檔案管理的信息化建設(shè)

　　摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要組成部分，其管理信息化程度關(guān)乎著事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)代化程度。因此，加強檔案管理的信息化建設(shè)，對事業(yè)單位各方面的發(fā)展都有重要的促進作用。本文首先概述了檔案管理信息化建設(shè)，并針對性地提出了檔案管理信息化建設(shè)的策略。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
　　1 檔案管理信息化建設(shè)概述
　　信息技術(shù)的發(fā)展推動了事業(yè)單位信息化的建設(shè)，檔案管理信息化建設(shè)是指利用計算機網(wǎng)絡(luò)手段，使得檔案信息更好的被收集、歸類、管理起來。檔案管理信息化，參照以往的實體管理模式，并以其實體數(shù)據(jù)為依據(jù)，將其轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的檔案信息化管理，這種信息化管理具有資料不易損壞、便于管理、和優(yōu)化檔案管理職能的特點。
　　1.1 檔案不易損壞，易于保存
　　紙質(zhì)檔案容易受到天氣和保存環(huán)境的影響。如環(huán)境潮濕，會導(dǎo)致檔案容易發(fā)生霉變，難以長期保存；檔案隨著資料的增多會越來越多，而管理室空間有限，檔案儲存量有限；并且需要定期打掃管理室，優(yōu)化環(huán)境，更新檔案資料。而信息化檔案管理可以對檔案實施備份，數(shù)據(jù)不易丟失；電子磁盤儲存量大，極大地節(jié)約了存儲空間；并且更新迅速，省時省力，能最大限度地保障檔案的完整性。
　　1.2 便于管理檔案信息
　　檔案信息資料數(shù)量和類別眾多，傳統(tǒng)的檔案管理需要配備數(shù)名專員負責(zé)繁瑣的檔案分類和管理工作，浪費人力成本，程序復(fù)雜，多有不便。而實現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)，檔案信息查閱可以通過在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵字的方法迅速查到所需信息，系統(tǒng)程序簡單快捷，分門別類清晰，不需要配備過多人員，節(jié)省了人力成本，且管理不會受到其他檔案影響。
　　1.3 優(yōu)化檔案管理職能
　　實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，從本質(zhì)上改變了檔案管理的途徑和方式，優(yōu)化了檔案的管理職能，使得檔案信息化管理全面推動了事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè)。
　　2 我國檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
　　我國目前的檔案管理信息化建設(shè)處于瓶頸期。許多事業(yè)單位對于檔案信息化管理沒有足夠的重視，信息化建設(shè)平臺使用效率低、平臺更新速度慢；事業(yè)單位使用信息化管理檔案的目的是實現(xiàn)信息查詢的方便性、快捷性和高效性，若是出現(xiàn)上述情況，將會影響到事業(yè)單位檔案的管理和發(fā)展，不利于檔案管理信息化建設(shè)的普及。部分事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)存在異構(gòu)性和差異性，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異和重復(fù)，增加了檔案信息結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，使得工作人員在辨別、歸檔、分類的過程中需要花費大量的精力處理，不利于檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。另外檔案管理機制不健全和工作人員的綜合素質(zhì)也會影響到檔案管理信息化建設(shè)，檔案資料重復(fù)歸檔或未被及時保存，嚴(yán)重影響了檔案管理信息平臺的使用效率。
　　3 檔案管理信息化建設(shè)的步驟
　　3.1 創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案平臺系統(tǒng)
　　檔案管理信息化建設(shè)，首要做的就是建立一個信息化網(wǎng)絡(luò)檔案平臺系統(tǒng)，該系統(tǒng)分為內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)和公眾服務(wù)平臺兩個部分，通過內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)收集各類信息，并由工作人員負責(zé)分類、處理，而后上傳到公眾服務(wù)平臺，使其實現(xiàn)其使用價值。工作人員需要注意信息來源是否可靠，保證其真實性；另外，檔案信息需要強化網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)，保證信息不被泄露。
　　3.2 形成檔案信息一體化管理模式
　　檔案管理部門對檔案的真實有效性應(yīng)負起責(zé)任，在接收到含有檔案信息的電子文件后，其應(yīng)該對檔案的內(nèi)容加以了解、分析和鑒別，留下有用的信息，剔除無用的信息，再通過計算機信息管理部門對文件進行相應(yīng)處理，最終實現(xiàn)檔案歸檔保存。這個過程形成了一個有效檔案信息電子文件的獲取、分類、處理、保存一體化的整個過程。
　　3.3 已歸檔的檔案文件不得隨意更改
　　相關(guān)工作人員需要對歸檔的電子文件進行分類、鑒別和審核，確認(rèn)有效性和使用價值后，形成的檔案需要通過計算機技術(shù)設(shè)置文件的只讀性，防止網(wǎng)絡(luò)被不法分子侵入和隨意更改文件，從而確保信息的安全性，保證信息化檔案與紙質(zhì)檔案一致。
　　3.4 做好歸檔電子文件的保存
