大數據時代的企業(yè)檔案信息化建設思路及發(fā)展方向

　　摘 要：大數據時代，檔案工作的信息化建設也面臨了提出了新的課題，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案作為企業(yè)發(fā)展，歷史見證的重要物證，其在公司日常精英管理與科研生產中的重要性愈發(fā)明顯，加上信息化手段的發(fā)展和檔案管理方式的轉變，為檔案管理的信息化建設提供了必要條件，這是大數據時代檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息化建設工作的迫切需要。
　　關鍵詞：檔案信息化；大數據；檔案管理
　　現(xiàn)代信息技術技術日新月異，大數據的概念應運而生，對于企業(yè)的發(fā)展同時帶來了的挑戰(zhàn)和機遇，在大數據時代，企業(yè)的檔案管理工作不可忽略，同時也具有的重要功能和意義，身處大數據時代，檔案的信息化建設同樣也有別于現(xiàn)有的檔案信息化工作。檔案如何收集、檔案如何查閱、如何從博物館式的檔案庫中，實現(xiàn)知識挖掘以及如何實現(xiàn)檔案服務思維創(chuàng)新，這一切的一切都將產生革命性變化。身處大數據時代，檔案專業(yè)人員除了應著眼于檔案的信息化推進，更要關注在信息化條件下的檔案利用與開發(fā)工作，以確保檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性），推進和提升檔案信息的利用率，更好地位公司服務。檔案工作的信息化推進在這個新時代面臨著巨大挑戰(zhàn)的同時，也迎來了繁榮發(fā)展的全新機遇。
　　1 檔案信息化建設的必要性
　　1.1 大數據時代信息化進程的必要性
　　大數據時代對檔案管理的信息化建設提出了新的要求，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案資源的數字化是趨勢，數據信息就是資源，而檔案是企業(yè)發(fā)展的文件載體，其在公司日常經營與科研生產中的重要性不言而喻，隨著信息技術的日新月異和檔案專業(yè)工作的轉變，為檔案工作的信息化建設提供了新的抓手，同時這也是大數據時代對于檔案工作的新要求；
　　1.2 檔案信息資源安全的必要性
　　檔案信息化管理主要以計算機技術和互聯(lián)網技術為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質承載重要信息的方法。檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，因此檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性）、提高檔案資源開發(fā)利用效率具有重要意義。
　　1.3 提升檔案管理、借閱利用效率的必要性
　　紙質化檔案在信息著錄、資料收集、檔案借閱利用等方面都存在諸多問題，利用信息化系統(tǒng)管理檔案能夠避免紙質實體檔案管理中存在的諸多問題，可以通過檔案信息化平臺進行統(tǒng)一規(guī)范處理，檔案管理人員按照檔案系統(tǒng)設置相應的讀寫權限進行相應的操作即可；檔案信息化建設可以使得檔案管理效率大幅度提升，檔案管理人員有充分的精力和時間對檔案的真?zhèn)魏驼�確進行辨別，而檔案借閱利用流程，通過信息化技術手段，確定借閱人相關權限，對檔案的借閱、復制拷貝等操作進行記錄和賦權，省去了紙質流程的借閱手續(xù)，使得檔案借閱利用整個過程更加便利和快捷。
　　2 檔案信息化基礎設施建設
　　2.1 軟、硬件基礎設施建設
　　企業(yè)的檔案工作信息化建設推進過程中，檔案部門應當配置一定規(guī)格的計算機設備、專業(yè)檔案系統(tǒng)軟件、縮微等檔案專業(yè)設備。專業(yè)檔案管理人員要具有專業(yè)檔案知識、同時具備信息化專業(yè)技術，這樣復合型的人才負責檔案管理，形成管理體系。除此之外還須建立起大容量的檔案信息資源數據庫、大規(guī)模可同時允許大量用戶的訪問系統(tǒng)，配備高性能服務器。
