單位編號在教育人事管理中的延伸運用

　　摘要：單位編號結(jié)合Excel函數(shù)公式在日常教育人事管理中的科學(xué)運用，既能保證數(shù)據(jù)的正確性和完整性，實現(xiàn)快速而又靈活的數(shù)據(jù)響應(yīng)，達到事半功倍的效果，同時也能減輕下屬單位人事干部的工作壓力，為上級部門及時提供各類有效數(shù)據(jù)以供參考引用。
　　關(guān)鍵詞：單位編號 Excel 人事管理
　　中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）09-0185-04
　　數(shù)字編碼在人類日常生活中的運用非常廣泛，如郵政編碼、電話號碼、身份證號碼、公路路線編號、門牌號碼、車牌號碼等等，人們可以從不同的數(shù)字編碼中尋找規(guī)律，獲取信息，享受便利。
　　數(shù)字編碼同樣可以應(yīng)用在日常的教育人事管理中，達到事半功倍的效果。
　　1 給每個下屬單位確定編碼
　　按我國現(xiàn)行教育管理體制，中小學(xué)、幼兒園、職業(yè)類學(xué)校一般由縣（區(qū)）一級教育部門主管。
　　本縣教育局下屬有事業(yè)法人單位及各類公辦、民辦學(xué)校（幼兒園）近100家，每次布置一項工作，一般完成后都需要接收整理、匯總統(tǒng)計各單位上報材料。筆者第一次經(jīng)手就覺得猶如梗骨在喉——弄清楚材料尚未上報的單位倒也簡單，對著會議簽到單打勾就行，但要在一大堆材料中快速、精確地找出某一指定單位的材料，卻實在是費時費力。
　　為學(xué)校單位編碼很好地解決了這個問題：（1）可以根據(jù)單位類別、性質(zhì)等特點，每個單位對應(yīng)一個編號；（2）制作單位編號表，讓每一個單位都清楚各自特定并且唯一的編號；（3）要求單位上報的紙質(zhì)材料在右上角填單位編號，整理時把上報材料按單位編號順序排列后，可快速準確查找指定單位的材料；（4）要求單位上報的電子文檔在文件名前加單位編號，接收后保存到一個指定的文件夾中，刷新后可以清楚快捷地發(fā)現(xiàn)缺報單位，也可輕松點擊查看任意一個單位的上報材料。
　　熟能生巧，用不了多長時間，一般人都能熟練地根據(jù)編號聯(lián)想到學(xué)校名稱，或根據(jù)學(xué)校名稱快速報出單位編號。
　　2 建立單位基本信息數(shù)據(jù)表
　　根據(jù)單位實際情況及單位編號建立單位基本信息數(shù)據(jù)表。（見表1）
　　3 結(jié)合VLOOKUP函數(shù)的用法
　　3.1 VLOOKUP函數(shù)的語法含義
　　VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）可以寫為：
　　VLOOKUP（需在第一列中查找的數(shù)據(jù)，需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，需返回某列值的列號，邏輯值True或False）
　�。�1）Lookup_value為“需在數(shù)據(jù)表第一列中查找的數(shù)據(jù)”，可以是數(shù)值、文本字符串或引用。
　　（2）Table_array 為“需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表”，可以使用單元格區(qū)域或區(qū)域名稱等。①如果range_lookup為TRUE或省略，則table_array的第一列中的數(shù)值必須按升序排列，否則，函數(shù)VLOOKUP不能返回正確的數(shù)值。如果range_lookup為FALSE，table_array不必進行排序。②Table_array的第一列中的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。若為文本時，不區(qū)分文本的大小寫。
　�。�3）Col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。
　　Col_index_num為1時，返回table_array第一列中的數(shù)值；
　　Col_ index_num為2時，返回table_array第二列中的數(shù)值，以此類推。
　　如果Col_index_num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#VALUE��；
　　如果Col_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#REF！。
　　（4）Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果range_value為FALSE，函數(shù)VLOOKUP將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。
　�。�5）關(guān)于True和False的應(yīng)用。
　　先舉個例子，假如讓你在數(shù)萬條記錄的表格中查找給定編號的某個人，假如編號已按由小到大的順序排序，你會很輕松地找到這個人；假如編號沒有排序，你只好從上到下一條一條地查找，很費事。用VLOOKUP查找數(shù)據(jù)也是這樣，當(dāng)?shù)谝涣幸雅判�，第四個參數(shù)用True（或確省），Excel會很輕松地找到數(shù)據(jù)，效率較高。當(dāng)?shù)谝涣袥]有排序，第四個參數(shù)用False，Excel會從上到下一條一條地查找，效率較低。因此，單位編碼表中的單位編碼一般應(yīng)按從小到大的順序排列。
　　3.2 簡單運用——輸入單位編號自動顯示單位名稱
　　簡單運用一般適用于一個單位上報的單表，在右上角輸入單位編號以方便上報后的整理。
　　單位編號輸入前，表格如下：（見表2）
　　操作步驟：把H1單元格圖案設(shè)置為綠色，把C4單元格圖案設(shè)置為藍色并輸入公式：=LOOKUP（$H$1，數(shù)據(jù)！$A$3：$A$12，數(shù)據(jù)！$C$3：$C$12），按回車鍵，C4單元格將顯示“#N/A”，在H1單元格（綠色）輸入單位編號將顯示對應(yīng)單位名稱。為保持表格美觀，在H1單元格為零時不顯示“#N/A”，可結(jié)合IF組合公式=IF（H1=0，0， LOOKUP（$H$1，數(shù)據(jù)！$A$3：$A$12，數(shù)據(jù)！$C$3：$C$12）），當(dāng)H1=0時，C4單元格顯示為“0”，如需不顯示“0”，選中菜單點工具--選項--視圖，取消顯示零值的勾就可以了。如果你的打印機不能打印彩色圖案，選中菜單點文件--頁面設(shè)置--工作表，在單色打印前的方框中點擊打勾。

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