秘書信息工作教材

　秘書信息工作教材 信息工作>信息的分類[中級(jí)]

　 信息分類 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 要掌握信息分類的程序和方法，并在實(shí)際工作中能加以運(yùn)用。

　(二) 分類的程序 公關(guān)信息資料的分類是根據(jù)公關(guān)信息資料的特點(diǎn)來進(jìn)行的。特點(diǎn)相同的公關(guān)信息資料歸為一類，通常稱為母類。在母類下再劃分出不同的類別，叫子類。在子類下面還可根據(jù)具體情況劃分出若干小類，從而形成有秩序、有層次的一個(gè)分類體系。這就是公關(guān)信息資料分類的基本原理。根據(jù)這個(gè)基本原理，公關(guān)信息資料的分類過程一般可以分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：(1)辨類：即對(duì)公關(guān)信息資料類別的分辨。公關(guān)信息資料要?dú)w類，首先就必須辨類。只有通過辨類，才能把有關(guān)信息資料歸入到分類體系中的相應(yīng)類目。辨類實(shí)際上是對(duì)公關(guān)信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。(2)歸類：公關(guān)信息資料經(jīng)過辨類，就要進(jìn)行歸類。辨類和歸類是兩個(gè)不可截然分割的環(huán)節(jié)。歸類也就是從主題分析轉(zhuǎn)換成分類歸檔，即依據(jù)辨類的結(jié)果，使公關(guān)信息資料在分類體系中各就各位的過程。在歸類中，由于一件資料可能從不同的角度反映和表現(xiàn)不同的主題內(nèi)容，為了有效地利用，還有必要使用"互見"、"分析"、"參照"等辦法進(jìn)行多角度揭示。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 公關(guān)信息資料的分類可以有多種方法，通常有：1.按對(duì)象分類。這種方法常用于對(duì)書信等往來文件的分類。文件的名稱就是對(duì)象的姓名，取出文件一看，過去的書信往往一目了然，十分方便查閱。與此相仿，在公共關(guān)系工作中，根據(jù)不同的公共關(guān)系對(duì)象進(jìn)行分類，同樣可以收到類似的效果。2.按主題分類。這是一種根據(jù)公關(guān)信息資料所反映的主題進(jìn)行分類的方法。在大型公共關(guān)系機(jī)構(gòu)中，由于事物繁多，情況復(fù)雜，各種主題的活動(dòng)都可能開展，各種主題的信息資料都可能有大量搜集，因此，按主題分類，有利于集中地為相應(yīng)主題的公共關(guān)系活動(dòng)提供所需的信息資料保證。3.按形式分類。即將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報(bào)告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報(bào)刊文章等按形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時(shí)間細(xì)分，形成一種按形式匯集的文檔。這種分類有利于及時(shí)查找到同種形式的多件信息資料，但往往內(nèi)容主題不能集中。4.按來源分類。即將公關(guān)信息資料根據(jù)其來源作出分類，把相同來源的信息資料歸在一起。如，來自上級(jí)主管部門的信息、來自某一信息中心的信息、來自咨詢機(jī)構(gòu)的信息，來自組織內(nèi)某一部門的信息、來自消費(fèi)者方面的信息等。這種方法有利于對(duì)公關(guān)信息資料內(nèi)容的權(quán)威性、可靠性、真實(shí)性作出判斷，但綜合性能較差。5.按信息內(nèi)容分類。即根據(jù)公關(guān)信息資料所反映的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分。如，可將公關(guān)信息分為：組織狀況信息、公眾狀況信息、媒介狀況信息、環(huán)境狀況信息、公共關(guān)系案例等類。在各類之下，再依據(jù)其內(nèi)容情況區(qū)分為若干小類。這是公關(guān)信息分類中較好的一種方法。6.按通用分類表分類。即根據(jù)公關(guān)信息資料的情況，借助于"圖書資料分類法"或"檔案分類法"等進(jìn)行分類。一般地說，對(duì)于綜合性強(qiáng)。涉及面廣、擁有公關(guān)信息資料數(shù)量較多的公共關(guān)系咨詢公司的信息中心，可以考慮參用此法；對(duì)于公關(guān)信息資料較少的公關(guān)部門則沒有多大必要，而可以采用自編分類表的方法分類。

　(四)注意事項(xiàng)和要求 為了確保公關(guān)信息資料的分類做到準(zhǔn)確、適用，分類工作應(yīng)遵循一定的原則，主要的是：1.適用性原則。公關(guān)信息資料的分類。因此，必須遵循適用性原則，也即分類要本著以用為重的原則來進(jìn)行。2.綜合性原由。分類的目的不在于對(duì)公關(guān)信息資料進(jìn)行詳盡的區(qū)分，而是要進(jìn)行分類綜合化，即能使相應(yīng)的公關(guān)信息資料得以集中。因此，分類要貫徹綜合性原則。3.漸進(jìn)性原則。分類不能從細(xì)微之處開始，它應(yīng)按照下列順序進(jìn)行：上位概念(大分類)→中位概念(中分類)→下位概念(小分類)。只有這樣，才能保證分類工作的正常進(jìn)行。4.相斥性原則。即經(jīng)過分類而形成的類別都應(yīng)有著明確的定義，類別間不能有概念的重復(fù)和欠缺。若無

　法避免概念之間的重復(fù)和欠缺，還應(yīng)以其他方法，如說明等加以限定和補(bǔ)充。5.并置性原則，即經(jīng)過分類而形成的類別是相似概念或有關(guān)聯(lián)的概念，在分類體系中應(yīng)排列在相近的位置，而關(guān)聯(lián)性較小的應(yīng)排列在較遠(yuǎn)的位置。這樣便于對(duì)信息的查取和合理開發(fā)利用。

　信息工作>信息的存貯[中級(jí)]

　 信息存貯 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 能夠運(yùn)用信息存貯的方法。將文件、圖表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)、檔案材料等信息有序貯存，或輸入電子計(jì)算機(jī)或終端設(shè)備，存放起來，以備隨時(shí)調(diào)出使用。信息貯存，簡(jiǎn)單地說，就是建立信息庫(kù)。它不同于一般的物質(zhì)貯存，它需要進(jìn)行嚴(yán)格的登記、科學(xué)的編碼和有序的排列。

　(二)信息存貯的步驟 1.登記 信息工作人員(或機(jī)構(gòu))在獲得各種形式和內(nèi)容的信息資料后，首先要進(jìn)行登記，以建立存入的信息資料的完整記錄。信息資料的登記可分為總括登記和個(gè)別登記兩類�？偫ǖ怯浺话阒坏怯洸厝雰�(cè)數(shù)、種類及總額等，反映一個(gè)信息庫(kù)內(nèi)所藏入的信息資料的全貌。個(gè)別登記是對(duì)每一類，每一份，每一冊(cè)信息資料的詳細(xì)記錄，以便掌握各類信息資料的具體情況。登記的作用有以下幾個(gè)方面：可以掌握藏入信息資料的變化情況，發(fā)現(xiàn)缺漏，便于補(bǔ)充配套。

　2.編碼 信息資料的具體形成是多種多樣的。為了便于管理和利用，特別是為了適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理信息的要求，需要對(duì)各類信息資料進(jìn)行統(tǒng)一編碼。信息資料的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(可以是字母，如 26 個(gè)英文字母；也可以是數(shù)字，如 0~9 阿拉伯?dāng)?shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。它應(yīng)表現(xiàn)出信息資料的組成方式及其相互關(guān)系。

