基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化建設探討

　　【摘 要】大數(shù)據(jù)時代，對檔案信息化建設而言，既是機遇，又是挑戰(zhàn)。本文列舉出檔案工作中存在的一些問題，分析了大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息化建設的必要性。在建設內容上，提出了建設大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、信息化平臺、信息接口、出入庫系統(tǒng)。最后，從人才培養(yǎng)、法規(guī)建設及新興技術應用方面提出了相應策略。
　　【關鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；檔案信息化建設
　　“大數(shù)據(jù)時代”不僅是指信息量大的現(xiàn)象，同時它是各種先進技術集合的代名詞，也意味著新思想與新體制的產生。檔案作為人員信息、企業(yè)信息、物資信息等儲存載體，其信息量在不斷擴充，為做好“檔案管理”這個基礎性工作，避免因檔案方面的問題影響到各項工作進程，檔案信息化建設已成為當下檔案工作的重要內容之一，而大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等各種新技術的出現(xiàn)，為檔案信息化建設提供了技術支撐，龐大的檔案數(shù)據(jù)將會得到完整儲存和有效利用。
　　一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息化建設的必要性
　�。ㄒ唬�檔案信息化建設將為海量的檔案數(shù)據(jù)處理提供方法
　　大數(shù)據(jù)時代意味著數(shù)據(jù)量的激增，有效數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)混雜在一起，讓人無法辨別，如何實現(xiàn)從海量檔案資源中挖掘出具體的有價值的信息并加以利用？同時，應對每天不斷增漲的數(shù)據(jù)量，怎樣才能將其完全儲存？在網(wǎng)絡安全形勢嚴峻復雜的今天，如何確保檔案數(shù)據(jù)安全，避免被不法分子利用？這些問題都將會在檔案信息化建設的進程中逐一得到解決，新技術也會為檔案數(shù)據(jù)處理提供新的思路和方法。
　�。ǘ�）高效的辦公需要檔案信息化建設作為支撐
　　無論在政府機關，還是企業(yè)、院校，檔案管理工作是整個辦公流程中的基礎性內容，人事統(tǒng)計、福利待遇、調職晉升等都與檔案直接掛鉤，相關部門需要隨時調用檔案信息。但在過去幾十年的發(fā)展過程中，大多數(shù)檔案都是以紙質的形式保存在檔案盒中，信息沒能及時更新、備份，使得檔案的完整性和安全性大幅降低。在查檔過程中，全是由檔案館工作人員逐個尋找，尤其是在某些檔案管理不夠規(guī)范的單位，人工查找檔案時間冗長，嚴重影響辦公效率。檔案信息化的建設，旨在實現(xiàn)信息調取及時化，信息更新及實時化，省去人工操作的大多數(shù)環(huán)節(jié)，為高效辦公提供強有力的保證。
　�。ㄈ�）時代發(fā)展的大趨勢決定了檔案信息化建設的必然性
　　在當今時代發(fā)展的大趨勢下，各行各業(yè)都走在“信息化”建設的道路上，未來將會實現(xiàn)全行業(yè)信息化，檔案工作也必須緊跟上時代的步伐。從信息化系統(tǒng)的角度看，檔案工作是整個系統(tǒng)工作中的一個環(huán)節(jié)，按照“木桶效應”，當信息化已經(jīng)在全行業(yè)基本實現(xiàn)時，傳統(tǒng)的檔案工作就將成為短板，因檔案不能及時調用，使其不能與其它環(huán)節(jié)有效銜接，嚴重影響整個系統(tǒng)的運作效率，故檔案信息化建設是時代的要求。
　　二、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化建設內容
　�。ㄒ唬┙ㄔO檔案管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)
　　檔案管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的作用，是將無數(shù)的檔案信息進行歸類整理，并過濾無效信息，挖掘數(shù)據(jù)價值。過去，主要是根據(jù)主管單位需求的不同，從檔案庫中提取檔案進行查證，檔案管理始終處于“被動式”狀態(tài)，且對多數(shù)以紙質或者簡單的電子文檔為載體儲存的檔案要進行信息分類，工作量龐大難已實現(xiàn)。檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設，將會變“被動式”為“主動式”，把所有的大塊信息分解成小塊信息并進行分類，自動針對各項情況進行數(shù)據(jù)分析和結果預測，并反饋給系統(tǒng)管理員。從檔案資料中往往能發(fā)現(xiàn)很多問題，甚至是監(jiān)管或上級部門的盲點，由此可避免許多意外事故的發(fā)生。另外，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)所得到的所有分析和預測結果，可在法律允許和權威部門的監(jiān)督下供上級使用。
