新時期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在問題及對策研究

　　摘 要：隨著社會的發(fā)展，科技的進步，我國事業(yè)單位檔案管理工作也取得了長足進步，然而，隨著時間的推移，事業(yè)單位檔案數(shù)量越來越大，檔案種類也越來越多，這給事業(yè)單位的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已很難適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求，這就要求事業(yè)單位檔案管理人員不斷探索，勇于創(chuàng)新，堅定思想，大膽改革，進而滿足新時期檔案管理要求�，F(xiàn)階段，我國逐漸邁入了信息化時代，許多事業(yè)單位在檔案管理中順應(yīng)時代發(fā)展要求，開展了檔案信息化建設(shè)，在一定程度上提升了檔案的管理效率，但一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中還存在許多問題，使得信息化檔案管理系統(tǒng)的作用很難充分發(fā)揮。基于此，本文在闡述事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題進行深入分析，并提出相應(yīng)的優(yōu)化對策，以期推動我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。
　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)
　　1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性
　　檔案信息工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的重要環(huán)節(jié)紐帶。事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)單位管理的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)對于事業(yè)單位檔案管理具有重要意義。
　　1.1 有利于檔案查閱效率的明顯提升
　　事業(yè)單位檔案信息化管理與過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比具有明顯的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢需要經(jīng)過許多復(fù)雜的步驟和程序，這給檔案管理人員和檔案使用者都來了諸多不便，而將計算機信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，一方面能夠避免檔案排列錯誤帶來不必要的工作量，有效提升檔案的查閱效率；同時電子化的檔案資料，信息儲存量更大，傳輸也更方便，使得不同部門、不同區(qū)域之間的檔案共享得以實現(xiàn)，這也在一定程度上使得事業(yè)單位檔案的作用得到有效發(fā)揮，使得檔案利用效率得到明顯提升。
　　1.2 有利于檔案資料的保存
　　過去事業(yè)單位在日常的檔案管理時，主要是以紙質(zhì)為信息載體，即使用紙質(zhì)材料來進行檔案信息資料的存儲，這種存儲方式會隨著時間的推移出現(xiàn)不同程度的損壞和老問題化，進而給檔案資料的采集、存儲、管理等環(huán)節(jié)帶來了困難。而檔案信息化建設(shè)就很好的避免了檔案老化的問題，可以有效延長檔案的保存期限，它主要是應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案電子化，進行進行信息化管理，電子化檔案在重復(fù)使用時也不會出現(xiàn)老化和損害等問題，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，同時需要注意的是，在檔案信息化管理時，要確保信息化平臺的穩(wěn)定與安全。
　　2 新時期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　新的時代背景下，我國越來越多的事業(yè)單位將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作中，使得事業(yè)單位檔案管理水平與管理效率得到明顯提升，但是，由于我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)起步較晚，在發(fā)展過程中仍存在許多問題，這給事業(yè)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型帶來了巨大影響。
　　2.1 思想觀念落后，管理方式陳舊
　　受傳統(tǒng)觀念的影響，一些事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不高，認(rèn)為只要把單位的“主業(yè)”干好就可以了，認(rèn)為檔案管理部門就是事業(yè)單位的“文件保險箱”，檔案管理就是簡單的看門守攤，未能將檔案管理與業(yè)務(wù)工作放到同等的位置，在這種思想的影響下，使得事業(yè)單位檔案管理的觀念與方式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前信息社會發(fā)展要求，這種重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想意識嚴(yán)重影響了事業(yè)單位信息化建設(shè)進程。另外，雖然當(dāng)前許多事業(yè)單位配備了計算機，也購買了相關(guān)的檔案信息化管理軟件，認(rèn)為這就是檔案管理信息化，但是在實際的應(yīng)用中也只是簡單的打字、記錄、入庫，其效果好比高射炮打蚊子，得不償失，沒有使計算機信息化管理系統(tǒng)的作用得到真正發(fā)揮。
　　2.2 信息化管理下的檔案資源相對孤立