　　電子檔案具有防塵、防潮、防磨損等傳統(tǒng)檔案不具備的優(yōu)勢，是使用電子介質(zhì)保存的信息文件，但電子文件也可能出現(xiàn)錯亂或丟失，因此要做好電子檔案備份和管理，確保信息的原始性和完整性，盡可能地避免電子檔案信息由于長時間的儲存，或者計算機網(wǎng)絡(luò)中病毒而出現(xiàn)錯亂和丟失的現(xiàn)象。
　　4 檔案管理信息化建設(shè)的策略
　　4.1 員工都應(yīng)積極轉(zhuǎn)化自身傳統(tǒng)的管理理念
　　事業(yè)單位上下員工都應(yīng)當(dāng)與時俱進，積極轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)檔案管理理念，形成新型檔案信息化管理理念，才能使事業(yè)單位向現(xiàn)代化方向?qū)崿F(xiàn)轉(zhuǎn)變。要想將信息化檔案管理的理念普及，需要檔案管理人員首先具有先進的信息化意識，能夠明確信息化管理的未來趨勢，從而提供更加完善的檔案服務(wù)。隨后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極宣傳檔案管理信息化的優(yōu)勢，使事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者充分了解到檔案管理信息化建設(shè)的必要性以及重要性，使全體工作人員都能理解并認(rèn)同檔案管理信息化建設(shè)，提高對信息化建設(shè)的關(guān)注。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，并制定一系列的政策幫助檔案部門完善信息化平臺的建設(shè)，全面更新事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)觀念，從而提高檔案管理和服務(wù)效率。
　　4.2 加強電子檔案信息化建設(shè)水平
　　促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就要加強電子檔案信息化建設(shè)水平。檔案管理部門接受各種各樣的信息和資料后，優(yōu)先將其進行鑒別，將有用的信息按照不同的類型分類，再利用計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化文件。建立電子檔案信息化管理制度，保障電子檔案信息的真實性、完整性和有效性，加快檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和完善，重視檔案部門的硬件設(shè)備的開發(fā)和優(yōu)化，是提高電子檔案信息化建設(shè)水平的重要一步，能夠促進檔案管理信息化建設(shè)，為事業(yè)單位信息資源檢索、管理和共享奠定堅實的基礎(chǔ)。
　　4.3 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)
　　檔案管理工作人員只有具備較高的綜合素質(zhì)，才能更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理工作人員能夠立足于事業(yè)單位實際情況，并具有較強的分辨能力以及計算機軟件的應(yīng)用技術(shù)，才能成為檔案管理改革建設(shè)的精神支柱。檔案管理工作人員應(yīng)積極參加計算機技術(shù)培訓(xùn)，強化自身的檔案管理知識，參與檔案管理現(xiàn)代化的宣傳工作，為普及檔案管理信息化做貢獻。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案管理部門實施考核制度和獎罰制度，創(chuàng)造良好的工作條件，激發(fā)工作人員的工作熱情，進而提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。
　　4.4 加強檔案管理信息化安全體系建設(shè)
　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息安全關(guān)乎著事業(yè)單位的發(fā)展和經(jīng)濟利益，因此要加強信息化管理安全體系的建設(shè)，全面保護事業(yè)單位信息安全。首先應(yīng)設(shè)定不同信息的安全管理等級，根據(jù)安全等級和風(fēng)險程度對獲得的信息進行分類，并對事業(yè)單位信息安全系統(tǒng)的風(fēng)險水平進行評估，設(shè)定安全值，一旦出現(xiàn)安全漏洞，立即停用檔案信息系統(tǒng)平臺并進行維修，保障信息的安全。另外，可以將冗余系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)用于事業(yè)單位檔案信息化管理，從而有效降低檔案信息系統(tǒng)失效率，提高正常運行的安全性能；并通過采取余度配置方案，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)中的元件設(shè)置余度，提高檔案管理信息化的安全性[1]。
　　5 結(jié)束語
　　本文簡述了檔案管理信息化建設(shè)的概念和特點以及當(dāng)代檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，分析了檔案管理信息化建設(shè)的步驟和策略，希望能促進我國檔案管理改革和創(chuàng)新，從而提高事業(yè)單位處理和運用檔案信息的效率以及其經(jīng)濟利益，促進其在新時代實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
　　參考文獻
　　[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（05）：58.
　　[2]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.
　　[3]房麗娜.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（03）：32.

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