　�。ǘ�）建設檔案管理信息化平臺
　　檔案管理信息化平臺的建設，可通過集合包括大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術，實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的處理和分析，提取有價值的部分。且整個檔案工作的辦公問題，除某些具備實物載體的檔案外，全部在操作中心平臺上進行。對辦公規(guī)范化：所有檔案歸檔、登記、統(tǒng)計等步驟必須按程序進行完成，避免了以往檔案辦公記錄簡單、疏漏、工作隨意性等許多弊端。對辦公可視化：所有檔案的瀏覽、調取、入庫等都有嚴格記錄，人為是無法修改的，避免了過去對檔案的調取和使用沒有詳細的操作記錄、權限設制等安全問題，其強大的監(jiān)管功能可以有效應對“檔案失竊”、“信息泄露”等問題。
　�。ㄈ�）建設標準化信息接口
　　過去辦公中，各單位，甚至各部門都是單獨的一套辦公操作系統(tǒng)，相互之間如不進行交流，信息交互不暢通、不共享，造成辦公效率不高等系列問題。建設標準化信息接口，可實現(xiàn)對各單位獨立沿用系統(tǒng)的鏈接，并將檔案數(shù)據(jù)上傳到核心管理部門的信息化平臺上，實現(xiàn)信息流通，減化工作環(huán)節(jié)，提升檔案管理工作水平。同時，標準化信息接口可根據(jù)其層級的不同，將與不同的平臺相連，各級標準化接口將各個操作系統(tǒng)連接在一起，形成龐大的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，只要具備訪問權限，就能調用各級檔案，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)、共享和利用。
　�。ㄋ模┙�立檔案出入庫系統(tǒng)
　　檔案出入庫系統(tǒng)類似于分揀系統(tǒng)，依靠對檔案條碼、二維碼等信息的識別，自動將所有檔案分類存儲。檔案的出入庫都有嚴格的規(guī)程和權限，且檔案的條碼信息是與電子檔案資料配套，在射頻掃描時可以同步讀取該檔案的電子信息，還可根據(jù)檔案的保密需要，自制“身份碼”，在掃描完成后，必需提供權限或者輸入指令才能打開。檔案出入庫系統(tǒng)同樣可與信息平臺相連，在平臺上可以實時了解檔案的情況，能有效起到監(jiān)督作用。
　　三、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化建設策略
　�。ㄒ唬┮匀瞬排囵B(yǎng)推動檔案信息化建設
　　大數(shù)據(jù)時代的特點，除了各種技術興起和廣泛運用之外，對人才需求也在激增，檔案信息化建設所需要的應當是同時具備檔案專業(yè)、大數(shù)據(jù)、計算機科學技術等多門學科知識背景的復合型人才。一方面要樹立大數(shù)據(jù)時代的人才觀念，改變過去僅僅將檔案工作人員作為“文件保管員”的思想，建設新時代的檔案人才隊伍；另一方面要加強檔案人才隊伍的培養(yǎng)，堅持持證上崗制度，嚴格檔案信息化建設人才準入門檻，按照復合型人才要求，并通過從業(yè)資格考試取得相應的從業(yè)資格證。
　�。ǘ�）以法規(guī)政策推進檔案信息化建設
　　檔案信息化建設的穩(wěn)步推進需要具備一個積極的政策環(huán)境，為此，制定相關法規(guī)并落到實處顯得尤為重要。首先，在信息化設備的開發(fā)與應用方面，應充分借鑒其他領域的發(fā)展經(jīng)驗，在檔案管理專業(yè)化設備的自主開發(fā)上給予政策支持，提高企業(yè)與科研人員的積極性。同時，還應以法規(guī)形式明確技術指標，規(guī)范市場環(huán)境。其次，在信息安全方面，結合時代需要，制定有關法規(guī)，對盜竊檔案、惡意攻擊檔案系統(tǒng)、造成經(jīng)濟損失的不法分子給予嚴懲，以立法形式來確保信息安全。
　�。ㄈ�）以新興技術助推檔案信息化建設
　　在大數(shù)據(jù)時代背景下，尤其是新興技術的運用給各行各業(yè)帶來了變革性的影響，檔案部門開展檔案信息化建設應結合工作實際，進一步加快新興技術在檔案管理中的運用，化挑戰(zhàn)為機遇，以適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。首先，要以技術引進為基礎，考慮引進技術與檔案信息化建設的無縫應用；其次，要以技術選優(yōu)為保障，通過理論分析與實踐調研考量選擇與檔案管理需求相適應的技術；最后，要以技術推廣為核心，設計推廣應用方案，建立反饋機制，加強后期應用跟蹤與完善 [2]。
　　四、結語
　　大數(shù)據(jù)時代，對檔案工作而言既是機遇又是挑戰(zhàn)，過去信息化建設存在的技術問題將得到解決，而諸如信息安全、人才缺乏等新問題，將是在下一步如何高效地開展檔案信息化建設工作中值得深入探討。
　　【參考文獻】
　　[1]王玲，張妍妍.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2014（06）
　　[2]于英香.大數(shù)據(jù)視域下檔案數(shù)據(jù)管理研究的興起：概念、緣由與發(fā)展[J].檔案學研究，2018（01）：44-48.

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