　信息資料編碼應(yīng)注意以下幾個(gè)原則：選擇最小值的代碼。因?yàn)榇�碼值的增加，工作人員的工作量也就隨之增加，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致差錯(cuò)率上升，給工作造成困難。盡可能地使用現(xiàn)有的編碼與通用符號(hào)，以便容易與其它方面銜接。編碼要考慮到發(fā)展遠(yuǎn)景，以便適應(yīng)社會(huì)生活的變化，在進(jìn)一步充實(shí)信息時(shí)不至于發(fā)生紊亂，能保持編碼的系列性。

　一般來說，信息資料編碼的步驟為：分析編碼的信息資料--選擇最佳的編碼方法--確定數(shù)碼的位數(shù)，以保證代碼能包含較多的內(nèi)容，為發(fā)展提供余地，并使代碼的含義直觀明確。在信息工作實(shí)踐中，人們創(chuàng)造了信息資料編碼的多種方法，運(yùn)用最廣泛的是分類編碼法。如：

　1000 ---- ××市場(chǎng)信息資料 1100 ---- ××市場(chǎng)紡織信息資料 1110 ---- ××市場(chǎng)化纖織品信息資料 1111 ---- ××市場(chǎng)純滌綸銷售信息 1112 ---- ××市場(chǎng)混紡織品銷售信息 1113 ---- ××市場(chǎng)毛滌織品銷售信息 …… 這種方法是利用阿拉伯?dāng)?shù)字的十進(jìn)位數(shù)，按后繼數(shù)字來分別信息資料的大小類，進(jìn)行單獨(dú)的編碼。采用這種編碼方法，左邊的數(shù)碼表示大類，向右排列的數(shù)碼依次標(biāo)示更細(xì)的小類：

　1000 ---- ××市場(chǎng)信息 2000 ---- ××市場(chǎng)信息 3000 ---- ××市場(chǎng)信息 4000 ---- ××市場(chǎng)信息 3.存放排列 科學(xué)地存放排列信息資料，是為了便于查找利用。這對(duì)于信息資料豐富、服務(wù)對(duì)象又多的單位來說，尤為重要。通常有四種排列方法：按來源部門排列。這就是按信息資料來源地區(qū)和部門(結(jié)合時(shí)間順利)依次排列。這種排列的優(yōu)點(diǎn)是便于查找信息源，但需較大的存放空間。按信息資料內(nèi)容排列。任何一件信息資料都有它確定的主要內(nèi)容，將資料內(nèi)容進(jìn)行分類后依次排列，便于查找利用。按資料形式排列。信息資料存在的形式多種多樣，如圖書、期刊、報(bào)紙、內(nèi)部資料、錄音帶等不同形式分類排列，便于做到存放整齊。信息資料的排列要按照各單位的具體情況來決定存放方法。原則是便于存放和查找。無論選用哪一種排列方法，一經(jīng)確定，就應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，當(dāng)然也要根據(jù)資料情況的變化而改變排列存放方式。

　4.信息檢索

　檢索就是從信息庫(kù)或信息資料檔案整體中找出所需要的信息資料。檢索分手工檢索和電子計(jì)算機(jī)檢索兩種。手工檢索信息資料，需要憑借檢索工具。檢索工具是了解和查找信息資料的入門依據(jù)。檢索工具能夠指明資料的存在，提供查找的線索；能夠提示信息資料的內(nèi)容，幫助人們比較、選擇和鑒別。因此信息資料的檢索關(guān)鍵是檢索工具。檢索工具有四大類，它們分別為：目錄、文摘、索引和信息資料指南。對(duì)信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確簡(jiǎn)化的再現(xiàn)。它的基本作用是用來識(shí)別或代替閱讀原文。文摘可分兩大類，一類是指示性文摘又稱簡(jiǎn)介，是一種篇幅簡(jiǎn)短的摘要；一類是報(bào)道性文摘，是原文要點(diǎn)的較詳細(xì)的摘要。索引，可分兩種，一種是篇目索引，用來指明資料的出處，另一種是內(nèi)容索引，即將資料中的事件、人名、地名等一一摘錄出來，分別按順序排列，并指明它們的出處。人們可以借助索引，查到隱藏于眾多而龐雜的資料中有關(guān)信息的出處。信息資料指南，這是一種新的檢索工具，目前正在陸續(xù)出現(xiàn)。如"手表行業(yè)指南"這種小冊(cè)子，既有歷史資料，又有近期資料。人們只要看看它，就可以對(duì)手表的歷史與現(xiàn)代有所了解。這是經(jīng)過高度加工了的信息資料檢索工具，實(shí)用價(jià)值很大。信息資料檢索工具，是對(duì)所貯存信息資料進(jìn)行再加工的一種產(chǎn)品。它的形式有書本式、期刊式、卡片式等等。資料工作人員理應(yīng)精心編制檢索工具，以便使繁雜的信息資料能夠及時(shí)廣泛地為人們所利用。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 任何一項(xiàng)工作都要按照一定的規(guī)律運(yùn)轉(zhuǎn)，信息工作也必須有一整套適應(yīng)自身特點(diǎn)的規(guī)范化的工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求。實(shí)踐表明，只有按照信息工作的規(guī)律，建立起嚴(yán)格的配套的工作制度，信息工作才會(huì)科學(xué)、正常、連續(xù)地運(yùn)轉(zhuǎn)，才能夠穩(wěn)定地提高工作效率和質(zhì)量。

　信息工作主要應(yīng)當(dāng)建立和完善以下一些制度。

　1.信息工作組織制度 信息工作部門應(yīng)有標(biāo)明本機(jī)構(gòu)職能及工作要求的說明；對(duì)其工作人員應(yīng)有體現(xiàn)職、責(zé)、權(quán)一致的職位規(guī)范及各項(xiàng)要求；對(duì)信息人員的組織、信息網(wǎng)絡(luò)的管理、信息工作的監(jiān)督等應(yīng)制定一套完整的內(nèi)部管理制度，保證信息工作進(jìn)入科學(xué)化管理的軌道。

　2.信息傳遞制度 首先，要制定定期下發(fā)《報(bào)送信息參考要點(diǎn)》制度，加以指導(dǎo)，引導(dǎo)基層信息機(jī)構(gòu)及時(shí)收集，報(bào)送對(duì)路的信息。其次，各級(jí)辦公部門對(duì)隸屬的網(wǎng)絡(luò)單位應(yīng)規(guī)定報(bào)送信息的數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間等要求，對(duì)重大問題和突發(fā)性事件要快收、快送，對(duì)漏報(bào)、遲報(bào)和誤報(bào)重要信息的要給予處理。再次，制定逐月、逐季、逐年各網(wǎng)絡(luò)單位信息報(bào)送、采用情況通報(bào)制度，鼓勵(lì)先進(jìn)，督促后進(jìn)。

　3.信息專報(bào)制度 專報(bào)工作實(shí)行專人、專題、專向，根據(jù)不同層次的不同需求，提高信息的有用率，對(duì)信息進(jìn)行合理分流。各級(jí)信息機(jī)關(guān)應(yīng)建立對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的信息專報(bào)制度，反映上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策需要的本地區(qū)、本部門的重要情況。這種信息針對(duì)性強(qiáng)，內(nèi)容集中，篇幅較短，有利于迅速編發(fā)傳遞，能有效地提高上報(bào)信息的質(zhì)量。

　4.信息專題分析制度 在不同時(shí)期，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的"熱點(diǎn)"確定專題，不定期地召集有關(guān)部門信息工作人員進(jìn)行專題分析研究。在開會(huì)之前三、四天先發(fā)書面通知，告訴會(huì)議議題，請(qǐng)信息工作人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)后要形成若干有情況、有分析、有建議的較高層次的專題材料。

