淺析機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

　　【摘要】檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今世界信息化深入發(fā)展背景下的產(chǎn)物，是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。作為檔案事業(yè)重要構(gòu)成之一的機(jī)關(guān)檔案工作卻存在諸多問(wèn)題，不同程度地制約著機(jī)關(guān)工作的順利開(kāi)展。對(duì)此，本文分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作面臨的問(wèn)題，重點(diǎn)探討了檔案信息化建設(shè)的有效策略。
　　【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案；檔案信息化；信息化建設(shè)
　　隨著計(jì)算機(jī)檔案管理軟件與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和利用，檔案工作步入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段。檔案作為我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展和建設(shè)的重要構(gòu)成部分，在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活、社會(huì)文化等方面都占據(jù)著十分重要的地位。因此，機(jī)關(guān)檔案工作需要轉(zhuǎn)型升級(jí)，以適應(yīng)和滿足現(xiàn)代發(fā)展需求。
　　一、信息化對(duì)檔案工作提出的新要求
　　新形勢(shì)下，檔案信息化要求檔案管理從以實(shí)體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變；檔案管理工作的定位不再是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的終點(diǎn)，而是與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作；檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體的檔案；管理對(duì)象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅲ还芾韺哟螐臋n案目錄管理升級(jí)為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統(tǒng)的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)海量化、需求個(gè)性化的新面貌。因此，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出檔案工作的發(fā)展目標(biāo)是“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國(guó)家治理和‘五位一體’建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系�！�
　　二、機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀
　�。ㄒ唬�檔案收集方式單一。在當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位中，檔案管理工作往往由檔案管理部門負(fù)責(zé)，由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)和細(xì)致的講解，一些機(jī)關(guān)檔案工作，收集方式為“我指定，你存檔”“誰(shuí)存檔，誰(shuí)提供”的模式，多以部門為單位，缺乏靈活性和主動(dòng)性。導(dǎo)致很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒(méi)有得到有效管理，極大影響了單位內(nèi)各部門對(duì)各類檔案的利用需求。
　�。ǘ�）檔案信息化滯后。過(guò)去，檔案管理局限在目錄層面，檔案形式以實(shí)體為主。盡管隨著科技水平的發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)，但所謂的檔案管理電子化，只是簡(jiǎn)單機(jī)械地將檔案標(biāo)題、時(shí)間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，并通過(guò)掃描形成電子檔案。整個(gè)過(guò)程以手工勞動(dòng)為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式，用戶在對(duì)內(nèi)容檢索時(shí)仍存在不便。
　　（三）檔案工作者對(duì)檔案的研究缺乏。傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等，技術(shù)難度低，重復(fù)性強(qiáng)，但又瑣碎繁雜，耗時(shí)耗力，讓檔案工作者無(wú)暇對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行鉆研，對(duì)用戶的需求進(jìn)行研究，對(duì)機(jī)關(guān)工作動(dòng)向及時(shí)掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展。
　　（四）機(jī)關(guān)各部門對(duì)檔案工作的重視不夠。檔案工作作為機(jī)關(guān)內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無(wú)聞、服務(wù)他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值和使用率越來(lái)越低，機(jī)關(guān)各部門對(duì)檔案工作的重視程度也越來(lái)越低。
　　三、檔案信息化建設(shè)的策略
　�。ㄒ唬┴S富和優(yōu)化檔案資源建設(shè)。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，檔案工作人員積極主動(dòng)地通過(guò)多渠道、多途徑收集檔案信息資源，是新時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作提出的客觀要求。充實(shí)、豐富的館藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在豐富館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會(huì)各個(gè)方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。整合信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，變被動(dòng)的檔案提供者為主動(dòng)的機(jī)關(guān)智庫(kù)和參謀。