在檔案信息化建設(shè)過程中引發(fā)的思考

　　信息化建設(shè)促進了檔案工作的創(chuàng)新，朝著協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的方向發(fā)展。2000年12月中共中央辦公廳明確提出大力加強檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，至今歷時18年，其間經(jīng)歷了電子公文歸檔、電子文件管理、政府信息公開、推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、館際互聯(lián)互通、館藏數(shù)字化檔案跨地區(qū)、跨部門利用等階段，相繼配套出臺了6件部門規(guī)章、20多件規(guī)范性文件、4項國家標準、24項行業(yè)標準。信息化推動我國檔案建設(shè)換檔提速，正駛?cè)氍F(xiàn)代化的“快車道”，我們在檔案達標建設(shè)過程中積累了經(jīng)驗，也引發(fā)了一些深入的思考。
　　1 檔案數(shù)字化是行業(yè)信息化建設(shè)不可或缺的部分
　　1.1 檔案建設(shè)要全面融入信息化浪潮
　　數(shù)字化轉(zhuǎn)型是各行各業(yè)面向未來的戰(zhàn)略性選擇，檔案建設(shè)也沿著數(shù)字檔案館方向提質(zhì)增效，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》制定了“到2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標。盡管推進起來障礙不少，但技術(shù)壁壘正逐一被攻克，OCR全文識別技術(shù)掃描快捷，雙層PDF技術(shù)使信息利用方便，加解密技術(shù)保證了電子文件的安全，信息技術(shù)為開發(fā)檔案信息資源、實施檔案管理、保護檔案資料、提高檔案利用率提供了強大的工具，檔案建設(shè)的現(xiàn)代化水平一步一個臺階。
　　1.2 各類檔案館（室）要結(jié)合需要開展信息化建設(shè)
　　不同行業(yè)不同規(guī)模的單位對信息化的需求有著較大差異，所建檔案館（室）在升級換代中要注重實效。綜合檔案館遵循2008年發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，機關(guān)檔案室遵循2015年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，企業(yè)遵循2017發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，按照國家檔案局的指導(dǎo)性文件，建設(shè)實用和適用型數(shù)字檔案館（室）。并著力推進檔案資源多樣化、存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化、安全高效化、隊伍專業(yè)化，發(fā)揮出設(shè)施設(shè)備的最大效益。
　　1.3 檔案信息化要與本單位信息化建設(shè)同步
　　中辦、國辦在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施”、“啟動標準檔案室建設(shè)，促進機關(guān)檔案室硬件建設(shè)規(guī)范化”。為此，各單位的信息化建設(shè)要搞好頂層設(shè)計，注重方案的前瞻性、可持續(xù)性，結(jié)合總體規(guī)劃留足發(fā)展空間。
　　2 推進檔案信息化建設(shè)的重要意義
　　2.1 信息化為檔案建設(shè)開辟了新領(lǐng)域
　　信息化使檔案建設(shè)在內(nèi)容、手段、服務(wù)方式上均發(fā)生了深刻的變化，利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，形成采集、傳輸、存儲、處理和反饋的閉環(huán)。數(shù)字檔案館是計算機、互聯(lián)網(wǎng)為代表的兩次信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的成果，隨著物聯(lián)網(wǎng)為代表的第三次浪潮襲來，正在謀劃建設(shè)的智慧檔案館，將徹底顛覆人們的檔案觀。未來的智慧檔案館，將更加智能化，具備信息感知和協(xié)同處置能力，為社會提供檔案信息泛在服務(wù)。
　　2.2 信息化使檔案信息有了新載體
　　傳統(tǒng)檔案以實物形式，包括紙質(zhì)檔案、甲骨、竹簡、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實物形式的非紙質(zhì)檔案，在保存和利用上受到很大局限，盡管精心做好“八防”，但仍易損毀和滅失。數(shù)字檔案館為傳統(tǒng)檔案資源建立了數(shù)字鏡像和利用平臺，以館藏數(shù)字化檔案、原生電子檔案為核心，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案載體信息庫等新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息。在檔案日常管理中，實體檔案分布在庫房，數(shù)字化檔案集中在數(shù)據(jù)中心，設(shè)立專用服務(wù)器，數(shù)字化檔案信息存放在磁盤陣列組，并預(yù)備一個硬盤備份，為解決海量數(shù)據(jù)的處理與存儲問題，還將用到云計算和云存儲技術(shù)。2017年底全國數(shù)字化檔案資源已達2243萬GB，為檔案信息系統(tǒng)整合、資源大數(shù)據(jù)共享創(chuàng)造了條件。
