Excel在人事管理中的高效運(yùn)用

　　摘 要 本文用具體的實(shí)例分析Excel在人員花名冊(cè)中計(jì)算、取值達(dá)到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢(shì)。
　　【關(guān)鍵詞】Excel 表格 人事管理 應(yīng)用
　　1 Excel概述
　　要使許多復(fù)雜問(wèn)題變簡(jiǎn)單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如：知道教師的身份證，需要從身份證中取出該老師的出生年月日，首先，我們要知道身份證有18位構(gòu)成，假如身份證號(hào)碼在E列，把出生日期放在F列，此時(shí)，選中E列的第四行，然后按回車鍵即可。
　　公式的含義：
　　MID（E4，7，4）表示取年份，E4表示從E4單元格中取值，7表示從E4單元格中的第7位開始取，4表示取4位數(shù)值，同樣的道理，MID（E4，11，2）表示取月份，從E4單元格中第11位數(shù)開始取，取2位數(shù)值，MID（E4，13，2）表示取日期，從E4單元格中第13位開始取，取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。
　　接著上述的例子，我們?cè)贕列存放年齡，選中G列的第四行，在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF（MONTH（TODAY（））>=MONTH（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4）-1）”，然后按回車鍵即可。
　　2 實(shí)例演示
　　統(tǒng)計(jì)面臨退休的教師，按國(guó)家規(guī)定男職工滿60周歲，女職工滿55周歲當(dāng)月辦理退休手續(xù)。通過(guò)設(shè)置條件格式來(lái)提示人事處負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的辦事人員在近3年的一個(gè)聘期中即將要退休的人員。
　　為“年齡”區(qū)域設(shè)置條件格式，首先選中單元格J4，單擊菜單欄“格式”選項(xiàng)，選擇“條件格式”對(duì)話框，在對(duì)話框中“條件1”選項(xiàng)框中選擇“公式”，在其右邊的公式框中輸入公式：“=OR（AND（B4="男"，G4>=57），AND（B4="女"，G4>=52））”，然后在“條件為真時(shí)，待用格式如右圖所示：”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體，“淺藍(lán)色”背景，單擊“確定”，返回“條件格式”對(duì)話框。再單擊“確定”，完成對(duì)單元格G4的設(shè)置，選中單元格G4，單擊常用工具欄中的“格式刷”，向下拉花名冊(cè)中的整列，即可完成格式的復(fù)制。同時(shí)，男職工大于57歲，女職工大于52歲的人員也就顯示出來(lái)。
　　以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。
　　VLOOKUP也是一個(gè)非常有用的函數(shù)，它的作用是：在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。比如：兩張表，sheet1是人員花名冊(cè)，有姓名、性別、出生日期等若干項(xiàng)：
　　3 結(jié)束語(yǔ)
　　至此，我們對(duì)Excel在日常工作中有了更進(jìn)一步的了解，但這只是辦公自動(dòng)化軟件強(qiáng)大功能的冰山一角，我們將在工作中不斷實(shí)踐、研究，才能在工作中用得更廣泛，從而提高工作效率。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]葉斌.人事統(tǒng)計(jì)工作ABC[J].人才資源開發(fā)，2008（12）.
　　[2]楊小華.高校人事統(tǒng)計(jì)信息工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009，108-110.
　　作者單位
　　麗江師范高等�？茖W(xué)校 云南省麗江市 674100

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