某酒店合同保管規(guī)定

　酒店合同保管規(guī)定

　 1、所有合同要統(tǒng)一編號管理。

　 2、所有合同原件一式兩份，對方一份，我方一份，我方一份暫交由財務(wù)室統(tǒng)一保管，執(zhí)行部門留復(fù)印件，以便合同履行。

　 3、合同簽定前，相關(guān)部門簽署意見書，合同執(zhí)行過程中，與對方的通信函、傳真、執(zhí)行單據(jù)、驗收報告書等作為合同附件一并交由財務(wù)存檔保管。

　 4、簽訂合同時若采用傳真方式簽訂的，應(yīng)將傳真件復(fù)印后，我方單位在復(fù)印件上簽字，傳真件作為備查資料留存財務(wù)。

　 5、所有合同移交財務(wù)室時，應(yīng)辦理相關(guān)移交手續(xù)，移交雙方在合同收件薄中簽字，合同收件薄由財務(wù)室制定，采取訂本編號式。

　 6、合同借用時應(yīng)在財務(wù)室辦理借用手續(xù)。

　 7、本酒店合同屬于酒店資料，各部門負(fù)有保密責(zé)任，任何人不得復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人閱讀，各部門只能查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同，若借閱其他部門合同需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批示，方可借閱，部門或個人違反此條規(guī)定按有關(guān)酒店保密原則進(jìn)行處理。

　 8、每份合同執(zhí)行完畢后，部門應(yīng)將復(fù)印件交回財務(wù)室并辦理手續(xù)。

　 9、財務(wù)室定期對合同清理，凡執(zhí)行完畢的合同，應(yīng)將原件、傳真件、部門簽署意見書、執(zhí)行憑單一并歸檔，并建立檔案目錄，以便查閱，檔案保密期限按相關(guān)會計制度執(zhí)行。

　 10、本酒店合同原件上、復(fù)印件等均由專人保管(部門、財務(wù)室均由專人保管)，保管人工作變動或離崗時，應(yīng)辦理相關(guān)合同移交手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

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