　　企業(yè)的內網平臺與外網平臺實行物理隔離，形成互相獨立不可傳輸數據的網絡。檔案系統(tǒng)只有在內網平臺的用戶才可以進行訪問和檔案業(yè)務處理。而在系統(tǒng)軟件的建設方面，主要分為系統(tǒng)軟件和應用軟件兩大類。常見的系統(tǒng)軟件目前世界上流行的操作系統(tǒng)軟件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多數企業(yè)絕大部分員工使用的操作系統(tǒng)是Windows操作系統(tǒng)。企業(yè)使用的應用軟件普遍是針對性很強的需求定制軟件，如：OA辦公系統(tǒng)軟件、檔案資源綜合管理系統(tǒng)軟件、財務合同管理軟件等。
　　2.2 檔案信息系統(tǒng)的建立
　　檔案工作的信息化推進，就是將互聯(lián)網技術運用到檔案管理工作，通過互聯(lián)網拓寬了檔案信息數據資源收集的范圍，建立一個便于業(yè)務人員與檔案人員的檔案信息系統(tǒng)。企業(yè)建立的檔案信息化系統(tǒng)是一個實現(xiàn)了文件與檔案的統(tǒng)一管理平臺，包含了檔案部門檔案資源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件歸檔和檔案整理，檔案信息資源的管理，系統(tǒng)中還增加針對各類數據諸如：各類期刊雜志等資料的管理。應該說，檔案信息化系統(tǒng)是檔案部門檔案業(yè)務管理中的核心部分，實現(xiàn)檔案信息數據的統(tǒng)一規(guī)范管理，是公司檔案信息化建設進程中不可或缺的重要組成部分。
　　3 檔案信息資源建設
　　3.1 檔案目錄數據庫建設
　　檔案信息數據的目錄庫建設是檔案工作資源建設階段的基礎工作。檔案信息數據的目錄庫建設要對原有紙質文件目錄進行數字化，使其成為結構化的電子目錄庫的過程。公司應當積極推進各門類檔案目錄庫的建設，逐步實現(xiàn)公司檔案的目錄檢索。建立結構化的檔案目錄數據庫，第一是確定著錄文件的層次類別；第二是確定著錄文件的字段信息；第三是確定著錄字段在數據庫中的格式。檔案信息資源的目錄庫建設工作量大，僅靠檔案館自身力量來完成，周期長、效率低，必須依靠高效的組織實施，科學分解任務，檔案部門應規(guī)定移交部門在移交檔案的同時必須提交按規(guī)范化的機讀檔案目錄。
　　企業(yè)各級檔案部門應通過前期統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推進館藏檔案電子目錄數據庫的建設工作，基本實現(xiàn)數字化檢索館藏檔案，提高服務質量的同時，也滿足企業(yè)科研生產對檔案信息的不同需求。
　　3.2 傳統(tǒng)館藏檔案數字化
　　紙質檔案的數字化是將傳統(tǒng)的檔案依據一定規(guī)范標準轉化成數據庫可以識別和處理的結構化信息，存儲在計算機存儲設備里，以便快速檢索，提高檔案信息利用率。需要檔案部門使用數碼相機、掃描儀、刻錄機、縮微設備，通過拍攝、掃描、縮微、光盤刻錄的方法，將全文或重點部分轉換成數字信息，再通過計算機、打印機、網絡將其顯示、保存、打印、傳輸出來。設計膠片、膠卷、磁帶等載體形式則需要通過一些專業(yè)設備進行轉錄、翻拍。館藏檔案的數字化，還需要大容量、高密度、高速度的存儲設備，如硬盤、光盤、磁盤陣列等，防止人為或自然的損害。為了保證性能穩(wěn)定，數據安全，還必須符合特定的需求，方便攜帶、運送和安裝，經過數字化的傳統(tǒng)檔案信息資源可以通過光盤庫、磁盤陣列借助局域網通過檔案信息系統(tǒng)提供利用。

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