人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

　　摘要：隨著信息時(shí)代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正在悄然之間改變著社會(huì)生活的方方面面，對于高校人事檔案管理來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在著許多弊端，無論是保存還是管理方面都非常不方便。在人力資源管理視角下，進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的管理，顯著地提高了工作效率和精確性，是符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。本文主要針對當(dāng)前高校人事檔案管理上存在的問題，提出針對性的解決措施，并給予合理化的改進(jìn)建議。
　　關(guān)鍵詞：高校       人事檔案       人力資源管理       信息化
　　中圖分類號(hào)：G 275.9   文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　當(dāng)前，我們已逐漸步入信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，讓高校人事檔案管理也開啟了一個(gè)全新的模式，利用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，將資源優(yōu)化整合，能夠顯著地提高管理效率，因此實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是高校人事檔案管理的必然趨勢。高校人事檔案記錄的是全體教職工的人事活動(dòng)，以個(gè)人為單位而留存下來供以查閱的重要資料，客觀地展現(xiàn)了每個(gè)個(gè)體在不同階段的思想形態(tài)、工作表現(xiàn)、取得的成績等詳細(xì)情況，是組織在選拔人才過程中的主要參考依據(jù)，具有重要的價(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校在很多領(lǐng)域都逐步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，然而在人事檔案管理上卻進(jìn)展緩慢，應(yīng)該加大對其的重視程度^[1]。在人力資源管理的視角下，大力推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，能夠顯著地提高績效考核的實(shí)效性、公平性，讓?shí)徫缓腿藛T能夠更加契合，做到精準(zhǔn)定位。同時(shí)還有利于人事管理部門設(shè)計(jì)出符合實(shí)際，具有針對性的培訓(xùn)方案，激發(fā)人才的潛力;出臺(tái)合理化的激勵(lì)政策，做好人力資源的規(guī)劃，優(yōu)化現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)，并吸引更多的優(yōu)秀人才。因此，高校人事檔案管理應(yīng)該抓住發(fā)展機(jī)遇，全面落實(shí)信息化建設(shè)，構(gòu)建起一個(gè)高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的管理體系，充分發(fā)揮其職能和效益。
　　1人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　1.1對人事檔案信息化建設(shè)不夠重視，缺少標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
　　人事檔案管理系統(tǒng)不單單具有信息查詢的功能，其實(shí)際效用更多體現(xiàn)在數(shù)字化服務(wù)的高效性和準(zhǔn)確性上，然而很多高校負(fù)責(zé)人對這項(xiàng)工作并不重視，將其定位在一個(gè)輔助性質(zhì)的工作。因?yàn)槿鄙僮銐虻闹匾�，�?dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展極為遲緩，相應(yīng)的資金投入也為之甚少，嚴(yán)重制約了其正常發(fā)展�？梢哉f，檔案信息化建設(shè)并不是一個(gè)績效顯著的工作，可能在一段時(shí)間內(nèi)都看不到什么具體的成績，正是如此才更加受到冷落。實(shí)際上，人事檔案具有極高的保密性，并且應(yīng)用范圍有限，使用頻率也不高，這些原因都使得這項(xiàng)工作得不到重視。雖然我國于2008年就出臺(tái)了關(guān)于檔案信息化管理的具體辦法，但是由于這屬于新興領(lǐng)域，相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)并不足，所指定的規(guī)定并沒有具有實(shí)施細(xì)則，只有大致的方向和框架，更多地是起到導(dǎo)向作用。所以，各個(gè)單位只能在這一規(guī)定的指導(dǎo)下，結(jié)合自身實(shí)際情況指定本單位的管理規(guī)范，并沒有形成統(tǒng)一的模式，由于沒有標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)很難形成通用性，在后期數(shù)據(jù)交換、資源共享等方面都會(huì)產(chǎn)生不小的阻力，進(jìn)而對信息化建設(shè)造成了一定的阻礙。
　　1.2人事檔案管理隊(duì)伍相對落后，科學(xué)管理程度差
