做好檔案管理安全保密工作的研究探討

　　【摘要】當前檔案管理工作不僅要做好記錄和文檔保存工作，更要做好檔案安全及保密工作，因此將現(xiàn)代信息技術同檔案管理安全保密工作緊密結合是解決問題的有效措施。本文針對如何做好檔案管理安全保密工作進行探討，提出檔案管理安全保密工作中的主要問題，并分析切實可行的改善策略，旨在為檔案管理安全保密工作提供參考。
　　【關鍵詞】檔案管理；安全保密；改善策略
　　檔案管理工作是其他工作順利開展的基礎，其目的是服務于社會實踐，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作也告別了檔案管理“紙”時代，迎來了先進的信息化管理，這就對檔案管理工作的安全保密性提出了更高的要求。檔案管理行業(yè)應適應新時代、新形式，發(fā)揮其在社會中的基礎性作用，更好地服務于社會實踐。檔案管理的安全保密問題是全社會各個組織機構都要面臨的問題，提高當前檔案管理工作的安全保密性刻不容緩。
　　一、當前檔案管理安全保密工作存在的問題
　�。ㄒ唬�檔案管理水平相對落后。長期以來，企業(yè)始終把切實的經(jīng)濟效益作為最根本的出發(fā)點和落腳點，忽略了檔案管理工作的重要性，因此在檔案管理工作中的資金投入比例比較小，導致缺乏檔案管理人才和技術。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、檔案管理安全保密意識相當薄弱，在檔案管理工作中難以實現(xiàn)檔案的查閱、管理和保密。此外，阻礙檔案管理安全保密工作正常進行的另一個原因是信息管理系統(tǒng)普及率不高、檔案管理工作不統(tǒng)一。檔案管理工作不只是單純地將檔案錄入計算機系統(tǒng)，而是一個完整的系統(tǒng)性的過程。
　　（二）對檔案管理安全保密認識不足。檔案管理安全保密工作自始至終是檔案管理工作的最重要環(huán)節(jié)，是檔案管理行業(yè)持續(xù)發(fā)展的直接保障，因此檔案管理安全保密工作意義重大。當前檔案管理人員對檔案管理安全保密認識不足，表現(xiàn)在以下兩方面：其一是將管理文件的方法運用到檔案管理工作中，嚴重阻礙檔案資源的開發(fā)利用。其二是不明確檔案管理工作性質(zhì)，檔案管理工作從最初的為單位人員提供資料支持到現(xiàn)在的檔案保管、查詢、保密和開發(fā)工作。
　　（三）缺乏檔案管理信息化理念。缺乏信息化理念是當前檔案管理工作亟須攻克的難關�？v觀我國檔案管理行業(yè)，由于管理制度相對落后，實現(xiàn)信息化時間較短，導致檔案管理信息化程度較低，缺乏檔案管理信息化理念。要想做好檔案管理安全保密工作，信息化檔案管理建設是必經(jīng)之路。
　　二、改善檔案管理安全保密工作的策略
　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理安全保密工作水平。第一，對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造一支專業(yè)技能過硬、紀律嚴明的高水平管理隊伍，更好地管理檔案資料。第二，要加強機密檔案資料的安全保密工作，這就要求在企業(yè)發(fā)布檔案信息之前，嚴格審查所要發(fā)布的檔案信息，確保與企業(yè)機密或者知識產(chǎn)權相關的重要信息不被泄露，從而提高檔案管理安全保密工作水平。第三，相關部門還應建立信息化檔案管理制度，并將檔案管理系統(tǒng)與檔案管理內(nèi)容相兼容，提高檔案管理效率，推進檔案信息化發(fā)展，從而提高檔案管理安全保密工作水平。
　　（二）提高檔案管理安全保密意識。要想做好檔案資料的安全保密工作，必須要從檔案管理部門著手，管理機構、管理部門和管理人員要加強對檔案管理工作的學習，提高安全責任心，時刻關注檔案行業(yè)發(fā)展動向，做好預防不法分子借用網(wǎng)絡技術竊取檔案資料的準備。此外，企業(yè)還應完善檔案管理安全保密制度，對企圖盜取檔案信息的不法分子起到威懾作用。企業(yè)管理者要定期開展檔案行業(yè)管理安全保密課程，對檔案人員進行專業(yè)知識培訓，為檔案管理人員提供先進的檔案管理安全保密手段。企業(yè)還可以建立檔案管理與管理人員薪資結合的機制，充分提高管理人員對檔案管理安全保密工作的憂患意識。
　�。ㄈ�）建立完善的檔案管理安全保密體系。當前我國檔案管理安全保密制度還不完善，保密手段存在較多問題，容易讓不法分子有機可趁，致使檔案資料難以管理�，F(xiàn)行檔案資料的管理手段主要以信息化為主，而對于信息方面的安全保密工作主要是通過加密技術。加密技術，即通過整合信息來實現(xiàn)只有收發(fā)雙方才能夠認知信息的目的。這種技術包含雙鑰匙加密和單鑰匙加密兩種，在具體檔案管理安全保密工作中宜使用二者搭配的方式。
　　三、總結
　　綜上所述，檔案管理工作既是各種工作的歷史記錄，又是領導決策及工作考查的重要憑證。在信息化的今天，檔案管理的安全保密工作十分重要，要想做好檔案管理安全保密工作，必須從管理人員自身入手，加大檔案管理知識培訓，強化管理人員的安全保密意識，同時建立完善的檔案管理安全保密體系，將檔案管理與信息技術相結合，最終做好檔案管理的安全保密工作。
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