　5.信息貯存制度 為了提高信息的使用率，需要對(duì)暫時(shí)不直接進(jìn)入使用的信息資料和已經(jīng)使用過的信息資料，分門別類加以貯存，以備查用。這一工作也需要用制度固定下來，防止信息資料的丟失、流散。

　6.信息編輯制度 規(guī)定信息編輯必須及時(shí)閱讀處理當(dāng)日各種信息稿件，按輕重緩急提出處理意見。對(duì)要件、急件做到不漏送、不誤時(shí)，編輯時(shí)要根據(jù)服務(wù)層次的不同，堅(jiān)持適用對(duì)路原則，注重信息的綜合開發(fā)和深度加工，避免并力求杜絕政治錯(cuò)誤的重大事實(shí)失真，重要材料要復(fù)校，有重大文字改動(dòng)的內(nèi)容，要經(jīng)審稿簽發(fā)者同意。

　7.信息審批制度 為保證信息的質(zhì)量，盡量減少差錯(cuò)和失誤，編發(fā)信息資料要規(guī)定一定的審批環(huán)節(jié)，審批手續(xù)不應(yīng)太繁瑣。審批單位或?qū)徟�人�?yīng)做到隨送隨審，提高工作效率，確保信息的時(shí)效性。

　8.信息反饋和催辦制度 對(duì)上級(jí)的重要決策、重要文件、重大工作部署和發(fā)布的重要信息，本級(jí)和基層管理機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行得如何，有什么反映，信息網(wǎng)絡(luò)單位要及時(shí)層層反饋。這項(xiàng)工作也需要用制度確定下來，保證落實(shí)，并責(zé)任到人。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)同志批示的信息和反映重要的問題的信息，信息工作部門應(yīng)制定催辦函。及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)部門和地區(qū)查辦，并要求按時(shí)辦理落實(shí)，及時(shí)反饋辦理結(jié)果。

　9.評(píng)獎(jiǎng)制度 對(duì)信息專稿，采用稿和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示都要逐項(xiàng)分類登記，按信息質(zhì)量高低，采用范圍，實(shí)行記分制。信息先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人按累計(jì)總分由高到低決定獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)。

　10.通聯(lián)制度 網(wǎng)絡(luò)單位之間除了加強(qiáng)經(jīng)常性的聯(lián)系外，地、市、縣的黨政辦公室還可以采用信息人員定期碰頭的辦法，不定期地印發(fā)信息需求要點(diǎn)，廣泛收集信息，對(duì)帶傾向性的問題共同進(jìn)行分析研究，并且利用這種形式交流經(jīng)驗(yàn)，互相促進(jìn)，共同提高信息工作效率。

　(四)注意事項(xiàng)和要求 1.存貯的信息要有價(jià)值 信息如汗牛充棟，范圍廣泛，內(nèi)容豐富，任何組織想要將所有的公關(guān)信息集中存貯，既無此可能，也無此必要。因此，相對(duì)于組織來說，主要應(yīng)存貯哪些業(yè)經(jīng)處理，對(duì)組織的公共關(guān)系工作具有重要作用或長(zhǎng)效作用的有價(jià)值的信息，這樣才是合理的�；�于這樣一個(gè)認(rèn)識(shí)，組織的公關(guān)信息存貯首先就要求進(jìn)行公關(guān)信息價(jià)值的判斷，應(yīng)從當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)，特別應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來判斷公關(guān)信息的存貯價(jià)值，以保證存貯的公關(guān)信息的有用性。

　2.存貯的信息要方便利用 存貯的目的是為了利用，所以要方便利用。方便利用的核心問題是要方便檢索。這就要求存貯信息必須按信息檢索的要求進(jìn)行，主要應(yīng)做到集中化，即集中存貯信息的物理性載體；有序化，即做到按一定的秩序進(jìn)行排列存放；科學(xué)化，即存貯要符合科學(xué)規(guī)律和客觀要求，使存貯系統(tǒng)成為一種信息的有機(jī)整體；實(shí)用性，即存貯要做到方便索取，方便利用。具體在存貯過程中便要做到登錄準(zhǔn)確、分類合理、編碼科學(xué)、存放有序，這樣才能真正達(dá)到滿足檢索要求、實(shí)現(xiàn)方便利用的目的。

　3.存貯要逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化 由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息的載體已從記憶、文字、印刷等直接記錄，發(fā)展到復(fù)印資料、聲像資料、縮攝資料、機(jī)讀資料等。由于激光技術(shù)、全息攝影技術(shù)等新技術(shù)的發(fā)展，更使存貯信息的密度大大增加，因而可以極大地節(jié)省存貯空間，有效存貯信息。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，更使信息的存貯和自動(dòng)檢索融為一體，更有利于實(shí)現(xiàn)信息存貯的集中化和住處檢索的高速化，因而可以使住處發(fā)揮更為有益的作用。基于這樣一些情況，信息存貯應(yīng)盡可能利用現(xiàn)代化的存貯手段，以逐步實(shí)現(xiàn)信息存貯的現(xiàn)代化。

　信息工作>信息的篩選[高級(jí)]

　 信息篩選 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 能運(yùn)用信息篩選的方法，對(duì)原始信息資料進(jìn)行選留，能選留出信息含量大、有實(shí)用價(jià)值的信息。

　(二)運(yùn)用信息篩選的方法進(jìn)行信息篩選 1.信息篩選的步驟 在信息篩選過程中，一般按以下步驟進(jìn)行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認(rèn)真選擇信息材料；三是對(duì)不完全的信息材料進(jìn)行修正、增補(bǔ)，進(jìn)行精加工。

　2.信息篩選的方法 信息的篩選實(shí)際上是對(duì)原始信息資料的選留過程。對(duì)原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實(shí)用選留，這是根據(jù)當(dāng)前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進(jìn)行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當(dāng)前需要；后者要求信息有廣度，并具有長(zhǎng)期利用價(jià)值。因此，公關(guān)信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價(jià)值的信息，又從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，考慮到信息的系統(tǒng)性和連續(xù)性以及未來的潛在需要，選取留有保存價(jià)值的信息。

　信息篩選的方法通常有：

　(1)查重法。即剔除內(nèi)容重復(fù)的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環(huán)節(jié)的無效勞動(dòng)。當(dāng)然這種方法也并非一味重復(fù)，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復(fù)本，以供一定情況下的多人使用。

　(2)時(shí)序法。即按時(shí)間順序?qū)�公關(guān)信息資料進(jìn)行取舍。在同一內(nèi)容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時(shí)間區(qū)間內(nèi)更有價(jià)值，特別是對(duì)于來自文獻(xiàn)中的信息資料，更需選擇時(shí)間最近的予以留存。

　(3)類比法。即將同類型的信息進(jìn)行比較，哪能個(gè)信息量大，哪個(gè)更能反映事物的本質(zhì)問題，則選留下來；反之，則剔除。當(dāng)然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質(zhì)也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補(bǔ)充內(nèi)容，或?qū)�公共關(guān)系工作有啟發(fā)作用，也應(yīng)予選留，不能一概剔除。

　(4)專家評(píng)估法。即對(duì)某些專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)的信息，公關(guān)信息人員一時(shí)難以確定其取舍問題，可以請(qǐng)有關(guān)專家或?qū)�業(yè)人員進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)其評(píng)估結(jié)果，結(jié)合本組織當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要綜合考慮選留和剔除問題。

