公司規(guī)定、文件、報告管理規(guī)定

　公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 1 目的與范圍 為了使公司各項工作都有明確的書面規(guī)定，以提高各部門的工作效率和標(biāo)準(zhǔn)化程度，本規(guī)定對公司的規(guī)定、文件、報告的編制、批準(zhǔn)、修改、廢除及保管等程序做出統(tǒng)一的、合理的規(guī)定，適用于各部門。

　2

　定義 規(guī)定：為了公司經(jīng)營活動能正常進(jìn)行，對特定范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)或事務(wù)制定的具有約束力的行為規(guī)范。

　紅頭文件：應(yīng)公司上級主管部門要求，公司對某個活動或過程的陳述、總結(jié)或意見；發(fā)布公司內(nèi)部重大的決定。

　報告(或請示)：公司向上級主管部門對某個活動、過程的告知或反映意見。請示則要求上級作答復(fù)。

　3 規(guī)定的分類

　 公司的規(guī)定分三類，順序按 6．4．3 的規(guī)定。具體內(nèi)容如下：

　 公司規(guī)定、文件、報告的規(guī)定

　 組織規(guī)定

　 業(yè)務(wù)規(guī)定 4 管理職責(zé) 4.1

　總經(jīng)理或副總經(jīng)理對經(jīng)其批準(zhǔn)的規(guī)定、文件、報告的正確性和適應(yīng)性負(fù)責(zé)，并負(fù)有監(jiān)督檢查部門對規(guī)定執(zhí)行情況的責(zé)任； 4.2

　管理部長對經(jīng)其審核的規(guī)定、文件、報告的相容性負(fù)責(zé)；

　 4.3

　總務(wù)辦對經(jīng)其審核的規(guī)定、文件、報告編號和格式的正確性負(fù)責(zé)； 4.4

　部長對本部門編制的規(guī)定、文件、報告的正確性和完整性負(fù)責(zé)，并負(fù)有全面貫徹各項規(guī)定使本部門員工熟知其內(nèi)容并正確理解、持續(xù)執(zhí)行的責(zé)任。對其他部門發(fā)行的關(guān)聯(lián)文件同樣有責(zé)任推進(jìn)在本部門內(nèi)的宣傳、貫徹及執(zhí)行。

　4.5

　規(guī)定、文件、報告的編寫人對其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和格式的正確性負(fù)責(zé)； 4.6

　文件保管員對保持規(guī)定的有效狀態(tài)負(fù)責(zé)。

　5

　管理內(nèi)容 5.1

　規(guī)定、文件、報告的編號辦法

　5.1.1

　公司遞送給上級部門的紅頭文件、報告的編號工作由總務(wù)辦統(tǒng)一編寫，文件頭統(tǒng)一用平高公司全稱。部門簡稱為：本部門名稱的第一個漢字+字(如銷售部用“銷字”)。

　[ ]號內(nèi)注明實施的年份，[ ]號后注明編號。

　5.1.2

　公司內(nèi)部發(fā)布的規(guī)定編號由總務(wù)辦統(tǒng)一編制，分類辦法見附件 1。

　5.2

　規(guī)定、文件、報告的編制和會簽 5.2.1

　規(guī)定的編制者應(yīng)明確地表述該規(guī)定的目的與適用范圍。

　 5.2.2

　規(guī)定的編制者應(yīng)保證其編制的規(guī)定有可操作性，對不作規(guī)定就可能影響產(chǎn)品質(zhì)量、降低工作質(zhì)量和效率的環(huán)節(jié)必須做出明確規(guī)定。在規(guī)定的實施過程中，為了控制各個步驟可以制定事務(wù)指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)手順書等。

　5.2.3

　規(guī)定編寫的初稿應(yīng)先由本部門會簽，再送交各相關(guān)部門(規(guī)定中內(nèi)容涉及到的部門)的負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)(主管領(lǐng)導(dǎo))會簽，直接涉及員工切身利益的規(guī)定還需征求工會的意見（由管理部長判斷），會簽單見附件 2。會簽后，編制或修訂部門將最終稿及其電子版(.doc 格式)一同交管理部總務(wù)辦�？倓�(wù)辦在兩個工作日內(nèi)向編寫部門反饋意見。編寫部門對相關(guān)部門提出的意見應(yīng)采納或給予解釋，如達(dá)不成一致，由編制部門匯總各部門意見反饋給總經(jīng)理，由總經(jīng)理裁決。特殊情況下，總經(jīng)理無法短時裁決的，可由管理部按總經(jīng)理指示組織相關(guān)單位研討。對于定期修改規(guī)定，在規(guī)定三年到期日前無法達(dá)成一致時，該規(guī)定自動升版。研討工作由管理部跟蹤相關(guān)單位繼續(xù)推進(jìn)。