社會(huì)信息化，必然導(dǎo)致信息資源數(shù)量的劇增和載體的多樣化，從海量的信息資源中，得到有價(jià)值的檔案，需要檔案管理者對(duì)其進(jìn)行研究、篩選、分析和整合。其中，建立檔案專題目錄是行之有效的方法之一。檔案專題目錄是檢索工作的主要形式，以前，檔案利用者通過(guò)檢索工具，檢索出的檔案都未成體系，只單獨(dú)發(fā)揮作用，利用者在使用時(shí)需要做大量的篩選和匯總工作，再加上對(duì)機(jī)關(guān)檔案不熟悉，很可能錯(cuò)過(guò)有價(jià)值的檔案。為了提高檔案的利用率，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，檔案工作者應(yīng)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，將具有相同或相關(guān)內(nèi)容的檔案整合匯編，形成專題，建立檔案專題目錄，供利用者檢索使用，提高檔案的利用率。研究檔案信息資源，挖掘有價(jià)值的檔案信息，將機(jī)械型勞動(dòng)變?yōu)閯?chuàng)作型工作。研究檔案信息資源，主要是研究檔案的內(nèi)容和價(jià)值等。檔案管理工作者應(yīng)發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)及工作經(jīng)驗(yàn)，了解和關(guān)注機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的動(dòng)向，掌握機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評(píng)價(jià)，為檔案信息的探索開(kāi)發(fā)選定方向。
　�。ǘ�）豐富和加強(qiáng)檔案服務(wù)能力。服務(wù)工作是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，是促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)動(dòng)力�！度珖�(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅(jiān)持以人為本、服務(wù)為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的利用需求，更好地為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。”機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)秉承服務(wù)為先的原則，注重用戶體驗(yàn)，不斷探索適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代要求的服務(wù)模式，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)、健康發(fā)展。Web2.0時(shí)代，檔案信息化勢(shì)不可擋，使得機(jī)關(guān)檔案服務(wù)呈現(xiàn)出個(gè)性化、數(shù)字化、信息化和多樣化的特征。服務(wù)手段由電腦pc端向手機(jī)移動(dòng)端發(fā)展，服務(wù)平臺(tái)由檔案信息管理系統(tǒng)、云端、到app、公眾號(hào)不斷擴(kuò)展、聚合。服務(wù)內(nèi)容從借閱歸還、打印復(fù)印到個(gè)性化推送、內(nèi)容智能檢索等不斷豐富。服務(wù)模式由坐等用戶上門，到主動(dòng)為用戶提供咨詢、指導(dǎo)、利用等特色服務(wù)發(fā)展。機(jī)關(guān)檔案工作在服務(wù)能力層面的提升，使機(jī)關(guān)檔案工作展現(xiàn)出新的活力，一是便捷性提升。用戶通過(guò)各種平臺(tái)、pc或移動(dòng)客戶端，即可隨時(shí)隨地根據(jù)權(quán)限查看檔案。二是時(shí)效性增強(qiáng)。通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)，用戶對(duì)自身業(yè)務(wù)工作可進(jìn)行一鍵上傳操作，經(jīng)過(guò)檔案管理工作者審核后，方可形成機(jī)關(guān)檔案。三是用戶的個(gè)性化需求得到滿足。檔案工作人員可根據(jù)大數(shù)據(jù)，掌握用戶的潛在需求，了解機(jī)關(guān)工作動(dòng)向，從而完成相關(guān)檔案資料的編輯匯總，最大限度滿足用戶需求。數(shù)字檔案室建設(shè)蓬勃發(fā)展。2014年，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，為機(jī)關(guān)檔案工作開(kāi)啟了新篇章�！吨改稀分赋鰯�(shù)字檔案室是“機(jī)關(guān)（團(tuán)體和其他社會(huì)組織）在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)電子檔案和數(shù)字化檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類型網(wǎng)路提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)”。較傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室具有以下特征，一是檔案資源“數(shù)字”化；二是檔案實(shí)體“虛擬化”；三是檔案管理系統(tǒng)化；四是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化；五是檔案利用知識(shí)化。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)在于全程留痕，過(guò)程可查。遵從傳統(tǒng)檔案管理的體制、做法，從源頭掌控檔案的元數(shù)據(jù)、格式與品質(zhì)等要素，通過(guò)一定的技術(shù)手段，對(duì)檔案形成的每一步都存有依據(jù)，最大限度確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，這是傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)所無(wú)法比擬的。鑒于數(shù)字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務(wù)方式，無(wú)疑更能滿足信息時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的要求，是機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的必然選擇。
　　四、結(jié)束語(yǔ)
　　綜上所述，機(jī)關(guān)檔案信息化是機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)和不竭動(dòng)力，只有順應(yīng)改革發(fā)展新趨勢(shì)，積極探索，勇于創(chuàng)新，在檔案信息平臺(tái)建設(shè)、信息處理、互聯(lián)互通、智能服務(wù)等方面全面突破，才能在當(dāng)今信息化浪潮中找準(zhǔn)方向，走在時(shí)代前列。
　　【參考文獻(xiàn)】
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