談信息化時代加強信息系統(tǒng)歸檔-信息系統(tǒng)論文-計算機論文

　談信息化時代加強信息系統(tǒng)歸檔- 信息系統(tǒng)論文- 計算機論文 ——文章均為 WORD 文檔，下載后可直接編輯使用亦可打印——

　 在當前信息化時代，我們很多工作都通過信息系統(tǒng)來完成，文件流轉(zhuǎn)有文件管理系統(tǒng)； 有 管理系統(tǒng)；生產(chǎn)有生產(chǎn)管理系統(tǒng)；安全有安全管理系統(tǒng)；施工作業(yè)有施工管理系統(tǒng)，還有合同管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等等。基本上信息系統(tǒng)涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數(shù)以上的業(yè)務工作都需要在信息系統(tǒng)上完成。

　作為人類活動的“記錄者”，在當今信息化時代，做好 工作必須加強信息系統(tǒng)的歸檔工作。

　 一、信息系統(tǒng)歸檔的意義和含義

　 在當今信息化時代，信息系統(tǒng)記錄著大量的個人及組織的生活、工作信息，從各個方面反映著社會的運行情況。而 則是人類社會在實踐活動中的真實記錄，從這個意義上，信息系統(tǒng)的歸檔必須納入 工

　作中，且應該是當前 工作的重要組成部分。各項信息系統(tǒng)的歸檔也是建設數(shù)字 館的重要內(nèi)容，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是建設數(shù)字 館的基礎資源，數(shù)字 館是 工作的發(fā)展方向，從這個意義上，信息系統(tǒng)歸檔工作的質(zhì)量影響了 工作的發(fā)展和與時俱進。信息系統(tǒng)的歸檔就是將信息系統(tǒng)的建設、運行、管理和監(jiān)管等活動中產(chǎn)生的各種載體的記錄進行收集、整理并移交 部門的過程。

　 二、信息系統(tǒng)歸檔的內(nèi)容和方式

　 信息系統(tǒng)的歸檔內(nèi)容主要有系統(tǒng)自身建設及運行管理、業(yè)務流程兩部分。系統(tǒng)自身建設及運行管理歸檔應包含信息系統(tǒng)規(guī)劃、審批、建設、驗收、運行、維護、驗收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務流程歸檔應包括具體業(yè)務流程建立、流轉(zhuǎn)、審批、反饋、依據(jù)等文件和記錄。信息系統(tǒng)歸檔可根據(jù)實際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務信息系統(tǒng)與 管理系統(tǒng)相關聯(lián)，可采取實時在線歸檔，也就是在具體業(yè)務流程結(jié)束后及時點擊歸檔；如果具體業(yè)務信息系統(tǒng)沒有與 管理系統(tǒng)關聯(lián)的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向 部門歸檔刻錄好的光盤。

　三、信息系統(tǒng)歸檔的實施方法

　 1.在系統(tǒng)規(guī)劃的同時考慮歸檔功能。信息系統(tǒng)的歸檔應在系統(tǒng)建設時作為系統(tǒng)的一項功能進行同步規(guī)劃和建設。在信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設時，信息系統(tǒng)管理部門應與 部門進行溝通，獲取 管理的相關要求，在系統(tǒng)建設時應考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性及歸檔功能實現(xiàn)的便捷性； 部門應在系統(tǒng)規(guī)劃時提出 歸檔和管理要求，在系統(tǒng)建設時測試歸檔功能的有效性及歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準確性和可讀性。在信息系統(tǒng)上線驗收之前，應由本單位及上級單位 部門專家對項目 和項目歸檔功能進行專項驗收并出具驗收意見書。未進行驗收或者驗收不合格的信息系統(tǒng)不得投入使用。

