高校二級學(xué)院人事信息化管理芻議

　　摘要：隨著高校人事管理重心的轉(zhuǎn)移及信息化建設(shè)的加快，二級學(xué)院的人事信息管理變得日益重要。目前二級學(xué)院人事信息管理涉及的主要內(nèi)容有基本信息管理、勞資管理、師資管理、年終考核管理和招聘管理等。由于各種因素的影響，目前二級學(xué)院在信息化管理過程中還存在著缺少有效的共享機(jī)制、缺少科學(xué)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)等問題。為有效解決這些問題，應(yīng)加快人事信息管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，樹立信息共享意識，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的管理，做到以人為本，提高素質(zhì)。
　　關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；信息化；人事管理
　　中圖分類號：G451 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002－0845(2007)12－0124－02
　　
　　高等學(xué)校的二級學(xué)院是大學(xué)按照學(xué)科專業(yè)性質(zhì)所設(shè)置的具有教學(xué)、科研、社會服務(wù)等多項管理功能的基層組織，實行學(xué)院制是多數(shù)大學(xué)的校內(nèi)管理模式。隨著學(xué)院制管理模式的建立，原有的人事管理體制和運(yùn)行機(jī)制已不能很好地適應(yīng)高校發(fā)展的需要。并且，隨著高校師資隊伍建設(shè)及學(xué)科梯隊建設(shè)重要性的凸現(xiàn)，人事管理的職能已向培養(yǎng)高層次學(xué)科帶頭人、優(yōu)化學(xué)術(shù)梯隊結(jié)構(gòu)、發(fā)揮團(tuán)體創(chuàng)新效益等高層次方面拓展，需要人事部門從許多冗雜的、煩瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，而將更多的時間和精力投入到理論思考和戰(zhàn)略決策之中，為此，校院二級人事管理模式應(yīng)運(yùn)而生。
　　
　　一、二級學(xué)院人事信息化管理的主要內(nèi)容
　　
　　1.基本信息管理。主要包括教職工的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡歷、任職情況、聘任情況、年度考核情況和獎懲情況等。這些內(nèi)容一般由檔案室或?qū)W院提供，人事部門審核并存儲。
　　2.師資管理。主要包括教師資格認(rèn)定、職稱評審、引進(jìn)人才、教師培訓(xùn)、職稱考試、出國或出境管理、專家?guī)旃芾砗突�金資助等。這些內(nèi)容一般由人事部門布置，學(xué)院具體操作，最后由人事部門審定并歸檔管理。
　　3.業(yè)績管理。主要為教師的業(yè)績信息，包括教學(xué)工作量、論文論著、科研獲獎和專利成果的鑒定等。此類信息一般由學(xué)院上報，教務(wù)處和科技處等職能部門審核，人事部門歸口管理，為教師的職稱評審和崗位聘任等提供信息支撐。
　　4.年終考核管理。該系統(tǒng)主要包括考核分組、年終小結(jié)上傳、網(wǎng)上打分、結(jié)果處理、結(jié)果上報和結(jié)果反饋等幾個部分，由學(xué)校人事部門監(jiān)督、人事秘書操作、教師個人參與及學(xué)院考核領(lǐng)導(dǎo)小組審核共同完成。
　　5.薪酬管理。薪酬管理的主要內(nèi)容為：教職工日常的工資管理和崗位津貼的發(fā)放等。薪酬的數(shù)量應(yīng)隨著教職工人員的變更與職務(wù)職稱的變化而有所增減。因此，在遇到教職工信息變更時，學(xué)院應(yīng)及時向人事部門上報變更情況，以便人事部門及時對教職工的薪酬級別進(jìn)行更新與維護(hù)。
　　6.招聘管理。為便于人才的交流，一些學(xué)校開發(fā)了網(wǎng)上招聘系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要用于一般人才和高層次人才的招聘，包括招聘信息的發(fā)布、應(yīng)聘信息的收集與處理等操作與管理。在操作過程中，先由學(xué)院根據(jù)本院的進(jìn)人計劃提供招聘信息，再經(jīng)人事部門審核后進(jìn)行信息發(fā)布。應(yīng)聘者在網(wǎng)上投遞簡歷后，由學(xué)院在規(guī)定期限內(nèi)對應(yīng)聘信息做出處理與答復(fù)，最后報人事部門審核。
　　
　　二、二級學(xué)院人事信息化管理的思路
　　
　　1.以學(xué)校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為平臺，建立校院二級人事信息管理系統(tǒng)
　　高校人事管理工作隨機(jī)性強(qiáng)，教職工信息查詢及統(tǒng)計工作常常是工作量大、任務(wù)急，而且大都是重復(fù)勞動。因此，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)建立人事信息管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為高校人事管理工作需要迫切解決或正在解決的問題。為此，一些高校利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立了功能強(qiáng)大且實用性強(qiáng)的人事信息管理系統(tǒng)。由學(xué)院負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的采集與錄入并及時提供更新資料，再由人事部門審核并存檔，將簡化人事部門的辦事流程，大大提高人事管理的工作效率。因此，建立校院二級人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，可使學(xué)校人事部門從煩瑣的信息采集、數(shù)據(jù)錄入與更新流程中解脫出來，從而為打造現(xiàn)代師資管理數(shù)字平臺和制訂師資隊伍遠(yuǎn)景規(guī)劃提供了科學(xué)的依據(jù)。
　　2.以人事檔案信息為基礎(chǔ)，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)
