探討加強城建檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

　　[摘 要] 作為國家和城市發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，城建檔案是再現(xiàn)歷史和描繪未來的重要依據(jù)。社會的迅猛發(fā)展導致城建檔案信息量迅速增加，所以借助計算機技術(shù)、通信傳播技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)等推動城建檔案管理信息化建設(shè)順利開展是必然趨勢。對此，文章主要闡述了城建檔案信息化建設(shè)的必要性，并對加強城建檔案管理信息化建設(shè)的有效策略進行了探討，以期推動城建檔案現(xiàn)代化的順利實現(xiàn)。
　　[關(guān)鍵詞] 城建檔案；信息化建設(shè)；策略
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 057
　　[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）07- 0141- 02
　　0 前 言
　　現(xiàn)階段，城市建設(shè)步伐的加快促進了城建檔案管理工作量的加大。相應的，調(diào)用、處理和分析這些城市建設(shè)基本信息難度日益加大，這就需要更準確、全面的城市建設(shè)檔案進行維護、管理、建設(shè)和規(guī)劃。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展下，信息化技術(shù)快捷、準確、方便的特點逐漸被城建檔案管理部門認可，促進了城建檔案信息化管理的良好發(fā)展。
　　1 城建檔案信息化建設(shè)的必要性
　　1.1 提高工作效率
　　構(gòu)建一種信息化的檔案管理模式，方便工作人員建立和查詢檔案。當前紙質(zhì)檔案的管理加重了管理人員的工作任務，造成他們承受了較大的工作壓力，很容易發(fā)生錯誤[1]。在檔案管理中應用計算機技術(shù)可以給予工作人員幫助，提高其工作效率，降低工作難度，同時也使檔案儲存的占地空間得到了節(jié)省。
　　1.2 使城建檔案管理的服務更加全面
　　當前，在城建檔案管理中，計算機技術(shù)的應用不斷優(yōu)化了檔案管理的服務質(zhì)量，同時也影響了檔案機構(gòu)中的人員設(shè)置，這在整體上對檔案管理工作的操作效果和服務性能進行了完善。借助計算機技術(shù)的檔案管理可以利用軟件單獨展開操作，有效整合資源。條理化儲存檔案信息可以為用戶展開信息查詢和操作提供方便。
　　1.3 操作效率較高
　　傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護上投入諸多的經(jīng)費和人力，是一項十分關(guān)鍵的支出成本；檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，也在一定程度上影響了檔案管理，同時一些城市的檔案管理制度缺乏完善性，也會危害城建檔案管理。計算機技術(shù)，可以使檔案管理工作人力工作量得到顯著減少，可以直觀有效地促進檔案管理和服務水平的提高，同時也使資源的高效配置得到優(yōu)化，增強檔案管理的系統(tǒng)性。
　　1.4 持續(xù)性更好
　　傳統(tǒng)的城建檔案儲存和管理方式是在固定的地點存放紙質(zhì)檔案，只要發(fā)生水災、火災等意外事件，就會對檔案帶來不可預計的損失，檔案的安全性、完整性難以得到保證。計算機信息化的檔案管理方式是通過網(wǎng)絡云技術(shù)的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類保存在計算機的服務器中，還可復制保存在異地，避免了因為災害事件造成檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加穩(wěn)定。
　　2 城建檔案管理信息化建設(shè)的幾大核心要素
　　2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　在城建檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施是重要的物質(zhì)保障，其充分體現(xiàn)了城建檔案信息化程度，是城建檔案信息化建設(shè)中不可缺少的重要組成部分，是對城建檔案信息資源進行開發(fā)利用和應用信息技術(shù)的重要前提。在基礎(chǔ)設(shè)施中檔案信息網(wǎng)絡發(fā)揮著極為重要的作用，其是檔案資源共享、信息傳輸?shù)闹匾�手段，是計算機、通信、檔案信息數(shù)據(jù)密切聯(lián)系在一起后衍生的產(chǎn)物[2]。
　　2.2 檔案信息資源建設(shè)
　　在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中城建檔案信息占據(jù)著極為重要的位置，對其進行開發(fā)和利用是城建檔案信息化以及城建檔案信息化建設(shè)取得成效的重中之重[1]。對城建檔案信息資源進行開發(fā)利用的程度直接體現(xiàn)了檔案信息化水平的高低。首先，要運用相關(guān)技術(shù)充實和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，并和相關(guān)網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)；其次，是數(shù)字化處理現(xiàn)有館（室）藏檔案，借助現(xiàn)代信息技術(shù)壓縮處理并轉(zhuǎn)化城建檔案信息資源，使其變成數(shù)字信息。
　　2.3 標準規(guī)范建設(shè)
　　現(xiàn)階段，計算機技術(shù)的應用越來越廣泛，辦公自動化的發(fā)展日益迅猛，網(wǎng)絡的不斷擴展和延伸，需要保證城建檔案信息的安全、可靠和真實，就要把遵循和城建檔案信息化建設(shè)相關(guān)的標準和規(guī)范建立起來。標準規(guī)范是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，主要包括電子檔案管理和電子文件歸檔，檔案信息的資源標識、管理、交換、查詢、存儲、描述和使用等，要逐步建設(shè)成具有中國特色的信息化標準規(guī)范體系。
　　2.4 應用系統(tǒng)建設(shè)
　　應用系統(tǒng)是采集、加工、管理、處理、存貯、傳遞城建檔案信息的各種應用軟件，其從技術(shù)上保障了城建檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設(shè)，和城建檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度息息相關(guān)，是城建檔案信息化建設(shè)效益的集中體現(xiàn)。應用系統(tǒng)建設(shè)要和各單位辦公自動化、局域網(wǎng)建設(shè)保持同步。
　　3 加強城建檔案管理信息化建設(shè)策略
　　3.1 加強意識，確保檔案數(shù)字信息化建設(shè)的順利開展
　　城建檔案人員要具備城建檔案信息意識，檔案管理工作的信息化，應是以人為中心的信息化，其最終要借助“人”來推動，同時其主要目的也是為了使“人”得到更好的發(fā)展，從而將檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)，這就要求檔案管理人員把正確的思想意識樹立起來。城建檔案人員的積極主動性直接影響著信息化建設(shè)能否得到順利開展。城建檔案人員具備了城建檔案信息的意識，認識到城建檔案信息化建設(shè)的重要性，才能更好樹立較強的使命感和責任心，才可以積極主動地投入到城建檔案信息化建設(shè)中，將信息化過程中的每一項工作做好，主動將城建檔案信息融合和滲透展開思考，并同其社會信息一起發(fā)展。不斷增強城建檔案信息化意識，在城建檔案信息化建設(shè)中可以發(fā)揮積極影響，為城建檔案信息化建設(shè)提供有利條件，促進城建檔案信息化技術(shù)水平的不斷提升。

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