　 2.以業(yè)務的標準化為基礎。

　的信息化和標準化是 管理的工作目標之一， 的信息化以 的標準化為基礎， 的標準化包含 整理的標準化及 內(nèi)容的標準化。

　內(nèi)容的標準化依賴于 來源的標準化。因此，

　做好信息系統(tǒng)的歸檔應以業(yè)務的標準化為基礎，包括業(yè)務流程、記錄和文件格式內(nèi)容的標準化、統(tǒng)一化。信息系統(tǒng)的建設同樣依賴于相關業(yè)務流程的標準化。統(tǒng)一的流程、統(tǒng)一的文件格式和內(nèi)容是進行信息系統(tǒng)建設和應用的前提和基礎。如果不能實現(xiàn)業(yè)務的標準化，就會造成系統(tǒng)中相關流程數(shù)量大、繁瑣，最后系統(tǒng)將會非常臃腫，不便于應用，歸檔文件和記錄給 整理和歸檔人員帶來很大的負擔。信息系統(tǒng)歸檔的標準化還包括歸檔文件格式采用通用的文件格式，盡量減少專用格式，保證歸檔電子文件可讀性。

　 3.實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與 系統(tǒng)的無縫對接。在信息化時代，信息技術的應用應能減少 人員整理 等體力勞動的工作量，以便 人員能有更多的時間做好 內(nèi)容的開發(fā)利用。那么，在業(yè)務系統(tǒng)中應保留向 系統(tǒng)歸檔的接口，從而實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)向 系統(tǒng)的自動歸檔，這也是建設數(shù)字 館的必備條件。實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與 系統(tǒng)的無縫對接，需要 部門、業(yè)務系統(tǒng)管理部門、具體業(yè)務部門的共同努力， 部門和業(yè)務系統(tǒng)管理部門共同確定歸檔接口的方式、數(shù)據(jù)傳遞方式以及在各自系統(tǒng)中的映射，保證歸檔數(shù)據(jù)的真實性和可讀性； 部門和具體業(yè)務部門共同確定歸檔數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)等的要求，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

　 4.重視元數(shù)據(jù)的歸檔。在信息系統(tǒng)中形成的應歸檔文件一般為電子文件，電子文件的易更改性要求必須同時歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)來保證歸檔電子文件的真實性和可靠性。歸檔時應將電子文件與元數(shù)據(jù)一并歸檔，并建立電子文件和元數(shù)據(jù)的關聯(lián)關系。元數(shù)據(jù)應包含描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構及其管理過程的數(shù)據(jù)，能夠真實再現(xiàn)電子文件的產(chǎn)生、修改和流轉(zhuǎn)信息，具有可追溯性。對元數(shù)據(jù)的項目的設置和管理，信息系統(tǒng)管理部門應與 部門進行溝通，并盡可能采取系統(tǒng)自動生成并伴隨電子文件歸檔到 系統(tǒng)中，減少人為對元數(shù)據(jù)的干擾，保障電子文件的真實性，為電子文件發(fā)揮憑證作用打好基礎。

　 四、信息系統(tǒng)歸檔的現(xiàn)狀及對策

　 目前，各單位為了提高工作效率，開發(fā)了很多的業(yè)務信息系統(tǒng)。但是，這些業(yè)務系統(tǒng)相對孤立，還有一些系統(tǒng)不能生成有效的符合歸檔要求的電子文件，信息系統(tǒng)之間未能關聯(lián)在一起，特別是未能與 管理系統(tǒng)相關聯(lián)，較多的只是將文件管理系統(tǒng)與 管理系統(tǒng)進行了關聯(lián)。

　這也就制約了電子文件的歸檔工作，影響了建立數(shù)字 館的進程。在這種情況下， 部門和業(yè)務系統(tǒng)部門應充分溝通和合作，特別是在系統(tǒng)規(guī)劃和建設時， 部門應主動出擊，提出歸檔要求，保證信息時代電子文件歸檔的完整性。在信息化時代， 部門要適應時代要求，主動作為，加強信息系統(tǒng)的歸檔工作，為建設數(shù)字 館做好館藏資源建設，做好人類實踐活動的“記錄者”。

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