　5.2.4 規(guī)定會簽的時限及要求 a

　新編規(guī)定會簽時，各部門會簽時間≤七個工作日(手冊類規(guī)定≤十五個工作日) 公司領(lǐng)導(dǎo)會簽時間≤四個工作日(手冊類規(guī)定≤七個工作日) b

　修改(定期／更新)規(guī)定會簽時，各部門≤四個工作日(手冊類規(guī)定≤七個工作日) 公司領(lǐng)導(dǎo)≤二個工作日(手冊類規(guī)定≤四個工作日) c

　會簽人員出差時，可發(fā)電子版進(jìn)行會簽，無異議或編制／修訂人將意見修改完畢后，可交由他人進(jìn)行代簽。

　5.2.5 各部門代表公司向上級主管部門報送的紅頭文件和報告，經(jīng)總經(jīng)理／副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部總務(wù)辦統(tǒng)一編號并審核格式。

　5.3 規(guī)定、文件和報告的批準(zhǔn) 5.3.1

　各部門編寫的規(guī)定應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人在會簽單上簽字。

　5.3.2 規(guī)定、紅頭文件和報告在發(fā)布前必須經(jīng)總經(jīng)理／副總經(jīng)理確認(rèn)并簽字或蓋章。

　5.4

　生效 5.4.1

　總經(jīng)理簽發(fā)的批準(zhǔn)日即為生效日(實施日)，除非另有規(guī)定實施日期。

　5.4.2

　新規(guī)定實施后，同位規(guī)定中，原規(guī)定若有與新規(guī)定相悖的內(nèi)容，以新規(guī)定為準(zhǔn)作修改。

　5.4.3

　公司內(nèi)部管理規(guī)定的位次為：公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定一一組織規(guī)定一一業(yè)務(wù)規(guī)定一一實施細(xì)則、步驟等規(guī)定(事務(wù)指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書等)。凡是下位規(guī)定與上位規(guī)定的內(nèi)容相悖的，下位規(guī)定作廢服從上位規(guī)定。

　5.4.4 在日常工作中，發(fā)現(xiàn)同位規(guī)定有矛盾的，由管理部長負(fù)責(zé)調(diào)整。

　5.4.5

　因法令、上位規(guī)定的修改或廢除造成規(guī)定修改時，由編寫部門修改，并填寫規(guī)定修改履歷表，見附件 5；經(jīng)相關(guān)部門在會簽單上會簽后，交到總務(wù)辦處，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，新規(guī)定從實施日起生效。

　5.4.6 規(guī)定不宣布廢除，一直有效。

　5.5 修改 5.5.1

　修改時將初版文件表頭中的“編制部門”與“編制”欄改為“修訂部門”與“修訂”欄，見附件 4。修改人應(yīng)填寫會簽單到相關(guān)部門(規(guī)定內(nèi)容涉及到的部門)會簽，并填寫規(guī)定修改履歷表，見附件 5。修改人將改過的規(guī)定與會簽單同時交總務(wù)辦。

　5.5.2

　規(guī)定自編制或修改后，3 年內(nèi)作定期修改，由總務(wù)辦提前 2 個月(手冊類 4 個月)以電子版形式向各部門部長和文件管理負(fù)責(zé)人下達(dá)“公司級規(guī)定(定期)修改通知書”(可以月為單位進(jìn)行下達(dá))，見附件 3。

　5.5.3

　各部收到“公司級規(guī)定（定期）修改通知書”后，修訂時間給予 10個工作日，手冊類給予 20 個工作日。

　5.5.4

　總務(wù)辦在下發(fā)修改后的規(guī)定時，原版的舊規(guī)定需封存 5 年后銷毀。各部門在收到新規(guī)定的同時，將舊規(guī)定交給發(fā)行部門進(jìn)行銷毀。廢除的規(guī)定會簽后，總務(wù)辦負(fù)責(zé)將廢除的的規(guī)定，封存 5 年后銷毀。向上級主管部門呈報的紅頭文件、報告和請示，永久保存。