　　人事信息化管理的基礎(chǔ)是建立人事基礎(chǔ)信息。因此，人事信息化管理的當(dāng)務(wù)之急是利用人事檔案的原始數(shù)據(jù)建立人員的各類基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，即在人事部門的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一組織下，由不同崗位的人事管理人員對大量的基本數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸類，為納入計算機(jī)進(jìn)行自動化管理做好準(zhǔn)備。作為重要信息資源之一的檔案，是組織人事部門選人用人的重要依據(jù)，是開發(fā)人才資源的有效信息，以人事檔案為突破口來啟動建庫工作可以減少工作的難度及避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯。并且，運(yùn)用信息組織技術(shù)，對多年來所積累的結(jié)構(gòu)不合理、數(shù)據(jù)冗余混亂的“數(shù)據(jù)庫”進(jìn)行規(guī)范重組，對大量人事信息進(jìn)行整理歸納，將利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。以人事檔案為依據(jù)，將大量的信息材料通過計算機(jī)儲存、統(tǒng)計、匯總和分析，將更好地提高人事管理工作的效率與質(zhì)量。
　　3.以高校人事制度改革為依據(jù)，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的管理
　　高校的人事制度改革，對高校人事信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)會產(chǎn)生重要影響。人事制度改革的進(jìn)一步深化，將加快高校人事信息化建設(shè)的進(jìn)程，促使高校人事信息化管理系統(tǒng)的建立，使高校各部門、特別是二級學(xué)院能利用該系統(tǒng)處理日常人事工作，大大提高工作效率。這項系統(tǒng)工程，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，教學(xué)、科研、財務(wù)等部門的緊密配合以及廣大教職工的廣泛支持和參與。而且，在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，更應(yīng)加強(qiáng)對信息化建設(shè)的管理。如果在建成的信息化系統(tǒng)正式運(yùn)行后，不對系統(tǒng)內(nèi)的人事信息進(jìn)行及時更新，那么整個信息系統(tǒng)將形成信息孤島，起不到對人事信息的管理作用。沒有信息化建設(shè)的管理，再好的信息系統(tǒng)也發(fā)揮不出作用。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)管理權(quán)限及信息化標(biāo)準(zhǔn)制定詳細(xì)的操作與管理辦法，以推動人事管理工作的規(guī)范化與系統(tǒng)化。
　　4.以學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源為載體，樹立信息管理共享意識
　　隨著社會的發(fā)展及各條戰(zhàn)線、各個部門信息化建設(shè)步伐的加快，高校人事信息化建設(shè)對人事部門的信息化管理提出了新的要求，加強(qiáng)全局觀念，樹立信息共享意識是每一個人事管理工作者需要注意的問題。高等學(xué)校的人事管理工作在實際運(yùn)行過程中，會與二級學(xué)院和相關(guān)職能部門產(chǎn)生大量的信息交流，存在著大量的重疊信息。因此，在進(jìn)行人事信息管理時，應(yīng)充分利用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源與多媒體技術(shù)加強(qiáng)和這些部門的信息共享與交換。同時，人事部門應(yīng)給二級學(xué)院提供相應(yīng)的查詢和管理便利，以減少二者來回往復(fù)的信息傳遞，減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)差錯率，降低學(xué)院人事管理員的工作量，迅速提升人事管理的工作效率。通過信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和推進(jìn)網(wǎng)上服務(wù)，使人事管理工作逐步納入統(tǒng)一、規(guī)范的信息化軌道，為人事信息化管理提供高效、快速、安全的通道，也為信息資源的共享提供了可靠的保障。
　　
　　三、二級學(xué)院人事信息化管理的保障措施
　　
　　1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。由于教職工的信息是動態(tài)的、發(fā)展變化的，高校人事部門要在宏觀把握教職工信息變化的前提下，按管理權(quán)限，逐層逐級規(guī)范局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，適時地調(diào)節(jié)信息維護(hù)過程中的各個環(huán)節(jié)的運(yùn)行，以保證整體信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和真實性。
　　為了保證數(shù)據(jù)的可使用性與安全性，可以將系統(tǒng)的用戶分為非授權(quán)普通用戶、授權(quán)普通用戶及系統(tǒng)管理員等三個部分，進(jìn)行三級管理。對于一些人才需求、人事通知等可以公開發(fā)布的數(shù)據(jù)可為非授權(quán)用戶即普通教職工使用；對于一些教職工詳細(xì)信息、各種報表等非公開的數(shù)據(jù)可授權(quán)學(xué)院人事管理員查詢及修改；而對于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的增刪、修改操作則由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。而且，由于系統(tǒng)管理員要負(fù)責(zé)對整個系統(tǒng)的維護(hù)和管理，責(zé)任重大，其權(quán)限必須受到有效的監(jiān)督和制約，如修改、增刪數(shù)據(jù)必須經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的增刪、修改都要留下文字記錄，以備查驗。

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