淺議基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)

　　【摘要】基層疾控中心的檔案管理滯后，今后的工作重點(diǎn)是：改革創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)專兼職人員崗位培訓(xùn)，促進(jìn)提高信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)化，加強(qiáng)檔案硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)疾控工作的發(fā)展。
　　【關(guān)鍵詞】基層疾控檔案管理;人才;利用率低
　　當(dāng)前許多基層疾控中心的檔案管理還比較滯后，需要使用檔案材料時(shí)難查找，很難發(fā)揮檔案材料的功能和效用。改革創(chuàng)新疾控機(jī)構(gòu)檔案管理機(jī)制，成為當(dāng)前疾控檔案管理的迫切任務(wù)。疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化就是從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字材料化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化轉(zhuǎn)變。做好疾病控制檔案管理工作，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，固定檔案管理模式，規(guī)范檔案存儲，提高檔案質(zhì)量，提高服務(wù)水平，發(fā)揮檔案作用，為疾病防控和突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急處置提供科學(xué)依據(jù)。
　　一、基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理中存在問題
　　（一）管理意識薄弱，檔案利用率低。部分檔案管理人員管理意識和服務(wù)意識不夠，對檔案管理墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀，或者管理制度不嚴(yán)，借閱隨意，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作少過問、不關(guān)心、無要求，缺乏檢查和督促，使檔案管理人員失去工作動力。單位檔案管理經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、場地投入不夠，檔案管理工作人員的能力水平也受到制約，只是將文件資料進(jìn)行簡單的歸檔和整理，沒有發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。
　　（二）檔案管理投入不足，設(shè)備落后。檔案設(shè)施陳舊，近年來，基層疾控中心相繼增建了房屋，改善了實(shí)驗(yàn)室辦公條件，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、衛(wèi)技人員人員能力建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施的投入逐年提高，但是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性認(rèn)識不足，對單位檔案工作投入還不夠，檔案信息管理設(shè)備落后，沒有達(dá)到國家規(guī)定的“八防”要求，密集架、溫度濕度控制、“八防”設(shè)施、刻錄機(jī)、掃描儀、移動硬盤等檔案管理設(shè)備尚未普及，有的雖已添置了計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但沒有充分開發(fā)利用。導(dǎo)致近年的檔案信息可以存放，而前些年的檔案信息卻不知所蹤。
　　（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。基層疾控機(jī)構(gòu)沒有檔案專職人員編制，缺乏選拔機(jī)制，年齡較大的任職、缺乏專業(yè)知識，且多為身兼數(shù)職人員兼任;有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，專兼人員不安心本職工作，對工作缺乏熱情，不清楚其間的重要性，認(rèn)為檔案工作沒前途，產(chǎn)生“做檔案工作低人一等”的錯誤想法，檔案兼職人員干幾年就會轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)科室，造成其職位的缺乏連續(xù)性，使其工作變成了機(jī)械性的、重復(fù)的情況檔案人員對專業(yè)認(rèn)識不多，能力不強(qiáng)，只是把檔案進(jìn)行簡單的編碼排序，甚至忽略對檔案的分類管理;
　　二、改進(jìn)和提高檔案管理水平是形勢發(fā)展的要求
　�。ㄒ唬�檔案管理信息化是信息發(fā)展的趨勢。把檔案從紙質(zhì)的載體變?yōu)殡娮虞d體是科技發(fā)展的必然，可以大幅度提升檔案管理水平和利用率�！�2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中提出要加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)要求，《中共中央、國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》，提出要建立實(shí)用共享的醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)，這是大勢所趨，加快檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)信息時(shí)代和社會發(fā)展。
　�。ǘ�）檔案信息化有利于檔案資料的永久保存。原始的紙質(zhì)檔案，管理不善就容易變質(zhì)損壞，如果把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)，不僅保管方便，而且可以長期保存。
　�。ㄈ�）方便對信息資料的提取和利用。檔案管理信息化目的是歸檔保存疾病防控資料數(shù)據(jù)，為政府疾病防控、處置公共衛(wèi)生突發(fā)事件決策和科研工作提供參考依據(jù)，檔案工作必須通過檔案利用來體現(xiàn)其服務(wù)性。疾控機(jī)構(gòu)檔案材料一般由文件、各類報(bào)表、疾病防控預(yù)案、疫情處置、救災(zāi)防病工作調(diào)查處理報(bào)告及實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)報(bào)告等構(gòu)成，具有原始記錄、價(jià)值保留、集中存儲、隨時(shí)查詢、增值效用等性能，建設(shè)一個高質(zhì)量的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，開展信息化管理，需要時(shí)可以隨時(shí)提取，簡捷方便，不會遺失，很大程度上減少了人為損耗，節(jié)約時(shí)間和成本。
　　三、如何提高基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)
　　（一）提高對醫(yī)療檔案建設(shè)的認(rèn)識，完善規(guī)范制度規(guī)范管理。對檔案管理重要性的認(rèn)識，不僅一般檔案管理人員認(rèn)識不到位，部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視也不足，表現(xiàn)在人員配備不當(dāng)，要求不嚴(yán)，經(jīng)費(fèi)不夠，不重視其作用。實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理，制定完善規(guī)章制度，明確中心檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責(zé)，實(shí)行檔案管理分級負(fù)責(zé)制度。
　�。ǘ�）培訓(xùn)現(xiàn)有人員掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)。搞好檔案信息化的關(guān)鍵是人才，工作崗位之中人才的培養(yǎng)提供才是重中之重。人才從哪里來？一是在現(xiàn)有人員上挑選年紀(jì)輕、有一定文化、責(zé)任心強(qiáng)的人進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和一般疾病控制專業(yè)知識，讓他們在崗位上鍛煉。二是從大學(xué)畢業(yè)生中吸收優(yōu)秀網(wǎng)絡(luò)人才，在工作中熟悉掌握疾控機(jī)構(gòu)的專業(yè)知識（醫(yī)學(xué)院畢業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人才更好），經(jīng)過一段時(shí)間實(shí)踐，這些人會成為基層疾控機(jī)構(gòu)信息化管理的主力軍。
　　（三）實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化。是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)和提高檔案系統(tǒng)利用功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。
　�。ㄋ模┘訌�(qiáng)檔案軟件硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入。軟硬件跟不上，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理便成為一句空話。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、移動硬盤、密集架等設(shè)備，以及設(shè)計(jì)合理、設(shè)備齊全的庫房;軟件包括管理檔案應(yīng)有的軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檔案查詢軟件、信息安全軟件等。如果因經(jīng)費(fèi)限制，先購買主件，以后逐年增配，做好內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，力爭把檔案管理的軟硬設(shè)備配齊，這是完全應(yīng)該而且可以做到的。

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