　5.6

　格式 5.6.1 規(guī)定的格式統(tǒng)一按附件 4 的要求。

　5.6.2 向上級主管部門報送的紅頭文件、報告和請示按 GB/T 9704-1999 國家

　行政機(jī)關(guān)公文格式的要求編寫。

　5.7

　發(fā)布 5.7.1 向上級主管部門呈報的報告、請示等紅頭文件，要送達(dá)主管部門和抄送部門并留兩份存檔。

　5.7.2 公司規(guī)定發(fā)行到各部門時，部門文件管理負(fù)責(zé)人應(yīng)在簽收單上簽收，簽收單見附件 6。

　5.7.3 各部門應(yīng)把兼職的文件管理負(fù)責(zé)人書面報管理部總務(wù)辦，如有變更也應(yīng)書面通知總務(wù)辦。

　5.7.4

　管理部總務(wù)辦制定各部門的文件管理負(fù)責(zé)人一覽表。

　5.8

　保存與管理 5.8.1

　各部門的文件管理負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保存和管理本部門的規(guī)定、報告，及時更換，并保證所保管的文件為有效版本。

　5.8.2

　管理部總務(wù)辦保存修改前的原稿，直到該文件廢除 5 年后方可銷毀。

　5.8.3

　公司的規(guī)定、報告屬內(nèi)部文件，是公司機(jī)密，不得向外界傳播。但在業(yè)務(wù)上不得不向外界出示其內(nèi)容時，必須經(jīng)總務(wù)辦的書面同意。

　5.8.4

　總務(wù)辦保存已注明收件人、日期的簽收單。

　6

　附則 6.1

　本規(guī)定自批準(zhǔn)之日起實施。

　6.2 本規(guī)定有六個附件：

�。�1）規(guī)定分類 （2）

　公司規(guī)定、文件、報告會簽單 （3）公司規(guī)定（定期）修改通知書 （4）公司規(guī)定格式 （5）規(guī)定修改履歷表 （6）公司規(guī)定簽收單

　附件 1

　規(guī)定的分類

　級別分類 業(yè)務(wù)分類 編號 A 公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 1、公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定 A/01-00 B

　組織類規(guī)定 1、組織管理方面的規(guī)定 2、業(yè)務(wù)分擔(dān)的規(guī)定 3、委員會的規(guī)定 B/01-00 B/02-00 B/03-00 C

　業(yè)務(wù)類規(guī)定 1、營銷方面的規(guī)定 2、總務(wù)、后勤方面的規(guī)定 3、勞動、工資方面的規(guī)定 4、職業(yè)健康安全、環(huán)保方面的規(guī)定 5、財務(wù)方面的規(guī)定 6、技術(shù)與信息系統(tǒng)方面的規(guī)定 7、生產(chǎn)與制造技術(shù)及設(shè)備能源方面的規(guī)定 8、采購方面的規(guī)定 9、采購產(chǎn)量方面的規(guī)定 10、壓力容器方面的規(guī)定

　C/01-00 C/02-00 C/03-00 C/04-00 C/05-00 C/06-00 C/07-00 C/08-00 C/09-00 C/10-00

　附件 2 公司級規(guī)定、文件、報告會簽單 編號

　名稱

　性質(zhì) 新建 修改 廢除 主要內(nèi)容

　 編寫部門 部長

　科長

　負(fù)責(zé)人

　年

　月

　日 年

　月

　日 年

　月

　日 部門名稱

　相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 部門名稱

　 相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 部門名稱

　 相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 部門名稱

　 相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 部門名稱

　 相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 部門名稱

　 相關(guān)意見

　部長

　年

　月

　日 公司領(lǐng)導(dǎo)

　 相關(guān)意見

　總會計師 年

　月

　日 公司領(lǐng)導(dǎo)

　 相關(guān)意見

　副總經(jīng)理 年

　月

　日 公司領(lǐng)導(dǎo)

　 相關(guān)意見

　副總經(jīng)理 年

　月

　日 工會 □不征求 □征求 相關(guān)意見

　主席 年

　月

　日 批準(zhǔn)

　 年

　 月

　日

　管理部長

　年 月 日 總務(wù)辦 年

　月

　日

　附件 3 _______________部長

　公司級規(guī)定（定期）修改通知書 茲委托你部門對與己相關(guān)的規(guī)定作定期修改，規(guī)定名稱和完成日期見下表。本通知根據(jù)《公司級規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定》第 4.5.2 的內(nèi)容下達(dá)。

　按時完成為盼。

　總務(wù)辦_________________

　 ________年______月_____日

　序號 規(guī)定編號 規(guī)定名稱 發(fā)布日期 版次 主管部門 修改完成日期 完成情況

　 年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　年 月 日

　 注：公司級規(guī)定（定期）修改通知書以掃描電子版形式傳給各部門部長及文件管理負(fù)責(zé)人。發(fā)行部門將保留正規(guī)審批過的原件，以備查詢。

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