　(5)老化規(guī)律法。這主要是針對(duì)文獻(xiàn)信息資料而言的，文獻(xiàn)學(xué)認(rèn)為，文獻(xiàn)的使用價(jià)值隨時(shí)間而逐漸降低，甚至完全失去參考價(jià)值，這就是老化規(guī)律。一般來說，文獻(xiàn)的利用率第一年最高，以后逐漸下降，呈等級(jí)分布狀態(tài)，文獻(xiàn)的老化情況在文獻(xiàn)學(xué)中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學(xué)科目前尚在利用的全部文獻(xiàn)的一半是在近期內(nèi)多長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)發(fā)表的。一般地說，半衰期越長(zhǎng)，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻(xiàn)信息資料的篩選應(yīng)對(duì)其行文年代及本學(xué)科文獻(xiàn)老化的半衰期兩方面進(jìn)行考察，以便確定取舍。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 信息工作的簡(jiǎn)要程序：

　信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個(gè)程序組成。其中每個(gè)程序又可細(xì)分為幾個(gè)環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

　信息工作的收集包括信息源開發(fā)及信息搜集等基礎(chǔ)工作，是一個(gè)廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對(duì)原始信息進(jìn)行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉(zhuǎn)化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。信息按程序存貯后，便完成了變?cè)�始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統(tǒng)信息的過程。下一階段的工作就是充分發(fā)揮現(xiàn)已掌握的信息的作用，體現(xiàn)信息的價(jià)值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項(xiàng)制度保障信息接收情況能及時(shí)得到反饋，實(shí)現(xiàn)信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環(huán)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開發(fā)和利用信息，使信息不斷

　地增值，發(fā)揮更大的效能，最終達(dá)到服務(wù)于決策，推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展，提高工作效率這一根本目的。

　(四)注意事項(xiàng)和要求 信息篩選是信息處理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。信息篩選對(duì)提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整和新穎。

　準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是信息的生命。準(zhǔn)確就是要真實(shí)、全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。信息工作人員在篩選時(shí)，一定要嚴(yán)格把好準(zhǔn)確關(guān)，重點(diǎn)審核以下三個(gè)方面的情況：

　1.信息的內(nèi)容是否根據(jù)有關(guān)方針、政策聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實(shí)際，抓住在實(shí)際工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題。

　2.內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。

　3.人名、地名、單位及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

　及時(shí)。這是由信息時(shí)效性的特征決定的。由于社會(huì)動(dòng)態(tài)發(fā)展變化快，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)此十分關(guān)注。信息工作人員在篩選時(shí)，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時(shí)間上的連續(xù)性。

　完整。一篇完整的信息材料，對(duì)所涉及的問題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢(shì)等都要交待清楚。信息工作人員在注意"完整"方面，應(yīng)考慮以下四點(diǎn)：

　1.是否有潛在的因素暫時(shí)未表露； 2.充分利用反映事物發(fā)展階段性的信息，切忌片面強(qiáng)調(diào)完整而坐失良機(jī)； 3.有無只報(bào)喜不報(bào)憂或多報(bào)喜少報(bào)憂的問題； 4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。

　新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點(diǎn)有新意。比較有新意的信息主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

　1.對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有新意。如有指導(dǎo)意義的講話精神； 2.本單位在兩個(gè)文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題； 3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點(diǎn)；涉及面較大的社會(huì)新動(dòng)態(tài)； 4.知名人士和各界群眾提出的有價(jià)值的新建議； 5.行之有效的經(jīng)驗(yàn)等等。

　除上述四項(xiàng)原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關(guān)系全局的重要信息。政策性、思想性、動(dòng)態(tài)性的建設(shè)性和破壞性較強(qiáng)的信息。信息人員要密切注意：

　1.國(guó)家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實(shí)情況； 2.社會(huì)與自然兩方面發(fā)展的重大成果及突發(fā)事件； 3.本單位的思想、經(jīng)營(yíng)情況等的動(dòng)態(tài)信息； 4.管理危機(jī)的隱患及其征兆等等。

　信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發(fā)現(xiàn)重大信息，為領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)測(cè)提供可靠性的保證。

　信息工作>信息的整理[高級(jí)]

　 信息整理 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 能夠運(yùn)用信息整理的各種方法，對(duì)原始信息進(jìn)行選擇判斷，通過分析和加工等一系列信息處理的過程，使原始信息變?yōu)橐子谟^察、傳輸?shù)男问�，使之成為有價(jià)值的信息。

　(二)運(yùn)用信息整理的方法整理信息 1.信息資料的鑒別方法 對(duì)信息資料的真?zhèn)�、�?zhǔn)確性和價(jià)值進(jìn)行鑒別最常用的方法是信息工作者的經(jīng)驗(yàn)判斷。這對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人來說，是一種便捷、有效方法。但要進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)鑒別，經(jīng)常還使用以下幾種方法。一是邏輯分類法。即對(duì)原始信息資料中所敘述的事實(shí)和分析問題的方式進(jìn)行邏輯分析，看哪些事實(shí)和分析是確實(shí)可信的，哪能些是違背事實(shí)和邏輯規(guī)律的，哪些存在疑問需要進(jìn)一步查證；二是數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。即對(duì)原始信息資料中的數(shù)據(jù)和定性分析，運(yùn)用數(shù)理模式進(jìn)行計(jì)算鑒定，看其數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確，分類是否合理，是否是結(jié)論一致等；三是調(diào)查核實(shí)法。即對(duì)原始信息資料的某些事實(shí)，通過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查或向報(bào)送信息的單位、被反映情況的單位以及相關(guān)單位核實(shí)調(diào)查，或與權(quán)威性材料進(jìn)行對(duì)照，看其是否真實(shí)可靠；四是比較鑒定法。即將要鑒定的信息資料所反映的內(nèi)容與相關(guān)事物的有關(guān)情況相比較，或與有關(guān)的縱向情況比較，從而鑒定該信息內(nèi)容是否符合客觀事物的發(fā)展規(guī)律。

　2.信息資料的選擇方法 經(jīng)過鑒別的信息材料，還要嚴(yán)格進(jìn)行選擇。在對(duì)原始信息的選擇過程中， 要注意的一是要突出主題思想，凡是與反映信息主題無關(guān)的資料，要毫不猶豫地剔除。二是要注重典型性，要從大量原始信息中發(fā)掘出那些能夠提示事物本質(zhì)的典型信息。三是要富有新意，要盡可能抓住那些能反映客觀事物新變化的信息；四是要具有特點(diǎn)，必須從各種事物的實(shí)際出發(fā)，有所側(cè)重地開發(fā)信息具有特點(diǎn)的東西。

　3.信息資料的核實(shí)方法 在編寫信息資料過程中要認(rèn)真地核對(duì)查實(shí)。特別在撰寫成稿之后，信息工作者還要進(jìn)行一次認(rèn)真的核實(shí)。有些情況、數(shù)據(jù)、結(jié)論，還要與提供信息的單位或相關(guān)方面進(jìn)行核實(shí)，使信息準(zhǔn)確無誤。

　4.信息資料的分析方法 信息綜合點(diǎn)面結(jié)合法。把反映同類問題的信息加以集中和歸納，與全局性的情況結(jié)合起來或放在全局大背景下統(tǒng)籌考慮，然后從中找出帶有普遍性、規(guī)律性的問題，使原始信息增加廣度和深度，從而提高信息的價(jià)值。這是信息綜合處理中較為常用的方法。

　信息綜合定性、定量分析法。定性分析，是對(duì)信息反映的事物的性質(zhì)分析，通過分析確定事物質(zhì)的規(guī)律性和本質(zhì)性。定量分析是對(duì)信息所反映事物量的分析，分析事物構(gòu)成要素的數(shù)量，把握其變化及其對(duì)事物構(gòu)成的影響，提示事物的數(shù)量界限和要素間的關(guān)系。實(shí)際工作中，有些信息材料只是擺出一堆數(shù)字，缺乏對(duì)事物的本質(zhì)分析；有的信息分析與定量分析結(jié)合起來，才能提高信息的準(zhǔn)確性、深刻性和實(shí)用性。

