小型檔案室信息化建設的思路與對策

　　【摘要】檔案信息化是數(shù)字時代在檔案管理領域的投射，也體現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。小型檔案室只有深刻把握信息化時代美好機遇，改善工作條件，改變工作方法，才能切實提高檔案管理質(zhì)量。為此，要以進一步開發(fā)檔案資源、充分利用檔案產(chǎn)品、提升檔案內(nèi)涵建設為宗旨，以對策研究為抓手，著力提升專兼職檔案員的創(chuàng)新能力和實際工作水平。
　　【關鍵詞】小型檔案室；信息化；思路；對策
　　檔案信息化是以網(wǎng)絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，按照檔案管理的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。以小匯大，這是檔案工作特有的性質(zhì)。本文針對各級企事業(yè)單位的小型檔案室，討論如何充分利用“大數(shù)據(jù)”時代信息技術發(fā)展的有利條件，細化檔案建設與管理，建立一套系統(tǒng)完備、嚴密高效的運轉體系。
　　一、檔案信息化建設的背景及意義
　�。ㄒ唬�檔案工作是企事業(yè)內(nèi)部一項極為重要的工作。檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄�！稒n案法》自1988年頒布并實施以來，已經(jīng)歷了三次修訂，各級機關、單位越來越意識到檔案工作的重要性。檔案可以準確細致地記錄過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經(jīng)驗。它是一個政府、機關單位連續(xù)工作必須查考的憑證，也是一個單位未來發(fā)展必須參考的依據(jù)。任何一個單位存在至今，都經(jīng)歷了一定的發(fā)展歷程，兼收并蓄，銳意改革，才會開創(chuàng)出今天的局面。在建設與發(fā)展過程中，每一件檔案都是記載歷史、傳承精神的重要資料。它記載著影響該行業(yè)歷史走向的重要事件，保存著該單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究既得成績、規(guī)劃未來發(fā)展提供了豐富的第一手資料。檔案工作是管理水平提升的重要組成部分，也是衡量辦公現(xiàn)代化的重要指標之一。
　�。ǘ�）檔案信息化是各單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案信息化是信息化社會對檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，是“大數(shù)據(jù)”時代的縮影。檔案內(nèi)容龐雜，保存要求較高，工作程序繁瑣，只有提升檔案信息處理效能，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行變革，才能體現(xiàn)新的時代需求。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，“有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點”，這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案無法比擬的。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，大大提高了信息傳遞和處理的質(zhì)量和速度，達到了信息存儲、傳遞、處理、利用的一體化和自動化，開啟了檔案工作數(shù)字化的新時代。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的進程中，各單位應積極推進檔案信息化建設，作為檔案管理規(guī)范化、精細化、科學化的途徑和手段，作為爭創(chuàng)“四星級”檔案室的重要指標，作為“一體兩翼、三方共建、四維互動”的一體化數(shù)字建設的組成部分。各單位在追求“管理水平提升”的過程中，其中一項重要的內(nèi)容就是“管理信息化水平的提升”，它不僅指辦公手段的信息化、人事管理的信息化、績效評價的信息化，還應該包含檔案工作的信息化。
　�。ㄈ�）檔案信息化對策研究針對小型檔案室工作的實際需要。同時，信息化建設研究也是小型檔案室實際工作的需要，有利于解決檔案存用過程中的一些困難。比如在大型編研過程中，需要匯編多方資料。發(fā)現(xiàn)檔案查閱不夠便捷高效，一些原件褪色、發(fā)黃，甚至隱藏太深無法查到。一些照片檔案由于時代久遠，照片時間、地點、人物等信息標注不夠完整。針對早年的紙質(zhì)和實物檔案，要通過服務外包的方式，將紙質(zhì)檔案轉化為電子文件，將文書要件、人事檔案、照片檔案、榮譽檔案、基建圖紙等資料逐步掃描入庫，這同樣是一個較為龐大的工程，過程中勢必出現(xiàn)種種問題。因此結合實際工作的需要，不論從檔案的重要性，還是從檔案信息化的重要性，都有必要對數(shù)字化建設提出一些設想。不僅解決意義和必要性的問題，而且深刻分析形勢，對小型檔案室的數(shù)字化建設進行理論和實操研究，為檔案工作邁上新臺階提供科學指導。
　　二、檔案信息化建設的總體思路
　　“檔案信息化是在國家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織下，采取現(xiàn)代信息技術改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務，不斷適應數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。”檔案信息化建設應堅持五個主攻方向：
　�。ㄒ唬┌盐招碌陌l(fā)展機遇�！凹埰鲿r代”的歷史篇章即將翻過，迎來無紙的文明時代，而數(shù)字化成為實現(xiàn)這種過渡的方法和途徑。盡管紙質(zhì)媒介在數(shù)字媒介的巨大沖擊下已顯出頹勢，但它不會很快退出歷史舞臺。因此不能忽略紙質(zhì)檔案的有效性，而是順應時代潮流，開拓信息化新平臺，使紙質(zhì)媒介和數(shù)字媒介雙軌并存，相互補益。
　�。ǘ�）梳理新的研究對象。雖然信息化研究對象明確，然而范圍較廣。隨著技術革新，往往出現(xiàn)許多基于“電子”“數(shù)字”的新名詞，如電子文件、數(shù)字信息資源、機讀文件、元數(shù)據(jù)、公文流轉、系統(tǒng)引用、管理維護等。檔案工作人員要將這些新名詞一一熟識并掌握，結合檔案基本理論，進行系統(tǒng)疏理，作為對策研究的基礎。
　�。ㄈ�）預見新的發(fā)展問題。機遇與挑戰(zhàn)并存，電子文件的形成、辦理、流轉、歸檔、整理、利用及存儲、傳輸、保管等方法均與傳統(tǒng)的文件檔案不同，信息化將伴生許多新問題。同時，檔案信息化也有明顯的缺陷，首當其沖的是信息安全。在充分利用信息化各項優(yōu)勢的同時，也要注意規(guī)避不足，努力達到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。
　�。ㄋ模┱莆招碌恼�策法規(guī)。電子文件的出現(xiàn)使檔案記錄方式發(fā)生了根本改變，從多方面對以往的法規(guī)內(nèi)容提出挑戰(zhàn)。上世紀90年代我國檔案信息化建設進入快速推進階段，1999年發(fā)布了《電子文件歸檔及電子檔案管理方法》，同年發(fā)布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。檔案室要在研究中豐富和發(fā)展固有的規(guī)章制度體系，注重明確和落實新的規(guī)范要求。只有標準先行、法規(guī)保障，才能解決檔案信息化的專業(yè)性和復雜性問題，消除各項信息隱患。
　�。ㄎ澹╊I會新的技術策略。由于電子檔案動態(tài)變換特點，需要對現(xiàn)有的技術空間進行適當梳理、歸納，總結出一個可供參考的技術體系。為此，要針對提高業(yè)務過程效率的各項關鍵技術，致力于電子文件長期保存的可用性研究，提高電子文件管理軟件的適用性，以期在檔案信息資源的開發(fā)利用上提供科學的技術指導。

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