　　事業(yè)單位管理檔案的首要目的是應(yīng)用過去的信息、數(shù)據(jù)指導(dǎo)單位今后的工作，通過調(diào)閱一些檔案，吸收過去的經(jīng)驗，對其進行有效的歸納與總結(jié)，來解決單位當(dāng)前的問題。然而當(dāng)前的實際現(xiàn)狀是一些事業(yè)單位為了管理檔案而管理檔案，沒有明確的目的性與實用性，這也造成事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，信息資源沒有進行相關(guān)的聯(lián)系，檔案信息之間相對孤立，在實際的調(diào)閱中，可能需要進行多次調(diào)閱，這就給檔案的調(diào)閱帶來了較大的難度，而這種多次調(diào)閱不同種類的檔案主要就是由于當(dāng)前事業(yè)單位不同種類的檔案之間信息資源沒有實現(xiàn)互通，大數(shù)據(jù)的理念應(yīng)用到不到位所造成的。
　　2.3 管理人員的職業(yè)素養(yǎng)問題
　　當(dāng)前很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員信息化技術(shù)應(yīng)用不到位，運用信息化手段進行檔案管理的能力不足。具體來說，一些檔案管理人員不能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。他們對計算機、系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)管理等存在一定知識盲區(qū)，這樣大大降低了他們運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的水平，同時給檔案安全管理帶來了潛在威脅，例如使用連接互聯(lián)網(wǎng)的計算進行涉密檔案的整理工作；沒有注意移動儲存設(shè)備的保管，將其進行保密、非保密計算機的互用等。最后，一些檔案管理人員轉(zhuǎn)化應(yīng)用水平不強。對所學(xué)習(xí)的信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，他們不能實現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化，這樣對大大減緩了檔案管理信息化進程。
　　3 新時期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對策
　　3.1 加強檔案法規(guī)的宣傳力度的認(rèn)識
　　提高人們對檔案工作信息化。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時也為我們檔案工作者得帶來了新的機遇。只要我們抓住這一機遇，努力學(xué)習(xí)和運用當(dāng)代先進的科學(xué)知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，充分的認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，就可以將所有遇到的新問題、新困難一一解決。
　　3.2 梳理檔案資源
　　檔案作為指導(dǎo)人們今后工作的寶貴資料，給我們的工作提供更為有利的條件。因此需要拓展事業(yè)單位不同種類檔案之間的協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)一化。我們需要運用大數(shù)據(jù)的理念，整合事業(yè)單位各類不同的檔案資源，構(gòu)建現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫，當(dāng)需要一系列的信息時，我們可以一次性的調(diào)閱所需要的所有檔案資料。
　　3.3 管理人員運用信息化技術(shù)的能力提升
　　首先，建立長效培訓(xùn)機制，加強培訓(xùn)，提高檔案人員的計算機操作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的需要。其次，隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體向保護其內(nèi)容，保證內(nèi)容的真實、可靠、可存取性和可理解性。為此，應(yīng)建立文件內(nèi)容、背景信息的組織保管規(guī)模。因此在信息安全防護，除了對已有的防護措施如殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測等進行綜合運用之外，還要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù)。
　　4 總結(jié)
　　綜上所述，新的時代背景下，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國也進入了信息化社會，事業(yè)單位作為我國行政服務(wù)體系的重要構(gòu)成，其檔案管理對于事業(yè)單位的高效、有序運行具有重要意義，一些事業(yè)單位也開始轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案管理，逐漸將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理工作中，這不僅是對傳統(tǒng)檔案管理模式的補充，有效提高了檔案管理效率，而且這在一定程度上節(jié)約了人工成本，是新時期事業(yè)單位順應(yīng)市場經(jīng)濟的重要保障。要成為一個合格現(xiàn)代化信息檔案管理工作者，就需要檔案管理人員不斷探索，勇于創(chuàng)新，加強新理論、新知識的學(xué)習(xí)，并把其運用到自己的實際工作中去，只有這樣才能真正適應(yīng)這個科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時代。
　　參考文獻
　　[1]周毅.全面準(zhǔn)確地認(rèn)識檔案信息化建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2002（4）：8-10.
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