公文檔案信息化建設(shè)的研究探討

　　摘 要 隨著單位內(nèi)外部交流愈發(fā)的頻繁，信息資源的數(shù)量有了顯著增加，各種公文檔案出現(xiàn)在單位辦公當(dāng)中。如何提升公文檔案管理質(zhì)量，使公文檔案的管理符合規(guī)范化、科學(xué)化和合理化的要求，更好地為單位創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。是現(xiàn)階段單位檔案管理人員需要研究的重要課題。信息技術(shù)在處理信息資源層面具有天然的優(yōu)勢，信息技術(shù)能夠高效快速地對信息資源進(jìn)行分析、處理和歸類。因此，許多單位開始探索將信息技術(shù)這一有力抓手融入檔案服務(wù)領(lǐng)域。
　　關(guān)鍵詞 公文檔案;安全;信息化;管理體制
　　1 公文檔案信息化建設(shè)概括
　　進(jìn)入21世紀(jì)以后，無論是科學(xué)技術(shù)還是生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革，信息化的浪潮席卷全球，信息技術(shù)成為人類提高生產(chǎn)效能的重要資源，成為發(fā)展的生產(chǎn)力因素。正是基于這樣的背景，各行各業(yè)都開始探索利用信息技術(shù)來提升生產(chǎn)效率，改變生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)，進(jìn)而為單位提供更多的經(jīng)濟效益和社會效益[1]。公文檔案管理領(lǐng)域同樣如此，公文檔案管理的成效會直接影響單位對信息資源的利用效率。所謂公文檔案信息化建設(shè)，就是將信息技術(shù)合理的運用到公文檔案管理當(dāng)中，提升公文檔案信息服務(wù)的水平，減輕單位檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。
　　公文檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，這項工作的開展需要遵循一定的規(guī)律和基本原則。具體而言，檔案管理人員利用信息技術(shù)融入到公文檔案管理中時，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：第一，服務(wù)導(dǎo)向為原則。公文檔案作為一種信息資源，對其進(jìn)行管理的根本目的在于服務(wù)單位各項工作，為單位制定工作計劃和進(jìn)行決策提供相應(yīng)的依據(jù)。第二，系統(tǒng)性原則，公文檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，內(nèi)部的各項要素都需要加以優(yōu)化，只有全方位的進(jìn)行信息化建設(shè)，才能真正凸顯信息化建設(shè)的成效，才能使公文檔案信息化建設(shè)工作具有可持續(xù)性。第三，可操作性原則。公文檔案信息化建設(shè)需要符合單位的檔案實際工作，不能與檔案實際工作情形脫軌。除此之外，信息化建設(shè)的需要循序漸進(jìn)，單位在開展信息化建設(shè)時，無論是人力投入，還是財力與物力投入，都需要一步一步開展[1]。
　　2 公文檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　2.1 缺乏宏觀體制的指導(dǎo)
　　公文檔案信息化建設(shè)較為復(fù)雜，需要相應(yīng)的宏觀管理體制加以約束，才能使這項工作做到規(guī)范化、科學(xué)化和合理化�，F(xiàn)實生活中，部分單位沒有建立相應(yīng)的宏觀管理體制，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機制，導(dǎo)致檔案管理的各項內(nèi)容與方式與實際工作狀況不相匹配。除此之外，實踐中崗位安排以及培訓(xùn)機制上不健全，沒有充分發(fā)揮人力資源管理的優(yōu)勢，無法實現(xiàn)人力資源利用效能的最大化。例如，許多單位比較重視對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理理論培訓(xùn)，忽視對檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理人員在信息化建設(shè)中對信息技術(shù)的運用層次較低。
　　2.2 安全隱患
　　事物的兩面性決定了信息技術(shù)在優(yōu)化檔案服務(wù)模式的同時，也埋下了一些安全隱患。公文檔案中的內(nèi)容往往與單位的日常工作息息相關(guān)，涉及單位日�；顒拥姆椒矫婷�。公文檔案中部分內(nèi)容涉及單位的工作機密，涉及大量的個人隱私，一旦被不法分子竊取、篡改后，無疑會給單位造成巨大的損失。一方面，信息化建設(shè)以計算機這一硬件設(shè)施為載體，這就決定了電腦病毒、黑客和木馬等程序一旦侵入到計算機當(dāng)中，就很容易威脅公文檔案的檔案安全。另一方面，現(xiàn)實生活中部分單位對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案安全不夠重視，只是單純地利用防火墻和殺毒軟件等技術(shù)來防止病毒的入侵，長此以往可能會對單位檔案安全帶來不可預(yù)測的影響[2]。
