企業(yè)檔案信息化建設(shè)評價指標(biāo)研究

　　作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，企業(yè)檔案信息化建設(shè)狀況關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。但基于多數(shù)企業(yè)檔案意識較為淡薄，檔案管理工作僅僅停留在傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理階段。檔案信息化建設(shè)存在滯后甚至是被忽視的情況。
　　1.檔案人才匱乏，專業(yè)技術(shù)不精
　　企業(yè)作為生產(chǎn)盈利的機(jī)構(gòu)，為將有限的成本投入到自身核心生產(chǎn)之中，多數(shù)企業(yè)均選擇壓縮非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的成本，提高自身效益。檔案工作在各個企業(yè)中多被當(dāng)做邊緣化業(yè)務(wù)工作，往往得不到企業(yè)管理者的重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是簡單的“管文件”，對檔案管理員也多停留在“文件管理員”這一角色定位，因此，得不到應(yīng)有重視，成本投入也相對較低。但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新時代對檔案工作人員有著更高的要求，檔案保管員不僅僅需要掌握傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，更需要掌握相關(guān)信息技術(shù)，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)。
　　2. 建設(shè)目標(biāo)不清，缺少建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
　　多數(shù)企業(yè)對于不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也多停留在響應(yīng)國家號召這一目的上，企業(yè)檔案信息化在建設(shè)前期，缺乏科學(xué)的規(guī)劃與組織。對于本企業(yè)檔案信息化建設(shè)不能夠做到有所規(guī)劃、有所標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)的信息化內(nèi)容也難以為企業(yè)所用，如此以往，惡性循環(huán)，造成的低水平重復(fù)與各自為政現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
　　3.網(wǎng)站建設(shè)不良，網(wǎng)頁信息更新緩慢
　　選取500強(qiáng)企業(yè)中排名前100名作為調(diào)研對象，在對其網(wǎng)頁網(wǎng)站進(jìn)行逐個點擊的過程中，網(wǎng)站多包含自身動態(tài)、職業(yè)發(fā)展、分支網(wǎng)點或與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的部門導(dǎo)航，由于企業(yè)檔案網(wǎng)站設(shè)計企業(yè)機(jī)密信息，大多不對外開放，因此，以上所查信息收獲無幾。因此，本文選取國外可口可樂公司、IBM公司與加拿大廣播公司、時代雜志等幾家具有代表性的企業(yè)檔案網(wǎng)站作為研究樣本，針對其建設(shè)實際提出企業(yè)信息化建設(shè)評價指標(biāo)。
　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)評價指標(biāo)
　　1.確定評價指標(biāo)的原則
　　基于企業(yè)檔案信息化建設(shè)評價指標(biāo)的制定應(yīng)遵循以下幾個原則：首先，客觀性�？陀^是指不以人的意識為轉(zhuǎn)移的存在，即在設(shè)計評價指標(biāo)時，需要以已有企業(yè)的實際特點出發(fā)，進(jìn)而評判選取評價指標(biāo)，保證選取對象的科學(xué)性。其次，專業(yè)性。這一點是尤其需要注意的。企業(yè)檔案與其它檔案有所區(qū)別，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的記錄，往往帶有自身企業(yè)專業(yè)化特色。因此，在評價企業(yè)檔案信息化建設(shè)時，需要特別注意專業(yè)性這一原則，如基建工程檔案涉及到大幅面圖紙時，在信息化建設(shè)過程中便需要考慮圖紙掃描后的縮放比例與清晰度。再次，可操作性，這一環(huán)節(jié)主要分為兩大方面，第一是指評價的各項指標(biāo)要清晰易懂，不能過于學(xué)術(shù)化而喪失了操作性，評分標(biāo)準(zhǔn)盡量使用定量的清晰指標(biāo)來表示;此外，評價指標(biāo)體系本身也需要具有可操作性，也就是從層次劃分到具體權(quán)重占比均需要全面考慮。最后，導(dǎo)向性， 也就是說在設(shè)計企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)評價指標(biāo)的同時，需要有一定的前瞻性，兼顧企業(yè)現(xiàn)有檔案網(wǎng)頁情況與未來發(fā)展水平，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的長期發(fā)展提供指導(dǎo)。
