數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑

　　摘要 數(shù)字化信息化技術(shù)的發(fā)展，也推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，高校檔案管理信息化建設(shè)，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求，優(yōu)化高校檔案管理的模式，提高檔案管理的工作效率。本文探討了數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則及路徑，以推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)。
　　【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 高校檔案管理 信息化建設(shè)路徑
　　傳統(tǒng)的檔案管理方式，為高校檔案管理工作帶來(lái)了很大壓力，也不能滿足高校檔案管理的需求。在數(shù)字化時(shí)代下，高校檔案信息化建設(shè)，能夠滿足高校多樣化的檔案管理需求，提高檔案管理工作的效率，推動(dòng)高校檔案管理進(jìn)一步完善和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。
　　1 數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的原則
　　1.1 可行性原則
　　高校檔案管理信息化的建設(shè)，應(yīng)該遵循可行性的原則，充分地考慮高校具體的人力、物力、財(cái)力方面的實(shí)際情況，以及高校數(shù)字化檔案管理建設(shè)的需求。對(duì)高校內(nèi)部檔案資源進(jìn)行全面的分析，制定可行性的方案，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立信息化、數(shù)字化的檔案管理方法。結(jié)合高校檔案數(shù)字化技術(shù)，與人才隊(duì)伍的能力、相應(yīng)的硬件設(shè)備、數(shù)字化投入的經(jīng)費(fèi)，遵循可行性的原則，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)。
　　1.2 安全性原則
　　高校檔案管理信息化建設(shè)要遵循安全性的原則，保障高校檔案資源的安全，對(duì)各項(xiàng)信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該首先考慮到安全性的原則，是否具有相應(yīng)的技術(shù)來(lái)保障檔案管理的安全性，防止高校檔案資源被竊取、泄露、遭到破壞。加強(qiáng)高校重要檔案資源的保密工作，采用數(shù)字加密技術(shù)，保證檔案資源的安全性，建立檔案資源備份，限制檔案資源的使用范圍。
　　1.3 科學(xué)性原則
　　高校檔案信息化建設(shè)還應(yīng)該遵循科學(xué)性的原則，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，保護(hù)高校已有的珍貴的檔案資源，建立先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，并不能遺忘高校珍貴的文化財(cái)富，對(duì)于之前傳統(tǒng)的檔案資源，應(yīng)該進(jìn)行充分的保護(hù)和管理，將寶貴的檔案資源用信息化設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子資源。高校檔案管理信息化建設(shè)，遵循科學(xué)性的原則，明確高校信息化范圍，全面的篩選高校原有館藏檔案，針對(duì)館藏特色檔案，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的信息化建設(shè)。
　　2 高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑
　　2.1 利用數(shù)字化技術(shù)更新高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
　　在數(shù)字化時(shí)代的推動(dòng)下，高校檔案管理的信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括，利用數(shù)字化信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)答案進(jìn)行掃描、錄入，轉(zhuǎn)化成電子檔案，并納入高校的答案管理系統(tǒng)之中。利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理�？梢詫⒏鞣N紙質(zhì)檔案、語(yǔ)音圖像資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，進(jìn)行統(tǒng)一的管理、存儲(chǔ)。對(duì)于這些電子檔案還要進(jìn)行一體化的管理，利用先進(jìn)的管理軟件，對(duì)各種電子文件進(jìn)行歸檔、整理。對(duì)高校檔案資源在錄入、存儲(chǔ)、搜索、傳遞等每個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，提高高校檔案資源管理的效率。此外還應(yīng)該利用數(shù)字化的設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)高校檔案的資源進(jìn)行共享，同時(shí)還應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，保護(hù)高校檔案資源的安全性，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)中快速傳遞、安全共享。
　　2.2 利用數(shù)字化技術(shù)發(fā)展電子文件資源、網(wǎng)絡(luò)資源
　　在數(shù)字化時(shí)代的推動(dòng)下，高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以電子文件資源作為檔案資源的補(bǔ)充，利用信息化技術(shù)，大力的發(fā)展電子文件資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)占據(jù)比較大的空間，增加庫(kù)房的壓力，不易存儲(chǔ)、管理和保管。但是由于紙質(zhì)檔案的法律效力、安全保密等因素，紙質(zhì)檔案仍是高校檔案信息資源中的主要途徑。但是在數(shù)字化時(shí)代的推動(dòng)下，高校檔案管理也應(yīng)該大力的發(fā)展電子文件資源作為紙質(zhì)檔案資源的補(bǔ)充。電子文件是利用數(shù)字化的技術(shù)、利用代碼在電子設(shè)備中進(jìn)行存儲(chǔ)、利用，非常方便、快捷，便于錄入、歸檔、管理、搜索，能夠提高高校檔案管理的工作效率。同時(shí)還能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行傳播和共享。此外，還應(yīng)該利用數(shù)字化技術(shù)，加快發(fā)展網(wǎng)絡(luò)資源。信息資源除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源和新興的電子資源之外，還包括網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)中蘊(yùn)含著巨大的信息量和豐富的資源，高校可以利用互聯(lián)網(wǎng)中大量豐富的資源，優(yōu)化檔案資源，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的社會(huì)化和特色化，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的現(xiàn)代化與電子化。
　　2.3 制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)
　　為了使高校檔案工作正常高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，必須要制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都需要有規(guī)范的管理制度來(lái)保障。因此高校應(yīng)該建立規(guī)范化的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的變化和學(xué)校具體情況的變化，及時(shí)的更新優(yōu)化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。保證檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和部門(mén)，都能夠協(xié)調(diào)合作、有序進(jìn)行，確保檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依。同時(shí)高校檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)該加強(qiáng)信息化校務(wù)建設(shè)體系，滿足使用者多樣化的需求，保證檔案資源的全面性、豐富性。
　　2.4 加強(qiáng)高校檔案安全管理
　　高校檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)該注重加強(qiáng)高校檔案的安全管理，高校的檔案對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)具有重要的作用，因此，一定要加強(qiáng)高校檔案的安全管理工作。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化技術(shù)非常發(fā)達(dá)，但是網(wǎng)絡(luò)中存在著許多病毒，時(shí)刻威脅著高校檔案信息的安全。高校應(yīng)該建立健全的檔案信息安全管理體系，保障高校檔案信息和網(wǎng)絡(luò)的安全性，檔案資源在錄入、存儲(chǔ)、管理、傳遞的過(guò)程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。在這些環(huán)節(jié)應(yīng)該加強(qiáng)高校檔案信息的安全管理，定期的修復(fù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，避免出現(xiàn)高校檔案信息被竊取的現(xiàn)象。做好檔案人員安全管理的培訓(xùn)工作，使檔案人員具備相應(yīng)的安全操作知識(shí)和技能，避免出現(xiàn)高校檔案資源由于人為操作而被破壞的情況，增強(qiáng)高校檔案信息管理的安全性。
　　3 結(jié)束語(yǔ)
　　高校檔案信息化建設(shè)，首先應(yīng)該利用數(shù)字化技術(shù)明確高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，利用數(shù)字化技術(shù)發(fā)展電子文件資源和網(wǎng)絡(luò)資源，制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，保障高校檔案管理工作有序進(jìn)行，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)高校檔案的安全管理，增強(qiáng)高校檔案信息管理的安全性。
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