高校檔案管理信息化建設(shè)研究

　　摘 要 文章提出了高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從高校檔案管理工作的實(shí)際需求出發(fā)，對檔案管理的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能和性能等方面進(jìn)行了需求分析，構(gòu)建了系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)模型，并對數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)信息安全、各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能等方面展開了研究和詳細(xì)設(shè)計(jì)，以期為高校檔案管理信息化建設(shè)提供參考。
　　關(guān)鍵詞 高校檔案管理 信息化建設(shè) 需求 設(shè)計(jì)
　　中圖分類號 G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2018-07-25
　　 隨著信息社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)正逐步滲透到社會各領(lǐng)域中，然而現(xiàn)階段高校檔案管理工作明顯滯后于檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)需求[1]。新時期如何加快檔案工作的信息化進(jìn)程、推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，成為高校檔案工作面臨的一項(xiàng)重要課題。
　　 一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　　 以往高校的檔案管理過程都是依賴檔案工作人員手工處理，工作勞動強(qiáng)度大，程序相對煩瑣，而且檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、時效性都無法有效保證[2]。而信息化建設(shè)能進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的模式，可使收集工作更加智能化、自動化，管理工作更加富有成效，利用工作更加方便快捷，統(tǒng)計(jì)工作更加及時準(zhǔn)確，進(jìn)而幫助檔案管理部門及時掌握檔案和檔案工作情況，利于后期檔案工作的開展。檔案工作者也將有更多的時間和精力投身于檔案的編研工作，從而使檔案的價(jià)值真正發(fā)揮到最大化。信息化建設(shè)也為檔案的二次利用提供了便利條件，為學(xué)校相關(guān)部門總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃和科學(xué)決策等工作提供了可靠的依據(jù)，為提高院校教學(xué)質(zhì)量、提升院�？蒲袑�(shí)力提供了重要的參考價(jià)值。
　　 二、高校檔案管理信息化建設(shè)的需求分析
　　 1.總體業(yè)務(wù)需求。通過多方調(diào)研高校檔案管理的業(yè)務(wù)需求，梳理得出高校檔案管理信息化系統(tǒng)業(yè)務(wù)框架。
　　 由框架圖可知，高校檔案管理信息化系統(tǒng)的工作流程如下。
　　 各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)材料，做好預(yù)立卷工作，之后提交檔案館進(jìn)行案卷審核，審核全部通過后專職檔案員負(fù)責(zé)整理編目，并將檔案歸檔入庫。檔案管理員負(fù)責(zé)對庫房檔案進(jìn)行保管。對于保管到期的檔案，經(jīng)鑒定審查后，若達(dá)到銷毀條件，則對檔案進(jìn)行銷毀處理，若未達(dá)到銷毀條件，則變更保管期限并繼續(xù)保存。用戶可以對檔案庫中的檔案文件信息進(jìn)行檢索，對于檢索到的案卷或文件結(jié)果，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查看、下載和打印等操作，用戶若要查看自己權(quán)限范圍外的檔案，可以在線提交申請，檔案管理部門對申請審批通過后，用戶可以對文件進(jìn)行電子查詢借閱（查看、下載），也可以前往檔案館對實(shí)體檔案進(jìn)行查詢借閱。檔案管理員可以對館藏信息、歸檔信息、借閱利用信息、鑒定銷毀信息等分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成所需要的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并可以輸出和下載打印這些報(bào)表。
　　 2.功能性需求。本系統(tǒng)包括檔案收集整理、檔案管理、檔案利用、檔案信息統(tǒng)計(jì)以及系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)五大功能群。
　　 檔案收集整理功能群可實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集和歸檔入庫，包括預(yù)立卷、在線著錄、檔案審核、檔案移交等業(yè)務(wù)。各部門檔案員根據(jù)學(xué)校制定的各類檔案歸檔工作規(guī)范，收集整理好相關(guān)電子檔案和實(shí)體檔案，并移交上級檔案管理部門。
　　 檔案管理功能群包含檔案保管、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)，可實(shí)現(xiàn)對電子檔案和實(shí)體檔案的日常管理和維護(hù)。
　　 檔案利用功能群提供了電子檔案檢索利用和在線賦權(quán)申請功能，還提供了實(shí)體檔案網(wǎng)上借閱預(yù)約、登記、歸還、催還等功能。
