Excel數(shù)據(jù)透視表在開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計中的應(yīng)用

　　摘要：該文介紹了筆者在南京電大開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計工作中，借助于Excel數(shù)據(jù)透視表，配合開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，可以快速便捷地對開放教育各類學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，極大地提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作效率。
　　關(guān)鍵詞：Excel數(shù)據(jù)透視表；學(xué)籍管理；數(shù)據(jù)統(tǒng)計
　　中圖分類號：TP317.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）13-3050-03
　　Excel PivotTable Application in the Open Education Student Statistics
　　ZHANG Yong
　�。∟anjing Radio and TV University，Nanjing 210002， China）
　　Abstract： This paper introduces the author of Open Education school in NJTVU statistics work， by means of Excel PivotTables， with the use of open education educational management system， you can quickly and easily on all types of open education and eollment data for statistical analysis， greatly improved Statistics efficiency.
　　Key words： Excel PivotTable； school management； statistics
　　1 概述
　　開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計工作是南京電大學(xué)籍管理常規(guī)工作之一，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計工作涉及開放教育學(xué)生的在籍、在讀、畢業(yè)、學(xué)位、學(xué)籍異動、課程注冊、成績統(tǒng)計等數(shù)據(jù)，目前開放教育教務(wù)管理兩套系統(tǒng)同時使用，PB版教務(wù)管理系統(tǒng)用于管理1999秋至2009春入學(xué)的學(xué)生，Web版教務(wù)管理系統(tǒng)用于管理2009秋至今入學(xué)的學(xué)生，如何做好兩套教務(wù)管理系統(tǒng)并行運行時各類學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，是學(xué)籍管理人員必須思考的問題，除了熟練操作開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)外，掌握相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工具是非常有必要的，微軟公司的電子表格處理軟件Excel就是一套非常不錯的數(shù)據(jù)管理軟件。通過Excel工具配合開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，可以提高開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計工作的效率，帶來非常好的效果。
　　2 Excel數(shù)據(jù)透視表功能介紹
　　Excel是微軟公司辦公軟件Microsoft office的組件之一，也是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計、財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。
　　Excel中的數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)，例如：計算平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以重新對數(shù)據(jù)透視表編排，以便從不同角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有表格“透視”的能力，即從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系，從而將紛繁的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的信息，以供研究和決策所用。合理運用數(shù)據(jù)透視表進行計算和分析，能使許多復(fù)雜問題簡單化并極大地提高工作效率。
　　3 Excel數(shù)據(jù)透視表在開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計中的應(yīng)用
　　3.1 開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計
　　南京電大開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計工作在每學(xué)期成績上傳到中央電大后進行。學(xué)生成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟如下：
　　3.1.1 制作成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)清單
　　根據(jù)成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)需求進行分析，分別從PB版和Web版教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出學(xué)生成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)，生成開放教育成績統(tǒng)計Excel數(shù)據(jù)表，主要包括：學(xué)生類別、單位代碼和單位名稱、課程類別、試卷代碼、試卷名稱、報考人次、實考人次、及格人次和合格人次等字段，然后進行兩套教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)合并和處理，確保成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
　　3.1.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
　　在Excel 2010“插入”標(biāo)簽頁中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中選擇開放教育成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)表；數(shù)據(jù)透視表的位置可以選擇新工作表或者當(dāng)前工作表的具體位置，我們以生成新建工作表方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
　　3.1.3 向數(shù)據(jù)透視表中添加字段
　　字段部分包含可以添加到布局的字段名稱，布局部分包含“報表篩選”區(qū)域、“列標(biāo)簽”區(qū)域、“行標(biāo)簽”區(qū)域和“值”區(qū)域。在字段部分中單擊并按住相應(yīng)的字段名稱，然后將它拖到布局部分中的所需區(qū)域中，例如學(xué)生類別、課程類別、單位代碼和單位名稱，拖到“所在行區(qū)域”；因為要對報考人次、實考人次、及格人次和合格人次進行求和統(tǒng)計，所以將以上相關(guān)字段拖到“值”字段，計算類型設(shè)置為“求和”。即可完成開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建，詳見圖1。
　　圖1 開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)透視表
　　以上透視表功能是按照開放教育學(xué)生類別、課程類別和教學(xué)點來統(tǒng)計報考人次、實考人次、及格人次和合格人次。在此數(shù)據(jù)透視表基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對成績數(shù)據(jù)統(tǒng)計的需求，例如：南京電大各類別總考試情況統(tǒng)計，可以將行標(biāo)簽中課程類別、單位代碼和單位名稱字段移除，按照學(xué)生類別對個關(guān)考試人數(shù)進行統(tǒng)計，即可以得到相應(yīng)的結(jié)果。
　　開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計數(shù)據(jù)透視表完成后，可以使用Excel公式，通過實考人次、及格人次和合格人次，分別計算出開放教育各單位或課程的考試及格率和合格率。

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