試論檔案信息化建設與規(guī)范化管理

　　摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會的發(fā)展，我國的現(xiàn)代化建設發(fā)展也突飛猛進。檔案載體目前正面臨著一個新的變化，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現(xiàn)已經對檔案工作產生影響。檔案工作規(guī)范化管理的重點也正在經歷變革。這使得檔案工作規(guī)范化管理的內容必然向檔案信息化的方向發(fā)展，沒有檔案信息化建設的有效管理，就談不上檔案工作規(guī)范化管理。要實現(xiàn)這一轉變，最有力的推手就是對開展規(guī)范化管理的單位檔案進行有效管理，借助計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網絡技術等現(xiàn)代信息技術，加強信息化建設。依據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》，就檔案工作規(guī)范化管理而言，從信息化建設情況來看，信息化已越來越成為檔案工作規(guī)范化管理的關鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進檔案工作規(guī)范化管理時，目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫以及單位文檔一體化、自動化管理工作、利用服務網絡化工作的好壞，是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關鍵因素，現(xiàn)代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規(guī)范化的檔案工作，檔案信息化建設已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。
　　關鍵詞：檔案信息化建設；規(guī)范化；管理
　　伴隨現(xiàn)代信息技術不斷發(fā)展和應用，檔案管理工作也逐漸引入信息技術，不斷提高檔案信息化管理水平，更好地發(fā)揮輔助作用，提高檔案規(guī)范管理效率和檢索利用質量，提升檔案信息資料最大化利用價值。檔案信息化建設需要結合檔案管理工作實際內容，針對性進行規(guī)劃設計和有序開展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文對檔案信息化建設基本內容進行了簡要分析，結合檔案信息化建設方面存在的問題，提出了加強檔案信息化建設和檔案管理的具體對策，希望為不斷提升檔案科學化管理水平提供一定的借鑒或者幫助。
　　1 檔案管理簡述
　　檔案在我國的發(fā)展歷程是非常長的，但是檔案的發(fā)展卻并不是非常的完善，仍舊存在著很大的問題，隨著現(xiàn)在檔案發(fā)展規(guī)模逐漸的擴大，檔案的數(shù)量不斷地增加，使得檔案的工作量逐漸增大，檔案的種類也在不斷增加，檔案信息量也在不斷的更新和積累，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經逐漸開始不適應檔案的發(fā)展了，必須對檔案管理進行創(chuàng)新，只有這樣才能讓檔案得到更好地發(fā)展，同時也能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求，讓檔案的事業(yè)得到更好地發(fā)展，同時，針對現(xiàn)在檔案發(fā)展中存在的問題也應該給予積極地解決，只有這樣才能更進一步的，促進檔案的發(fā)展。
　　2 檔案信息化建設與規(guī)范化管理的問題
　　2.1 隱私與安全困境
　　在互聯(lián)網+時代，大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的應用，隱私與安全困境是需要解決的實際問題，現(xiàn)在網絡安全問題很多，一旦發(fā)生網絡安全問題就沒有任何隱私，當重要的數(shù)據(jù)被泄露以后，會給用戶帶來一定損失�，F(xiàn)在網絡安全管理技術對網絡安全起到一定的保障作用，但大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的應用不能完全起到安全作用，尤其一些重要的檔案資料信息不能泄露，必須完善大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中應用的安全問題，為完善檔案管理起到保障作用，這需要引起檔案管理工作者的重視。
　　2.2 人才方面的困難
　　大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用是時代發(fā)展的需要，這個檔案管理工作者帶來了一定的挑戰(zhàn)，這與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的區(qū)別，需要檔案管理工作者不僅具有檔案管理的知識，同時需要具有一定的信息化管理能力。但現(xiàn)在檔案部門缺乏這方面復合型應用技術人才。人才是檔案管理工作的核心因素，檔案管理職能提升需要人才，在大數(shù)據(jù)技術引進的過程中，都缺少這方面的人才。解決人才問題一方面引進符合要求的高級技術人才，另一方面是現(xiàn)有人才進行相關培訓，提高其檔案管理的能力，保障大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的有效應用，提高檔案管理的效率。