　反映現(xiàn)狀與預(yù)測(cè)未來信息綜合分析法。未來信息也就是預(yù)測(cè)信息，是根據(jù)客觀事物的發(fā)展規(guī)律推測(cè)判斷其未來發(fā)展趨勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和宏觀調(diào)控的重要依據(jù)，信息工作者要學(xué)會(huì)信息預(yù)測(cè)，善于從現(xiàn)狀信息中找到事物發(fā)展變化的趨勢(shì)和規(guī)律，深入開掘，比較準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)未來，從信息綜合分析中將現(xiàn)狀信息與預(yù)測(cè)信息密切地結(jié)合起來，盡可能多、準(zhǔn)確地提供預(yù)測(cè)信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策服務(wù)。

　5.信息資料的編寫方法 信息資料的編寫。信息的編寫是指對(duì)信息資料進(jìn)行再加工(取舍、充實(shí)、完善、提高及技術(shù)處理)，挖掘信息的深層價(jià)值，在編寫過程中，不僅要做到在內(nèi)容上取舍準(zhǔn)確，詳略得當(dāng)，而且要精心遣詞造句，反復(fù)推敲，用精練的語(yǔ)言，盡量少的文字，容納最大的信息量。通常應(yīng)重視的，一是要主題鮮明。這是信息資料的重要之處。要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮使信息表達(dá)的意思高度凝聚。一般情況下，一篇信息資料，切不可貪大求全，面面俱到，以致枝蔓過繁，淹沒主題。二是標(biāo)題新穎。新穎的標(biāo)題可以吸引讀者，引人注目。信息的標(biāo)題要比文章的標(biāo)題短，通常不設(shè)副標(biāo)題，既要盡可能做到直截了當(dāng)，言簡(jiǎn)意賅，又要生動(dòng)、鮮明，

　起到畫龍點(diǎn)睛的作用。三是結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)。盡量減少層次和段落，信息的開頭不宜加導(dǎo)語(yǔ)，要開門見山，落筆入題。上下聯(lián)系、轉(zhuǎn)換要簡(jiǎn)潔、精煉，過渡自然；結(jié)尾要簡(jiǎn)短而質(zhì)樸，意盡而言止，做到層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，詳略得當(dāng)，自然和諧。四是要語(yǔ)言凝練，要簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂，切不可生造詞語(yǔ)，要力求規(guī)范化。要有必要的概括，但不能過于抽象、言之無物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使信息失真。

　信息主題的提煉。信息的主題是全篇信息的內(nèi)核和中心。提煉主題就是要在充分占有材料的基礎(chǔ)上，從中提煉出要說明的主要問題或基本思想，主題應(yīng)該正確、集中、鮮明、深刻。正確就是要反映客觀事物的本質(zhì)及其運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律，不能錯(cuò)誤地、歪曲地反映，也不能以偏概全；集中，就是要集中說明一個(gè)問題重點(diǎn)突出，高度凝聚，避免貪大求全，龐雜分散；鮮明，就是要主題清楚，表述透徹，不是含糊其詞，晦澀朦朧；深刻，就是主題要有一定的高度和深度，能體現(xiàn)出事物發(fā)展趨向，不能僅僅停留在一些零碎的、表面的現(xiàn)象上，輕描淡寫，就事論事。這就需要對(duì)原始信息資料進(jìn)行認(rèn)真分析，進(jìn)行必要的綜合和歸納，找出事物之間的相互聯(lián)系，總結(jié)出規(guī)律性的東西。綜合歸納的過程，就是提煉主題，產(chǎn)生的效果就不一樣，即使一兩句話的短信息，也需要提煉主題，選擇最佳的角度去反映，特別是涉及宏觀決策的較重要的信息，對(duì)原始信息更要進(jìn)行全面分析，只有對(duì)歷史的、現(xiàn)狀的和未來的，以及縱向橫向等多方面進(jìn)行比較分析，才能明確主題思想，準(zhǔn)確地提出具有參考價(jià)值的信息。

　信息內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)指表現(xiàn)形式，是為內(nèi)容服務(wù)的，形式與內(nèi)容應(yīng)是統(tǒng)一的整體。信息結(jié)構(gòu)的基本要求一是簡(jiǎn)短，選取最能說明問題的材料，省去一切可有可無和多余的東西，把篇幅壓到最短的限度；二是嚴(yán)謹(jǐn)，觀點(diǎn)與材料一致，聯(lián)系緊密，脈絡(luò)清晰，文筆流暢，簡(jiǎn)而不漏；三是主次分明，詳略得當(dāng)；四是靈活，按內(nèi)容需要，自由組織，允許跳躍，允許少頭少尾�？砂炎钪匾�、最新鮮、最需要信息接受者首先要知曉的信息內(nèi)容放在最前面，開門見山地以極短的文字?jǐn)⑹鲋饕�事�?shí)，表達(dá)重要觀念，然后按照事實(shí)材料的重要程度、輕重緩急有序地排列。如寫一條重要問題信息，首先要說明產(chǎn)生了什么問題及引起或?qū)⒁�引起的后果，使信息接受者一看便知道是什么問題及問題的嚴(yán)重性，然后可具體說明問題產(chǎn)生的過程和原因，提出解決問題的辦法。這樣，全則信息主次分明，層次清楚，適合讀者的心理要求。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 1.信息資料加工的形式 信息加工的三種形式。信息的加工是秘書人員對(duì)原始信息再認(rèn)識(shí)、進(jìn)行提煉，使之更能反映事物本質(zhì)和特征的過程。其加工的形式歸納起來，主要有以下幾種：一是綜合加工。即圍繞某一問題的需要，將與之相關(guān)的同類、近似或相反的原始信息匯集在一起，并作為一個(gè)整體加以研究的深加工過程，這種綜合加工，不是簡(jiǎn)單地羅列或拼湊，而是各種相關(guān)信息的有機(jī)結(jié)合，其綜合的程度，在日常工作中主要表現(xiàn)為兩種情況，即簡(jiǎn)單的綜合加工和復(fù)雜的綜合加工，前者是對(duì)相關(guān)信息的一般整理和歸納，如寫生產(chǎn)報(bào)表，情況綜述等。二是提煉加工。指從各種信息中攝取所需要的信息深加工過程，如主題、觀點(diǎn)、材料的提煉等。有共性提煉，即從反映同一問題、但不同領(lǐng)域或不同性質(zhì)的信息中，提取出相同的特點(diǎn)、相同的經(jīng)驗(yàn)、具有某些共同規(guī)律的信息加工過程。如某項(xiàng)新政策的出臺(tái)，某種法規(guī)的制定，某項(xiàng)方案的選擇等，大多采用共性提煉的形式。有特性提煉，即從反映同一問題并具有相同或相似的信息中，提取不同特點(diǎn)、不同經(jīng)驗(yàn)、不同規(guī)律的信息加工過程，如某項(xiàng)政策的貫徹，某項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)的推廣，某項(xiàng)改革方案的實(shí)施，就要從諸多信息中進(jìn)行特性提煉。有典型提煉，即從反映同一問題，但時(shí)間、空間、性質(zhì)等存在某些差異中的信息中，提取有代表性，傾向性信息的加工過程。如有些工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、重大動(dòng)態(tài)性信息的編寫等，一般常采取典型提煉的方法。三是推導(dǎo)加工。指根據(jù)已知消息，運(yùn)用邏輯推理而得出新結(jié)論的信息加工過程。常用的有判斷推導(dǎo)和預(yù)測(cè)推導(dǎo)，前者是在同一時(shí)間條件下，根據(jù)已知判斷未知的信息加工過程，以回答"現(xiàn)在究竟怎樣"的問題；后者是在同一時(shí)空條件下，根據(jù)過去、現(xiàn)在推導(dǎo)未來的信息加工過程，以回答"將來怎樣"或"可能怎樣"的問題。

