(fā)生了改變。我國的人事檔案立基于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的“單位社會”，單位壟斷人們“從搖籃到墳?zāi)埂钡囊磺匈Y源，人們必須依賴單位而生存。在那個時(shí)代，可以想象一個沒有檔案的人在一個單位里是何其艱難。社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立改變了我國以單位作為基本單元的社會結(jié)構(gòu)，逐步由“單位社會”過渡到“后單位制社會”。單位的社會職能逐步剝離，由“單位辦社會”回歸到“社會辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機(jī)制。同時(shí)，由于勞動用工制度的改革，單位與職工都獲得了一種雙向選擇的權(quán)利，人們的擇業(yè)模式從單一走向多元，自謀職業(yè)成了重要趨勢，用人單位也越來越注重個人能力，而不是檔案。另一方面，檔案管理沒有及時(shí)順應(yīng)時(shí)代變化進(jìn)行變革，仍停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的功能定位與管理模式，在功能定位上強(qiáng)調(diào)單位控制和身份依附，忽略信息、信用功能開發(fā)，在管理模式上采取封閉式靜態(tài)管理，注重管理控制，忽視公共服務(wù)。這樣，就導(dǎo)致了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式與市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代的社會環(huán)境之間的沖突，不可避免出現(xiàn)一些管理問題。

　　記者：近年來，社會上流傳一種“檔案無用論”，有人說人事檔案是“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”，有人甚至主張取消檔案，您怎樣看待這些觀點(diǎn)？

　　陳潭：隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的流動加快，尤其是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，從某些方面來說檔案的作用在現(xiàn)代社會中有不斷弱化的趨勢。根據(jù)我在湖南進(jìn)行的問卷調(diào)查，有66%和68%的人認(rèn)為檔案在求職和職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，僅有30%和25%的人認(rèn)為重要。就此而言，人們的檔案意識是在慢慢淡化。但這決不意味著檔案無用。那種依據(jù)若干不完全的數(shù)據(jù)和事實(shí)就下“人事檔案無用”或“取消人事檔案”的結(jié)論，都是不符合人事檔案的本質(zhì)屬性和現(xiàn)實(shí)邏輯的。

　　人事檔案記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等信息，是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國家推行的福利政策，它在個人辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，比如報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、辦理出國手續(xù)等都是最原始的依據(jù)。根據(jù)目前有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。

　　事實(shí)上，即使在西方發(fā)達(dá)國家，人事檔案也并非無用。與我國不同的是，公民個人在上學(xué)、就業(yè)時(shí)不需要有一迭紙質(zhì)材料跟著“跑”。在美國和加拿大，個人檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已非常完備。在任何一個學(xué)校、組織、機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)或工作之后，個人基本信息都會保存到這份網(wǎng)絡(luò)檔案中。美國通過類似于身份證號碼的“社會保險(xiǎn)號碼”來建構(gòu)公民檔案，這個小小的“號碼”包含著個人的“信用記錄”、“駕駛記錄”、“司法記錄”等方面內(nèi)容。而且，這種檔案具有明顯的社會性，有關(guān)部門查閱起來非常方便，比如，司法部門就可以通過這個“社會保險(xiǎn)號碼”調(diào)查每個人的司法記錄。公民個人也可以通過特定的密碼在網(wǎng)上進(jìn)行查閱。

　　人事檔案仍然是現(xiàn)代社會公共管理中不可缺少的一種信息載體和信任物品。我不主張取消人事檔案制度，但當(dāng)前的檔案管理一定要進(jìn)行改革。

　　記者：那么，您認(rèn)為當(dāng)前人事檔案管理應(yīng)該如何進(jìn)行改革呢？

　　陳潭：總體來說，人事檔案管理改革必須改變原來的政治控制和身份依附功能，突出信息記錄、信用憑證功能，在充分發(fā)揮市場配置人才資源的基礎(chǔ)性作用的前提下，更有效地為利用人才資源和人事人才工作服務(wù)，推進(jìn)人事公共服務(wù)體系建設(shè)。具體來說，要走向契約化、電子化、社會化和信用化管理。

　　所謂“契約化”，就是單位組織與單位成員簽訂具有法律效力的勞動合同、聘用合同，以確保個人的獲得報(bào)酬權(quán)利、磋商談判權(quán)利、申請辭職權(quán)利、要求培訓(xùn)權(quán)利、司法救濟(jì)權(quán)利等等，以及服從命令義務(wù)、保守秘密義務(wù)、限制兼職義務(wù)和其它相應(yīng)的法律義務(wù)。

　　所謂“電子化”，就是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，由紙質(zhì)型檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變，對人事檔案進(jìn)行信息化、集約化、動態(tài)化管理。可以把檔案中人員按照年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)等進(jìn)行分門別類，編制成不同的檢索工具，把每個人的基礎(chǔ)信息制成電子文件，加強(qiáng)技術(shù)處理（如每個人的檔案設(shè)置一個個人密碼），達(dá)到保密目的，通過全國聯(lián)網(wǎng)使人事檔案的利用、查閱、檔案信息的添加更加方便快捷，在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。人事檔案的電子化可以實(shí)行IC卡形式，IC卡儲存?zhèn)�人的基本數(shù)據(jù)，由個人持有，轉(zhuǎn)換單位的時(shí)候立刻就可以輸進(jìn)計(jì)算機(jī)。用人單位要查詢應(yīng)聘人員的數(shù)據(jù)，只要通過網(wǎng)絡(luò)便可了解到此人的相關(guān)記錄。

　　所謂“社會化”，就是契約型的人事檔案可以交給社會中介如人才市場去管理，完善人事代理制度。人才交流機(jī)構(gòu)或社會中介機(jī)構(gòu)根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事業(yè)務(wù)。

　　所謂“信用化”，就是把現(xiàn)行人事檔案所具有的“政治檔案”特點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)化為“信用檔案”，建立主要包括個人基本履歷、履約能力、履約誠信狀況、社會責(zé)任意識、不良記錄等方面信息的信用檔案。作為中介的檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加大聯(lián)合征信力度，與公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)及相關(guān)單位聯(lián)合，收集相關(guān)信用記錄，為相關(guān)部門提供資信證明材料。明確規(guī)定哪些材料要求入文件，哪些單位及個人需要提供材料，需要提供經(jīng)濟(jì)生活哪些方面的資信證明，等等。這樣，既有利于關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)和用人單位可憑特定的手續(xù)上網(wǎng)查詢個人基本信息，又有利于整個社會信用體系的建設(shè)。大力扶植信用中介服務(wù)行業(yè)的發(fā)展，使信用管理機(jī)構(gòu)或?qū)�業(yè)公司能夠合法、真實(shí)、迅速、完整、連續(xù)、公開地獲取用于制作企業(yè)或個人資信、信用的有關(guān)數(shù)據(jù)，允許合法地傳播或經(jīng)營經(jīng)過處理的征信產(chǎn)品。

　　本報(bào)記者：劉祖華

　　(2008年9月19日《中國人事報(bào)》第七版 理論與探索 總第1299期)

相關(guān)熱詞搜索：檔案管理 四化 走向 人事 改革