淺析人事檔案的查閱管理工作

　　摘要：在干部人事管理過程中，人事檔案是十分重要的，它是組織、人事、勞資的重要依據(jù)，也是人力資源部門在人事管理活動中所形成的能夠反映人事管理活動的真實憑證，因而，人事檔案能夠在一定程度上真實、準確地記載和反映人事管理部門的人員經(jīng)歷、干部的德能勤績和個人以往的歷史表現(xiàn)。人事檔案是干部管理、使用、選拔和考核的真實記錄與參考依據(jù)。對此，本文分析研究了人事檔案管理的基本情況，尤其是對于人事檔案的查閱管理工作進行了相關的分析研究。
　　關鍵詞：人事檔案管理 人事管理活動 人事檔案查閱 檔案管理
　　人事管理是組織人事部門一項十分重要的工作，在人事管理活動中，如何更好地對人事檔案進行必要的管理，使之能夠地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務是值得研究的。檔案是歷史活動的真實記錄，也是未來社會發(fā)展的一個有效證明。人事檔案是對于人才的使用、管理與提拔都具有特別重要的意義，因此，我們從人事檔案管理工作的查閱入手，對于人事檔案的相關內容進行了分析研究。
　　一、人事檔案管理情況的概述
　　人事檔案是人事管理活動中必不可少的工作內容，人事檔案管理主要來源于一定單位的人事管理活動。我們所說的人事，并不是指我們日常工作和生活中所說的人和事，而主要是指我們在干部人事管理活動中用人以治事，用人以管事，使人財物得到合理的搭配和組合。人事檔案就是國家在治理社會過程中，如何用人治事，通過檔案的利用為用人提供真實憑據(jù)。比如說，為了解干部職工的基本工作和生活情況，便于組織人事部門對干部進行管理和選拔任用，有時會特別布置干部職工填寫履歷表、登記表以及自傳等等。人事檔案同時也是對干部職工進行鑒定、考核和民主評議，形成鑒定證書的考核材料；在用人過程中，形成錄用、定級、調資、任免、升遷、獎勵等方面的各種文字、表格、聲像和電子文件材料等。
　　二、人事檔案的查閱和管理活動
　　人事檔案的內容涉及到黨和國家的機密，也涉及到干部職工個人的隱私，在日常人事管理活動中，我們在查閱和借用人事檔案的過程中，要對檔案進行管理，這樣一來，既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需求，又要充分發(fā)揮人事檔案在人事管理活動中的地位的作用。使人事檔案發(fā)揮其應有的作用，又要認真貫徹執(zhí)行國家和省市縣人事檔案的保密法則，遵守國家的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，保證人事檔案的完整和安全，防止人事檔案失密和泄密。
　　（一）人事檔案查閱的原則和范圍。加強對于人事檔案的管理，在查閱人事檔案時，要堅持寬嚴適度，內外有別，靈活掌握，便于利用的原則，使人事檔案服務于經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。就人事檔案的利用者來講，由于人事檔案在人事管理活動中處于十分重要的地位，但是因為檔案就是為組織、人事、勞動部門等服務的，因而在其利用檔案時應當從寬，面反之對于其他部門在利用人事檔案時則應當相對從嚴一些。從目前人事檔案的利用范圍來說，在利用的時候對于需要的干部或者是相關的專家學者以及有影響的知名人士可以提供方便。對于機要人員的人事檔案使用情況，根據(jù)具體情況需要從嚴，審批手續(xù)要嚴格，相反對于其他的人事檔案，利用范圍可以適當從寬。
　�。ǘ�）人事檔案查閱的基本要求。在進行人事管理活動中，查閱人事檔案必須符合查閱的相關規(guī)定：比如說查閱黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員，查閱人事檔案必須有組織、人社或者是相關部門完備的信件；其他部門查閱人事檔案則要按照人事部門或者是相關管理部門的要求進行查閱，不能隨便進行查閱，必須持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信，以及查閱人事檔案的相應審批表；按照要求查閱人員不得自行隨便查閱本人及其親屬的檔案；沒有部門領導的批準，任何人不得查閱同級人員的相關檔案，在使用管理上要求下級人員不能查閱上級人員的人事檔案；本單位組織部門和人事部門沒有同意也不能夠查閱本單位領導人的檔案；人事檔案要有查閱介紹信或者是審批表，并且要按照審批表中提到的相關內容進行查閱，其他所要調閱的內容拒絕提供。
　�。ㄈ�）人事檔案的查閱程序和手續(xù)。在審批表或者是介紹信中，應當寫明查何人檔案、理由、內容以及查檔人姓名、單位、職務、政治面貌等。查閱時，要摘抄或者復制檔案材料的，要說明理由。人事部門在接到介紹信或者審批表時，應當認真審核并查看相關證件，看查檔理由是否充分，查閱內容是否屬于利用范圍，手續(xù)是否完備齊全，然后決定該不該提供利用，提供哪一部分檔案，提出處理意見報領導審批。提供利用時，將審批表或者介紹信留下，辦理好借閱手續(xù)后，才能把檔案交給借閱者閱覽。
　�。ㄋ模┏鼍咦C明和復制檔案材料的手續(xù)。在人事檔案的查閱過程中，利用者須索取和出具人事檔案內容的證明材料，同時也要按照人事部門的相關要求，履行必要的手續(xù)和證明。按照相應的要求，凡是符合調查證明材料范圍的縣級組織和人事部門，或者說相當于縣級以上黨委組織、人事、勞動和公安等部門的時候，人事檔案管理部門就可以根據(jù)相關的需要，給予適當?shù)那闆r下出具證明材料，經(jīng)過領導審閱批準后，加蓋公章，然后登記發(fā)出或者直接交給利用者。人事檔案材料不能隨便進行復制，如果確實需要，先由利用者提出申請，說明復制的內容和形式，手抄、復印以及攝影等，份數(shù)和用途，經(jīng)過人事部門審批核準后，方可復制。復制品要按照人事檔案管理中的原件一樣，與原件內容一致，在必要情況下可以對其注明檔案材料的出處，復制日期并加蓋公章，以示負責。查閱人事檔案要注意以下幾條：一是要了解員工的具體情況，適宜與本人見面的，可直接建議采訪本人，一般不得查閱人事檔案；二是跨單位、跨系統(tǒng)查閱人事檔案，除持完備手續(xù)的介紹信或者審批表以外，還必須經(jīng)過人事檔案部門主管領導批準；三是子女或者是直系親屬入黨、入團、入學、參軍、提干、招干、招工或者出國等進行審查，需要了解父母和親屬情況的，按照有關規(guī)定進行，由員工所在單位的管理部門提供具體的情況，一般不必查閱本人檔案；四是查閱本人檔案，只許在指定的閱檔室進行，不準攜帶出室外。查閱檔案時，不準議論檔案內容、泄露和向外公布檔案內容。借出的檔案，要妥善保管，嚴格保密，不得讓無關人員翻看，未經(jīng)批準不得復制。凡是違反規(guī)定者應當視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照違反《中華人民共和國檔案法》進行處理。
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