　2.信息綜合處理的常用方式 綜合處理信息的常用方式，一是根據(jù)信息所具有的兼容性，把來自不同角度和各個(gè)方面的信息兼收并蓄，從而發(fā)掘事物整體的內(nèi)在規(guī)律性；二是把無序的信息圍繞一條主線有機(jī)地組合起來，系統(tǒng)地揭示事物的本質(zhì)特征；三是對(duì)內(nèi)容相互對(duì)立的信息，既要有保留發(fā)揮，又要有摒除否定，在表現(xiàn)內(nèi)容對(duì)立的信息中探求實(shí)質(zhì)；四是對(duì)信息價(jià)值進(jìn)行思考，作出合乎邏輯的推導(dǎo)和升華，達(dá)到舉一反三，見微知著的效果；五是在紛雜的信息中，選取能夠反映事物總

　體特征的具有代表性的個(gè)別信息從此條信息來比較全面地認(rèn)識(shí)一個(gè)系統(tǒng)的大體情況。以上諸方式可根據(jù)不同情況，靈活選用。

　3.信息的開發(fā) 信息的開發(fā)是指對(duì)人類社會(huì)的信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以全面、準(zhǔn)確、深刻地掌握事物的本質(zhì)特征和內(nèi)在規(guī)律，獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息。信息開發(fā)的要求是擴(kuò)展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質(zhì)量，創(chuàng)造最佳服務(wù)效果。在實(shí)踐中，不少地區(qū)或單位往往是消息性信息多，綜合性信息少；滯后性信息多，預(yù)測(cè)性信息少；隨機(jī)性信息多，系統(tǒng)性信息少；原始信息多，深加工信息少。這種現(xiàn)象若不能及時(shí)改變，信息工作就會(huì)走彎路，就會(huì)退化和萎縮。通過各種信息渠道收集的原始信息，豐富而龐雜，如果不進(jìn)行深入開發(fā)整理，一攬子提供給領(lǐng)導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)者的精力、時(shí)間和關(guān)注點(diǎn)就會(huì)被紛繁的原始信息所淹沒，不利于科學(xué)決策和提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，這就要求秘書人員對(duì)大量的、零散的、隨機(jī)的、個(gè)別的信息進(jìn)行加工、提煉和概括，開發(fā)出全面的、系統(tǒng)的高層次信息。從利用的角度看，綜合性、預(yù)測(cè)性、系統(tǒng)性信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的科學(xué)決策，對(duì)推動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展具有更大、更直接的參考咨詢價(jià)值。信息部門必須重視信息的綜合開發(fā)，努力使提供的信息更深刻、更廣泛、更科學(xué)、更具代表性。

　一般來說信息開發(fā)主要通過以下途徑：一是拓寬信息渠道，大力發(fā)展基礎(chǔ)信息，盡可能廣泛地及時(shí)地把組織內(nèi)外的相關(guān)信息收集起來。二是加強(qiáng)綜合分析，提高信息的廣度和深度，反映出事物的本質(zhì)和規(guī)律，預(yù)測(cè)事物的發(fā)展方向。三是注重概括提煉，提高信息的精度和純度，從大量原始信息中提取蘊(yùn)含事物的普遍性和規(guī)律性的高層次信息。四是開展調(diào)查研究，提高信息的可信性和可用性，從而提高信息利用的效率。五是建立一支高水平的信息隊(duì)伍，加強(qiáng)專業(yè)力量。

　(四)注意事項(xiàng)和要求 1.要有廣度。所謂要有廣度，是指綜合出的信息材料面要寬，情況和問題要全面。這就需要豐富、翔實(shí)的信息材料，在這基礎(chǔ)上分析綜合才能具有一定的覆蓋面。

　2.要有深度。是指綜合出的信息材料要有情況、有分析、有對(duì)策。具體要求是：要恰如其分；要有必要的事實(shí)數(shù)據(jù)；要有分析和建議。這樣才能供領(lǐng)導(dǎo)層作決策時(shí)參考。

　信息工作>信息的傳遞[高級(jí)]

　 信息傳遞 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 信息的傳遞，是指將經(jīng)過整理后的信息，及時(shí)傳遞給接收人，使信息本身具有的潛在價(jià)值，通過傳遞轉(zhuǎn)移成為實(shí)用價(jià)值，并在實(shí)際工作中發(fā)揮作用。本節(jié)要求，能根據(jù)不同信息、不同的傳遞要求，選擇相應(yīng)的傳遞方式，使信息能迅速、準(zhǔn)確、安全地傳遞給接受者。

　(二)運(yùn)用信息傳遞的方法傳遞信息 1.口頭傳遞�？陬^傳遞即通過口說把信息傳遞給接收者。好處是直接、簡(jiǎn)便、迅速、經(jīng)濟(jì)、可解釋、可詢問；缺點(diǎn)是容易因語(yǔ)音不清出現(xiàn)失誤、除錄音外不便貯存、只能一次性使用、發(fā)生差錯(cuò)也查而無據(jù)。

　口頭傳遞方式主要有：電話傳遞。電話傳遞跨越空間，迅速方便，所以廣泛使用。有的信息工作機(jī)構(gòu)為提高效率和效果，還安裝了長(zhǎng)途直撥、無線電話、錄音電話，但也受到條件的限制，如撥不通、中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、音質(zhì)差、聽不清等。錄音傳遞。錄音傳遞具有可保存、可多次使用的特點(diǎn)，但需要較高的費(fèi)用，如配置錄音和放聲設(shè)備。

　2.書面?zhèn)鬟f。書面?zhèn)鬟f是把信息用文字、數(shù)據(jù)或圖表表示出來，借助一定的載體進(jìn)行傳遞。優(yōu)點(diǎn)是規(guī)范、清晰、易于貯存、核查、可作多次合作。缺點(diǎn)是由于環(huán)節(jié)多，如編寫、打印、分發(fā)、技術(shù)操作、投送等，費(fèi)用較高，速度受到一定影響。

　書面?zhèn)鬟f的方式主要有：電報(bào)。電報(bào)快捷濃縮性強(qiáng)，目前電報(bào)傳遞信息根據(jù)密級(jí)要求可采用"明傳電報(bào)"、"明碼電報(bào)"和"密碼電報(bào)"，這種信息傳遞方式在信息容量上受到限制。電話傳真。電話傳真可以把信息產(chǎn)品按照原本面目?jī)A刻之間由此達(dá)彼，不僅是有高速度、保真性強(qiáng)的特點(diǎn)，而且操作使用方便。國(guó)務(wù)院與各省、直轄市、自治區(qū)政府之間的傳真網(wǎng)絡(luò)于 1986年即已建成，省際之間、市之間、縣際之間以及縱向溝通的傳真網(wǎng)絡(luò)也發(fā)展很快。

　3.影像傳遞。利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，真實(shí)性、直觀性和感染力非常強(qiáng)烈。安徽省在今年遭遇歷史罕見的洪澇災(zāi)害期間，各級(jí)政府充分利用影像手段，反映災(zāi)情和抗災(zāi)活動(dòng)，取得了十分突出的效果。但是這種傳輸方式代價(jià)較大，普遍配置設(shè)備還不具備條件，至于類似這類可視性電視傳遞信息手段，除閉路電視信息傳遞已開始使用外，電話電視、傳真電視的應(yīng)用尚需相當(dāng)?shù)倪^程。