　　2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的評價指標(biāo)
　　檔案網(wǎng)站信息資源從微觀而言，主要包含四種類型：館藏數(shù)字化檔案、特色檔案、現(xiàn)行文件以及編研成果。企業(yè)檔案信息化建設(shè)平臺往往還會加入自身行業(yè)的檔案信息服務(wù)。具體評價指標(biāo)應(yīng)涉及以下幾點：
　　（1）網(wǎng)頁美觀程度
　　檔案網(wǎng)站在提供利用服務(wù)時，就像商場里的貨架，其中所包含的檔案信息內(nèi)容便是貨架上繽紛多樣的商品。商品不僅需要注意自身內(nèi)涵，更需要注意自身“顏值”，給予顧客美的享受，才能更好地吸引顧客，滿足更多的利用需求。
　�。�2）檢索功能易用度
　　檢索是用戶直接表達(dá)自己信息需求的渠道，因此，在對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，需要充分設(shè)計考慮企業(yè)檔案信息化平臺的檢索功能。不僅要涵蓋檢索界面、檢索字段、檢索公式、檢索控制、檢索方式等，更要在檢索技術(shù)設(shè)計過程中，考慮檢索詞之間的數(shù)量邏輯關(guān)系、本公司的特色功能、專業(yè)指導(dǎo)與跨庫檢索等。除考慮以上涉及因素外，還需要對二次檢索即檢索結(jié)果的處理考慮進(jìn)易用度范圍之內(nèi)，需要按照檢索相關(guān)度或者時間等多種可選方式對檢索結(jié)果進(jìn)行排列，此外，對包含檔案基本信息與相關(guān)檔案鏈接等相關(guān)信息也應(yīng)被予以提供，以供用戶選擇。最后，允許的條件下，將本企業(yè)數(shù)字化后的檔案提供全文瀏覽鏈接，并供以存盤、郵件發(fā)送、打印等多種方式的下載鏈接。在這一過程中，需要注意涉密檔案及各部門間檔案公開的范圍，由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)平臺的單一性，企業(yè)職工均使用一個平臺，對于涉密或者僅向部分工作人員開放的檔案，可以采用用戶名與密碼的方式限制獲取，有效做到防止企業(yè)機(jī)密泄露。
　�。�3）在線服務(wù)功能
　　目前，除去不含有檔案網(wǎng)站的企業(yè)，多數(shù)企業(yè)檔案網(wǎng)站在建設(shè)過程中，均將檔案信息化網(wǎng)站作為一個展示平臺，網(wǎng)頁的使用功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于展示功能。因此，需要打造“功能取勝”的檔案網(wǎng)頁，就需要將建設(shè)思路從以往的“展示型網(wǎng)頁”向“綜合服務(wù)型網(wǎng)頁”轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步促進(jìn)檔案網(wǎng)站頁面設(shè)計的優(yōu)化，提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)“功能化”這一特征，在服務(wù)項目的具體設(shè)置上，根據(jù)調(diào)研，從企業(yè)實際應(yīng)用的最多需求出發(fā)，進(jìn)行網(wǎng)頁的布局設(shè)計，增強(qiáng)網(wǎng)站使用的“便利性”。
　�。�4）檔案信息資源建設(shè)狀況
　　這一部分主要涵蓋兩方面的內(nèi)容，首先，要考慮檔案網(wǎng)站涵蓋本企業(yè)檔案資源的豐富與完整度。不僅僅要針對企業(yè)自身特色，設(shè)計檢索利用等功能提供檔案信息資源，還可以依此平臺，宣傳本企業(yè)檔案文化與企業(yè)歷史，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，擴(kuò)大企業(yè)品牌影響力。比如，點擊進(jìn)入時代周刊檔案網(wǎng)站上“檔案（Archive）”欄目，便可瀏覽從該刊物成立以來，所有的雜志內(nèi)容 ，有利于社會公眾進(jìn)一步了解該刊物的歷史，增強(qiáng)該刊物的影響程度;而在加拿大廣播的檔案網(wǎng)站上，點擊“目錄（Categories）”欄目，即可瀏覽關(guān)于科學(xué)技術(shù)、藝術(shù)與娛樂、健康、生活風(fēng)格、經(jīng)濟(jì)金融、政策、社會、環(huán)境、體育、戰(zhàn)爭與沖突等各個專題的電視、廣播節(jié)目，可以為利用者提供更多可供選擇的利用范圍。

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