　　 檔案信息統(tǒng)計(jì)功能群在設(shè)計(jì)過程中強(qiáng)調(diào)分類統(tǒng)計(jì)功能以及可擴(kuò)展功能，系統(tǒng)可以對檔案各階段的業(yè)務(wù)工作情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，此外，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)有報(bào)表定制功能，檔案管理員可根據(jù)工作需要定制不同類別不同項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)表。
　　 系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)功能群是系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，為系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供后臺支撐和重要保障，包含權(quán)限管理和系統(tǒng)日志管理等業(yè)務(wù)功能。
　　 3.非功能性需求。
　　 （1）性能需求。為使系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，不會影響正常的工作，要求系統(tǒng)具有以下良好的性能：①系統(tǒng)正式運(yùn)行后，不應(yīng)出現(xiàn)程序邏輯錯誤與算法錯誤。②系統(tǒng)運(yùn)行速度快，單個文件或者文件大小5M以內(nèi)的傳輸時間少于6秒。③系統(tǒng)處理速度快，單一操作的系統(tǒng)響應(yīng)時間不超過3秒。④系統(tǒng)支持并發(fā)用戶數(shù)大于50人，同時在線人數(shù)大于100人。⑤目錄數(shù)據(jù)查全率達(dá)到100%，目錄數(shù)據(jù)查準(zhǔn)率大于98%。
　　 （2）可靠性需求。為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，系統(tǒng)應(yīng)滿足如下可靠性需求：①當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或用戶出現(xiàn)錯誤的操作后，系統(tǒng)應(yīng)提示故障原因并能正常退出操作環(huán)境。②當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或使用中異常中斷的情況下系統(tǒng)有相應(yīng)的容錯措施。
　　 （3）易用性需求。系統(tǒng)面向用戶操作簡便實(shí)用，系統(tǒng)界面友好，并提供詳盡的說明文檔。
　　 （4）安全性需求。檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通常都有很強(qiáng)的保密要求，系統(tǒng)必須滿足如下安全性需求：①系統(tǒng)對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，以確保身份的真實(shí)性以及信息的機(jī)密性和完整性。②系統(tǒng)具備完善的權(quán)限控制功能，能確保數(shù)據(jù)安全，避免信息泄露等情況發(fā)生。③系統(tǒng)運(yùn)行過程中，不應(yīng)出現(xiàn)系統(tǒng)安全錯誤，造成數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)篡改等現(xiàn)象。
　　 三、高校檔案管理信息化功能架構(gòu)與詳細(xì)設(shè)計(jì)
　　 1.技術(shù)架構(gòu)。本系統(tǒng)采用C/S+B/S相結(jié)合的軟件體系架構(gòu)，C/S端（Client/Server）主要負(fù)責(zé)檔案的收集和管理工作，B/S端（Server/Client）主要提供檔案信息的檢索利用服務(wù)。以Java為開發(fā)語言，以Power Builder為開發(fā)工具，所使用的數(shù)據(jù)庫是SQL Server 2008。
　　 整個系統(tǒng)在邏輯上從上到下共分為五層：展現(xiàn)層、應(yīng)用層、服務(wù)層、驅(qū)動層、數(shù)據(jù)層[3]，每層功能介紹分別如下。
　　 展現(xiàn)層利用MVC（Mode-View-Controller）模式的優(yōu)點(diǎn)，將模型層與視圖層分離，在保證業(yè)務(wù)邏輯不變的前提下，為用戶提供個性化的界面。應(yīng)用層將各個業(yè)務(wù)功能有機(jī)結(jié)合，各業(yè)務(wù)功能之間相互關(guān)聯(lián)、相互調(diào)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置等所有的業(yè)務(wù)邏輯。服務(wù)層是系統(tǒng)的核心層，是系統(tǒng)的基礎(chǔ)開發(fā)平臺，該層提供了數(shù)據(jù)、報(bào)表、檢索、加密解密、OCR、流媒體等多種類型的服務(wù)，服務(wù)層為應(yīng)用層提供API接口。驅(qū)動層能實(shí)現(xiàn)服務(wù)層到數(shù)據(jù)層之間的交互功能和存取功能。該層為下層提供服務(wù)接口，為上層提供訪問接口，以數(shù)據(jù)集的形式向上層提供信息。數(shù)據(jù)層用來存放系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)據(jù)，為驅(qū)動層提供數(shù)據(jù)源。該層包含關(guān)系型數(shù)據(jù)庫SQL Server、DBF、Excel、XML文件。

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