　4.電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳遞。這是隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展，而逐步進(jìn)入政務(wù)信息傳遞領(lǐng)域的傳輸手段。電子計(jì)算機(jī)是一種自動(dòng)高速地進(jìn)行大量計(jì)算和邏輯分析判斷的、信息資料傳輸功能比較齊全的綜合性電子設(shè)備。利用電子計(jì)算機(jī)，可以將雙方收集、存貯在計(jì)算機(jī)內(nèi)的信息資料直接進(jìn)行交換和聯(lián)網(wǎng)(包括脫機(jī)聯(lián)網(wǎng)和在線聯(lián)網(wǎng))，實(shí)現(xiàn)信息傳遞。

　5.機(jī)要交換。凡上報(bào)、下發(fā)或橫向傳遞信息材料，都可以通過機(jī)要交換部門進(jìn)行傳遞。這種方式具有傳遞范圍廣的優(yōu)點(diǎn)，也適合傳遞篇幅較長(zhǎng)的信息材料。機(jī)要交換傳遞方式的缺點(diǎn)是速度較慢，不適合緊急情況的傳遞。

　6.專人傳送。對(duì)于絕密的緊急的信息材料，可以采取派專人遞送的方式。橫向部門比較重要的信息材料，也可派人專送。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 1.信息傳遞的概念 信息傳遞是以信息提供者(信源)為起點(diǎn)，通過傳播媒介(信道)，傳遞給信息接收者(信宿)的過程。

　2.信息傳遞的制度 傳遞的制度 為保證信息傳遞正常運(yùn)行，有必要制訂相關(guān)的制度。

　信息稿件，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審核。當(dāng)確認(rèn)信息稿件的內(nèi)容、發(fā)送單位準(zhǔn)確無誤后，方可簽發(fā)。

　限時(shí)傳遞。對(duì)擬傳遞的信息，應(yīng)確定傳出時(shí)間，以保證信息的時(shí)效。傳遞人員不得無故拖延，違者應(yīng)予批評(píng)。

　安全保障。擬傳遞信息，應(yīng)明確是否具有機(jī)密性。凡屬機(jī)密信息，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)劃出密級(jí)，確定發(fā)送范圍，然后才能傳遞。如通過機(jī)要交換或郵寄，在裝封、投遞中應(yīng)進(jìn)行登記。

　(四)注意事項(xiàng)和要求

　不同的信息性質(zhì)和內(nèi)容有不同的信息傳遞要求。而迅速、適用、準(zhǔn)確、保密則是各種信息傳遞的共同要求。迅速，不僅是傳遞效率上的要求，而且是關(guān)系到信息時(shí)效性的根本性要求，信息必須及時(shí)迅速傳遞，否則就會(huì)使信息的價(jià)值降低甚至失去使用價(jià)值，也就傳遞的信息要對(duì)路，要針對(duì)不同信息服務(wù)對(duì)象的需求，提供不同信息。一般來說，信息的價(jià)值由其本身的價(jià)值和對(duì)使用者的應(yīng)用價(jià)值所決定的。信息本身的價(jià)值是固有的，而其應(yīng)用價(jià)值則因人因時(shí)因事因地而異，對(duì)某一方面具有很重要應(yīng)用價(jià)值的信息，傳遞給不相關(guān)的方面則不一定適用，因此，信息傳遞要適用對(duì)路，要特別注意研究不同服務(wù)對(duì)象的不同需求，按需傳遞，以增強(qiáng)信息的適用性。準(zhǔn)確，要求信息內(nèi)容在傳遞中不變形扭曲，準(zhǔn)確無誤。保密，要求傳遞者根據(jù)信息內(nèi)容的秘密程度，選擇適當(dāng)?shù)膫鬟f方式和嚴(yán)格控制傳遞范圍，并建立健全必要的保密制度，采取必要的保密措施。

　信息工作>信息的傳遞[高級(jí)]

　 信息反饋 (一)學(xué)習(xí)目標(biāo) 能掌握信息反饋的方式、方法，及時(shí)收集反饋信息，供領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)整或補(bǔ)充原來的決策。能了解、熟悉信息反饋的相應(yīng)知識(shí)。

　(二)信息反饋的步驟及方式 1.信息反饋工作的幾個(gè)步驟 (1)健全反饋制度 為了有效地爭(zhēng)取信息反饋，公共關(guān)系機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全反饋制度。首先，應(yīng)考慮建立某種機(jī)制，使公眾的反饋信息能夠得以傳達(dá)到組織，如采取反饋獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓及時(shí)反饋者感到有名可得，有利可圖，或名或利，在所不限。其次，要建立反饋信息搜集制度，要求公關(guān)信息人員主動(dòng)地去獲取有關(guān)反饋信息。再次，要建立公眾聯(lián)系制度，通過各種形式的活動(dòng)，如人際交往、專題活動(dòng)等，加強(qiáng)與公眾的聯(lián)系，為公關(guān)信息人員搜集反饋信息和公眾表達(dá)反饋信息提供良好的機(jī)會(huì)和條件。

　(2)優(yōu)選反饋模式 組織公關(guān)信息的反饋也是有一定的模式的。就組織內(nèi)部公關(guān)信息反饋而言，更是有一定的模式可依的。組織內(nèi)部公關(guān)信息反饋的模式一般有兩種：一種是串行式反饋；一種是并行式反饋。串行式反饋是按系統(tǒng)層次逐級(jí)進(jìn)行的；并行式反饋則是可以越級(jí)的，基層單位和個(gè)人可以越級(jí)向高級(jí)機(jī)關(guān)反饋信息。兩者比較，后者的主要優(yōu)點(diǎn)是及時(shí)、迅速、保真度高。前者的特點(diǎn)是有規(guī)則、有程序、便于管理控制。究竟選擇何種模式，要根據(jù)組織管理的幅度和控制跨度大小以及組織公共關(guān)系的基礎(chǔ)來決定。就組織外部公關(guān)信息反饋而言，其模式也有兩種：一種是直接的反饋；一種是間接的反饋。直接的反饋是由公關(guān)信息接收利用者向組織內(nèi)外的有關(guān)部門、單位或個(gè)人提供反饋信息，然后由這些部門、單位或個(gè)人向公關(guān)信息發(fā)出者傳達(dá)。這兩種形式的反饋，究竟選用何種，應(yīng)視反饋的內(nèi)容、性質(zhì)、時(shí)空條件、技術(shù)要求、人際關(guān)系等等而定，不能籠統(tǒng)為之。