　　由于檔案工作總是默默無聞的，沒有什么地位，長久以來都沒有得到重視，對從業(yè)人員是一個(gè)很大的考驗(yàn)，使得這個(gè)工作流動(dòng)性比較強(qiáng)，大部分素質(zhì)高且能力強(qiáng)的人才都想辦法調(diào)離了原有崗位，去尋求更大的發(fā)展平臺(tái)，導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)人才流失嚴(yán)重，只能不斷補(bǔ)充新人，整體素質(zhì)始終提高不上去。當(dāng)前，行業(yè)內(nèi)很多資深的管理人員，他們專業(yè)素養(yǎng)好，工作謹(jǐn)慎細(xì)致，但是卻對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所帶來的管理方式的改變，沒有很高的接受度，并且對信息化管理的安全性和有效性提出了質(zhì)疑^[2]。隨著高校信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，大量新鮮血液進(jìn)入到檔案管理事業(yè)中，他們往往在計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)信息管理方面具有很強(qiáng)的專業(yè)性，但是卻缺少檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，例如立卷、材料的分類整理方面，是需要在實(shí)踐中不斷摸索來積累經(jīng)驗(yàn)的。總之，單一型的人才結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難滿足今后人事檔案信息化建設(shè)的需求，現(xiàn)在更需要的是復(fù)合型人才，所以在新老交替的階段，需要充足的時(shí)間去過渡與融合，在一定程度上滯緩了行業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。
　　1.3信息化服務(wù)對象單一，檔案安全較難保證
　　高校人事檔信息化建設(shè)不僅僅是建立基本的查詢功能，更重要的是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)，然而現(xiàn)在其主要的服務(wù)對象是人事部門和相關(guān)的機(jī)構(gòu)，并沒有針對教職工開放權(quán)限，若個(gè)人想要調(diào)取檔案信息，也需要在人事部門登記后，由專人來負(fù)責(zé)為其查詢，需要經(jīng)過一系列非常繁瑣的流程，整個(gè)查詢流程依然需要花費(fèi)大量時(shí)間，數(shù)字化服務(wù)的意義并沒有得到充分地體現(xiàn)。此外，完成人事檔案信息化建設(shè)之后，所有的檔案信息在通過申請后都可以利用網(wǎng)絡(luò)來查閱，這樣的模式固然大幅度地提升了工作質(zhì)量，為大家提供了便捷的服務(wù)，但是所隱含的信息安全問題也不容忽視。怎樣才能更好地保護(hù)好檔案信息，保證個(gè)人信息的安全性，這是在建設(shè)后期尤為突出的問題，必須給予充分的重視。當(dāng)前，在保障數(shù)據(jù)信息安全方面，主要是對系統(tǒng)持續(xù)更新，并設(shè)置防護(hù)墻給予保護(hù)，主要是依靠一些技術(shù)手段。然而大部分管理人員并不是專業(yè)的技術(shù)人員，并且很多人都沒有形成信息保護(hù)意識(shí)，當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)病毒十分強(qiáng)大，若管理人員處理不當(dāng)，很容易對管理系統(tǒng)造成致命的打擊，甚至導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓，若使得系統(tǒng)中的信息流出，將造成很嚴(yán)重的影響，形成巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)^[3]。
　　2高校人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略
　　2.1重視人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化
　　高校應(yīng)該把人事檔案信息化建設(shè)作為整體發(fā)展戰(zhàn)略中的一部分，并建立與之相適應(yīng)的監(jiān)管措施，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，不可能在短時(shí)間內(nèi)取得成效，并且檔案信息內(nèi)容也在實(shí)時(shí)更新，無論是技術(shù)的升級，還是軟件的開發(fā)都需要大量的資金，不僅在觀念上要給予充分重視，還應(yīng)該劃撥一部分專門的資金用來硬件和軟件的建設(shè)。由于人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性，外界對其了解甚少，大部分人對這項(xiàng)工作的了解僅限于查詢各種相關(guān)信息以及人事資料的籌備，沒有意識(shí)到檔案信息化在人力資源管理中的價(jià)值，相關(guān)部門應(yīng)該多宣傳，加強(qiáng)全校師生的認(rèn)識(shí)，在日后的學(xué)習(xí)和工作中，能夠合理地使用，同時(shí)給予充分的理解和支持，對有關(guān)工作的開展盡量積極配合，提高信息系統(tǒng)的使用效率。其中建立完善的管理制度是保證人事檔案信息化建設(shè)的首要基礎(chǔ)，要做到職責(zé)清晰，將責(zé)任落實(shí)到專人，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，對電子資料和數(shù)字化信息分類歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)，將檢查工作常態(tài)化，逐級把關(guān)，確保所有的電子文件的準(zhǔn)確性、完整性。人事檔案信息管理系統(tǒng)的首要服務(wù)對象就是人事部門，它不僅僅可以提供檔案查詢與管理服務(wù)，還可以具有更多的功能性，通過優(yōu)化整合當(dāng)下的資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，形成兩個(gè)部門的共建，促進(jìn)共同發(fā)展，為人事部門在制定各項(xiàng)規(guī)定和政策時(shí)提供第一手資料，使其更加科學(xué)合理，為廣大教職工創(chuàng)建一個(gè)公平、透明的平臺(tái)。此外，還可以將兩個(gè)部門的管理系統(tǒng)融合起來，實(shí)現(xiàn)信息的對接，讓其具有報(bào)表打印、人員分析等更為實(shí)用的功能，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)。

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