　　2.3 信息化為檔案服務(wù)搭建了新平臺
　　信息化為檔案系統(tǒng)迎來開門辦館的歷史時期，開啟了社會化服務(wù)的新紀元。特別是在移動通訊網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)業(yè)務(wù)應(yīng)用融合的條件下，將更加凸顯低成本、高效率的信息資源共享利用功能。全國開放檔案信息資源共享平臺已面向社會開通運行，現(xiàn)有40多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102萬條，制作發(fā)布專題170多個，未來將有更多信息源接入到這個平臺。就是普通檔案館（室）利用OA系統(tǒng)、單位網(wǎng)站、黨政網(wǎng)、手機短信、微信公眾號等信息傳輸管道，也能達到基本的檔案開發(fā)利用便捷化目的。
　　2.4 信息化為檔案管理增添了新成效
　　各種管理軟件的系統(tǒng)配置吸收并優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗，涵蓋全宗、群組、用戶、工作流程、檔案移交、實體分類等模塊，將檔案資源信息手工錄入或數(shù)據(jù)導(dǎo)入電腦，軟件自動完成編目、分類、整理、保存等系列操作，減少了歸檔過程的繁瑣；系統(tǒng)提供目錄檢索、高級檢索、全文檢索、跨全宗檢索等搜索功能，自動化檢索，能夠迅速、準確定位到目標文件，提高了查閱檔案的效率；系統(tǒng)以多元化的檔案資源為管理對象，將檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)查閱服務(wù)列入檔案管理的重要內(nèi)容，在各檔案部門互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)檔案部門與其他部門、政務(wù)信息到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，最終實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通。
　　3 補齊檔案信息化建設(shè)中的短板
　　3.1 走出檔案建設(shè)認識的誤區(qū)
　　在不少人的潛意識中，檔案部門被邊緣化，認為檔案建設(shè)非單位主業(yè)，不重視檔案信息化投入。要解決認識不到位的問題，可采�。阂皇墙Y(jié)合本單位的普法工作，加強對檔案法規(guī)的宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案建設(shè)提升到法制化高度；二是檔案部門積極服務(wù)于本單位的中心工作，發(fā)揮檔案工作在社會、經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗�檔案建設(shè)的認識；三是各級檔案局加強檔案執(zhí)法檢查，以查促建，倒逼各單位開展檔案館（室）達標建設(shè)。
　　3.2 培養(yǎng)檔案工作復(fù)合型人才
　　各單位都普遍存在檔案管理員對數(shù)字化設(shè)備不會用、信息技術(shù)基礎(chǔ)差的問題，切合實際的解決辦法：一是強化檔案系統(tǒng)內(nèi)新知識、新技術(shù)的繼續(xù)教育，尤其是信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理員的綜合業(yè)務(wù)能力；二是依托數(shù)字檔案管理軟件和信息化設(shè)備供貨方，為用戶單位提供技術(shù)培訓(xùn)，將技術(shù)升級和設(shè)備維護寫進后續(xù)服務(wù)合同；三是整合本單位的技術(shù)骨干力量，共同參與檔案信息化建設(shè)，搞好單位內(nèi)部人員的學(xué)習(xí)與交流。
　　3.3 彌補檔案管理上的不足
　　目前，很多單位的檔案管理還處在從手工操作過渡到人機交互的模式，檔案管理員安于現(xiàn)狀，新設(shè)備、新技術(shù)未得到充分應(yīng)用；在歸檔上，還存在只重實體檔案，忽視電子文件收集的傾向；對檔案信息的互聯(lián)互通、共享利用，安全隱患防范不夠。相應(yīng)的整改措施：一是將檔案信息化納入績效考核，建立激勵機制，杜絕檔案管理員“穿新鞋走老路”；二是檔案管理部門提供技術(shù)援助和業(yè)務(wù)咨詢，通過專業(yè)指導(dǎo)規(guī)范檔案管理；三是建立信息安全機制，運用加密技術(shù)手段，為互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)安全保駕護航。
　　3.4 健全單位的立卷歸檔制度
　　檔案征集方面的制度建設(shè)是薄弱環(huán)節(jié)，因此，不少人的檔案意識淡漠，不建檔、不歸檔的現(xiàn)象在各單位的部門中不同程度地存在。為了徹底整治可行的方案是：一是制訂內(nèi)容比較細化、易于操作的立卷歸檔制度，形成鋼性約束；二是配合采取適當行政措施，如實行立卷歸檔評價制等，促進檔案進館率；三是檔案管理員主動作為，提前介入，指導(dǎo)各部門人員建檔。
　　參考文獻
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　　[3]李蕾.醫(yī)院電子檔案管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）.

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