　(3)建立反饋系統(tǒng) 建立完善的公關(guān)信息反饋系統(tǒng)，是保證公關(guān)信息反饋順利進(jìn)行的技術(shù)基礎(chǔ)。信息反饋系統(tǒng)主要有三種，即人工信息反饋系統(tǒng)、自動(dòng)機(jī)信息反饋系統(tǒng)和人工--自動(dòng)機(jī)復(fù)合信息反饋系統(tǒng)。人工信息反饋系統(tǒng)是當(dāng)前我國(guó)公關(guān)信息工作中的主要反饋系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是由人工來傳遞和處理反饋信息，人工地對(duì)各種信息進(jìn)行集中、分類、分析、歸納、評(píng)價(jià)，然后供制訂公關(guān)計(jì)劃、修訂公關(guān)決策、調(diào)整公關(guān)信息傳遞偏差之用。人工信息反饋系統(tǒng)的特點(diǎn)是：有較高的智能性和靈活性，但受人的主觀因素影響較大，工作效率較低。自動(dòng)機(jī)信息反饋系統(tǒng)具有快速傳遞和處理多種反饋信息的能力，特別是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使信息的反饋或"回收"，在時(shí)速之快、空間之大、精度之高等許多方面，都得到了空前的強(qiáng)化，特別是計(jì)算機(jī)模擬人工智能的實(shí)現(xiàn)，更進(jìn)一步提高了系統(tǒng)的潛在能力。目前，用閉路電視顯示和觀察公眾的變化情況，用撥號(hào)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)搜集市場(chǎng)需求信息等，就是這種系統(tǒng)應(yīng)用的例子。自動(dòng)機(jī)反饋系統(tǒng)的出現(xiàn)，為公關(guān)信息的適時(shí)反饋提供了優(yōu)良的手段，但費(fèi)用昂貴，技術(shù)不容易掌握。人工--自動(dòng)機(jī)復(fù)合信息反饋系統(tǒng)是一種比較理想的反饋系統(tǒng)。人的高智能與自動(dòng)機(jī)快速傳遞和處理反饋信息的結(jié)合，不僅大大提高了工作效率，更能促成公關(guān)信息傳遞水平和公關(guān)信息工作水平的不斷提高。這種系統(tǒng)，一方面充分發(fā)揮了人的任何機(jī)器都所不能代替的嚴(yán)密的邏輯思維能力，另一方面，能過自動(dòng)機(jī)對(duì)反饋信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)存貯，可提高速度，節(jié)省時(shí)間和空間；同時(shí)還可通過適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的配合，正確分析這些反饋信息量化結(jié)果。在目前，我們應(yīng)切實(shí)重視人工--自動(dòng)機(jī)復(fù)合信息反饋系統(tǒng)的建設(shè)。

　(4)訂立反饋程序 公關(guān)信息反饋是一個(gè)過程，同時(shí)也必須遵循一定的程序。要強(qiáng)化公關(guān)信息反饋的功能，就必須按科學(xué)的程序辦事，這樣，才能使公關(guān)信息反饋發(fā)揮有效的作用。一般來講，公關(guān)信息反饋的程序包括四個(gè)步驟：一是確立公關(guān)信息工作和公關(guān)信息傳遞活動(dòng)的具體目標(biāo)和具體要求，使對(duì)公關(guān)信息工作和公關(guān)信息傳遞活動(dòng)目標(biāo)的達(dá)成情況的評(píng)估有明確的依據(jù)；二是根據(jù)這些具體目標(biāo)和具體要求所涉及的內(nèi)容，及時(shí)地搜集和回收各種反饋信息；三是對(duì)這些反饋信息

　進(jìn)行管理、加工、分析，并將其結(jié)果與既定目標(biāo)和要求進(jìn)行比較分析，找出差距；四是運(yùn)用各種手段、方法和具體行動(dòng)，使公關(guān)信息工作和公關(guān)信息傳遞活動(dòng)的實(shí)施情況回到完成既定目標(biāo)、滿足原有要求的正確軌道上來。以為各項(xiàng)公共關(guān)系工作健康、順利地開展打下良好的基礎(chǔ)。

　2.信息反饋的方式 (1)口頭反饋方式 口頭反饋方式是指信息的接收者用口頭語(yǔ)言將反饋信息傳達(dá)給公關(guān)信息的發(fā)出者。這種反饋方式多用于傳遞距離較小的信息反饋中。例如，同一社區(qū)內(nèi)社區(qū)居民的信息反饋，本單位公眾的信息反饋，購(gòu)物者對(duì)商店的信息反饋，很大一部分就是采用這種反饋方式。他們把在信息傳遞中了解的情況，受到的影響、取得的效果，通過口頭語(yǔ)言反饋給信息的發(fā)出者，其反饋的內(nèi)容十分廣泛、豐富、同時(shí)還具有及時(shí)、接近等的特點(diǎn)。運(yùn)用這種方式也有兩種具體形式：一種是一對(duì)一的傳遞，即某一信息接收者單獨(dú)向信息發(fā)出者反映情況；另一種是由信息發(fā)出者召集座談會(huì)或意見征詢會(huì)，很多接收者與會(huì)并通過會(huì)議反映情況。

　(2)書面反饋方式 書面反饋方式是指信息的接收者以書面形式向信息發(fā)出者傳遞反饋信息。這種反饋方式，多用于傳遞的情況下的信息反饋。但這種方式一般只用于傳遞比較單一的反饋信息，如比較單一的評(píng)價(jià)信息、需求信息等，而對(duì)于傳遞比較復(fù)雜的反饋信息則較少使用。書面反饋方式也有它的特點(diǎn)，一般來說，它更正規(guī)，而且還可作真跡檔案保存，為日后的查考提供根據(jù)。在許多情況下，有的組織還特地要求公眾提供書面形式的反饋信息。

　(3)通信反饋方式 通信反饋方式也稱為電信反饋方式，它是信息接收者利用通信手段向信息的發(fā)出者傳遞反饋信息。這種反饋方式的特點(diǎn)是：傳遞反饋信息迅速及時(shí)，便于信息發(fā)出者隨時(shí)掌握信息接收利用的情況，及時(shí)地改善信息傳遞的質(zhì)量，而且可以遠(yuǎn)距離傳遞反饋信息。但這種方法也有其不足：一是受通信設(shè)備的限制，如有的地方通信不方便，打電話、拍電報(bào)、發(fā)傳真都難成為可能；二是很難詳盡地傳遞復(fù)雜的反饋信息。盡管如此，在現(xiàn)代社會(huì)的公共關(guān)系工作中，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和通信設(shè)施的推廣應(yīng)用，通信反饋方式也將日益普遍。目前，有的組織已專門設(shè)熱線電話等作為通信反饋渠道，這無疑是一大進(jìn)步。

　(4)網(wǎng)絡(luò)反饋方式 網(wǎng)絡(luò)反饋方式是一種復(fù)合式的信息反饋方式。它一般包括兩種情況：一是人員網(wǎng)絡(luò)反饋方式，二是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)反饋方式。人員網(wǎng)絡(luò)反饋方式是指由一定組織牽頭組成的分布在各地的信息網(wǎng)點(diǎn)的人員定期或不定期地將其搜集到的反饋信息傳達(dá)給公關(guān)信息的發(fā)出者。人員網(wǎng)絡(luò)反饋來的信息一般都業(yè)經(jīng)網(wǎng)點(diǎn)人員進(jìn)行了初步的整理，因而利用起來較為方便。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)反饋方式是組織通過加入一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或租用一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，其反饋信息由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各網(wǎng)點(diǎn)搜集，然后達(dá)到中央處理機(jī)，再由中央處理機(jī)傳達(dá)給公關(guān)信息的發(fā)出者。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)反饋信息十分迅速，能夠記憶和存貯，并能隨機(jī)檢索利用，而且能夠通過終端打印機(jī)打印輸出，更為方便利用。因此，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)反饋，無疑是公關(guān)信息反饋的一種高級(jí)形式。但計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)反饋也有缺點(diǎn)，這就是技術(shù)要求高，投資成本大，建網(wǎng)困難，而且目前許多普通網(wǎng)絡(luò)又對(duì)公關(guān)信息少有涉及，因而一時(shí)還無法普及。

　除上述信息反饋的方式外，還有大眾傳播媒介反饋，如報(bào)刊上登載的有關(guān)用戶來信、讀者意見等，都是大眾傳播媒介反饋的實(shí)例。此外，還有調(diào)查研究反饋、行為觀察反饋等，都是信息反饋的重要方式。

　(三)相應(yīng)知識(shí) 1.信息反饋的概念 信息反饋是指施控系統(tǒng)將信息輸出，輸出的信...

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