　　3 公文檔案信息化及建設(shè)路徑
　　3.1 健全管理體制
　　單位必須著眼于本單位發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)檔案管理工作的需要來搭建管理體制。筆者認(rèn)為，以下兩個方面尤為重要[2]。一方面，培訓(xùn)機制的搭建。檔案信息化建設(shè)是信息技術(shù)與現(xiàn)代檔案管理理論的集合體，需要檔案管理人員具備一定信息技術(shù)運用能力，需要檔案管理人員具備主觀能動性和創(chuàng)新意識。因此，單位有必要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，重視信息技術(shù)運用的培訓(xùn)。另一方面，績效考核機制的優(yōu)化。檔案信息化建設(shè)需要耗費大量的人力，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也會加重。尤其是在檔案信息化建設(shè)初期，檔案管理人員需要對大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。因此，單位要優(yōu)化績效考核內(nèi)容，細(xì)化績效考核的各項指標(biāo)，充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性。總而言之，管理體制的構(gòu)建要符合實際工作狀況，不能一味沿用傳統(tǒng)的檔案管理體制，而是應(yīng)當(dāng)由針對性地對管理體制中的內(nèi)容加以優(yōu)化。
　　3.2 重視公文檔案安全管理
　　在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，病毒程序?qū)�公文檔案威脅巨大，有必要多途徑的對公文檔案進(jìn)行安全管理。首先，實現(xiàn)云儲存自動備份。所謂云儲存自動備份，就是單位與相應(yīng)的云儲存軟件商進(jìn)行合作，將云儲存端與本單位的檔案管理系統(tǒng)連接在一起后，公文檔案能夠自動在云儲存端進(jìn)行備份。公文檔案即使被篡改、遺失之后，也能在云儲存端迅速找到公文檔案。其次，利用內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行公文檔案管理，減少病毒入侵的風(fēng)險。單位可以利用內(nèi)網(wǎng)專門對公文檔案進(jìn)行管理，利用外網(wǎng)來進(jìn)行公文檔案服務(wù)，將檔案管理與檔案服務(wù)加以區(qū)分。最后，單位也要綜合利用防火墻、殺毒軟件、信息加密以及訪問權(quán)限等方式來提升檔案管理的安全性，明確涉密檔案的訪問權(quán)限，對涉密檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)碼和加密，才能真正保證單位公文檔案的安全。
　　4 結(jié)束語
　　不論是傳統(tǒng)檔案管理模式，還是新型信息化管理模式，公文檔案的最終目標(biāo)都是服務(wù)于單位各項工作的開展。在公文檔案信息化建設(shè)過程中，要把信息技術(shù)放在首位，以創(chuàng)新檔案管理方式為中心，加大公文檔案信息資源與信息技術(shù)的整合與共享，拓寬公文檔案的服務(wù)路徑。公文檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，未來隨著人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，公文檔案信息化建設(shè)會邁向更高的層次。公文檔案信息化建設(shè)是值得關(guān)注的一個研究課題，由于筆者分析資料能力有限，文中難免存在疏漏，亟待今后進(jìn)一步深入研究。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1] 孫錫銘.淺析信息化建設(shè)項目中的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].中國管理信息化，2018，21（18）：176-177.
　　[2] 王詩堯.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18（83）：194.
　　作者簡介
　　武迎萍（1979-），女，山西省呂梁市汾陽市人;畢業(yè)院校：江西九江學(xué)院，學(xué)歷：本科，助理館員，研究方向：業(yè)務(wù)檔案，辦公。

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