　　3 檔案信息化建設與規(guī)范化管理的措施
　　3.1 改革檔案數(shù)據(jù)收集方式
　　大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的應用，改變了檔案數(shù)據(jù)的收集方式。首先，檔案管理要發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，拓展檔案數(shù)據(jù)信息的類別，加大結構化、半結構化與非結構化檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力�，F(xiàn)在主要發(fā)揮計算機的功能，提高了檔案數(shù)據(jù)收集的效率。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，建立起關系型的數(shù)據(jù)庫結構，實現(xiàn)對各種電子郵件、圖片、網頁等的非結構數(shù)據(jù)信息的收集能力�，F(xiàn)在數(shù)據(jù)手段方式的多樣化，符合現(xiàn)代檔案管理的需要。
　　3.2 要大力推進檔案資源信息化建設
　　開展檔案規(guī)范化管理的單位要全面推進文檔一體化建設，推進檔案全文數(shù)字化工作。對于文檔一體化之前的檔案，要求文書檔案的保管期限為永久和長期的檔案，要有計劃、分步驟地進行全文數(shù)字化，豐富、完善檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。對于已經建立文檔一體化信息管理體系的單位，要建立和完善OA系統(tǒng)，加強檔案管理系統(tǒng)的應用，建立保證電子文件真實、可靠、準確的有效工作機制，使得在電子政務和辦公自動化環(huán)境中產生的大量電子文件能夠永久保存和方便利用。
　　3.3 提高基礎工作水平，促進規(guī)范化管理科技含量
　　日常工作中要注重加強基礎工作，發(fā)揮網絡優(yōu)勢，強調信息化應用，我認為檔案工作規(guī)范化方面，有部分是在網上進行歸檔文件的前期管理，一般文件、工作動態(tài)、信息簡報等日常工作在網上發(fā)布，檔案室根據(jù)工作人員的工作職責分別設置個人權限，將信息發(fā)布系統(tǒng)按模塊授權給各部門負責人，發(fā)表、審核科室文件。檔案室根據(jù)文件辦理的情況，相應歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規(guī)范化管理的要求，開展電子檔案和實體檔案的管理。
　　3.4 調整管理方式，健全信息資源管理體系
　　在初步認識到檔案信息化建設重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，提高綜合建設效果，就應該結合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設與傳統(tǒng)紙質化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設實踐中，各單位需要結合電子檔案和數(shù)字檔案的實際情況對管理工作加以調整，進而構建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結合檔案管理信息化建設的工作需求不斷完善管理制度，并結合制度規(guī)范制訂相應的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問題，能結合實際情況對各項管理措施加以調整，避免各環(huán)節(jié)問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發(fā)展進程，創(chuàng)新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。
　　3.5 加強對檔案信息化建設工作的組織領導
　　要讓領導充分認識檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化對各項工作創(chuàng)新與發(fā)展的重要作用，真正把檔案信息化建設工作擺上重要議事日程，成立專門的檔案信息化建設工作領導小組，并納入日常工作督導和考核。使檔案管理具備領導保證、人員保證、時間保證和經費保證，做到計劃有內容，管理有舉措，工作有要求，經費有保障，這是加快檔案信息化建設的前提，也是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的根本保證。同時，要加強對檔案工作的宣傳和應用，提高全校教職員工對檔案工作重要性的認識。
　　4 結語
　　綜上所述，在檔案發(fā)展的過程中信息技術對于其起到非常關鍵的作用，檔案管理相對與其他的行業(yè)而言是一項非常復雜的工作，為了更好地適應現(xiàn)代社會地方發(fā)展的需求，檔案管理逐漸的開始了檔案信息化建設，這對檔案的發(fā)展來講是一次非常重要的變革，關系到檔案的未來發(fā)展趨勢，信息化的應用讓檔案管理的效率變得更高，不僅能夠讓檔案更好地為人們服務，也進一步的促進了社會的發(fā)展和進步，讓檔案管理在社會發(fā)展中的地位得到了上升。
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