Excel在高校人事管理數(shù)據(jù)源表中的應(yīng)用

　　摘 要：Excel作為人事管理統(tǒng)計的重要工具，具有強大的數(shù)據(jù)處理功能，可以極大提高工作效率。文章對Excel的一些應(yīng)用進行了探索，淺談其在處理人事管理數(shù)據(jù)源表中需要注意的一些問題及看法。
　　關(guān)鍵詞：Excel 高校人事管理 數(shù)據(jù)源表
　　中圖分類號：F240 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2016）06-194-02
　　Excel是Microsoft office辦公軟件的組件之一，主要用于處理各種數(shù)據(jù)并進行統(tǒng)計分析和輔助決策，廣泛地應(yīng)用于管理、財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。高校人事管理工作中存在大量的人事信息，這些信息范圍廣，種類多，且隨著時間流逝變化，具有動態(tài)性，在不使用人事信息管理系統(tǒng)的情況下，Excel被作為人事管理工具廣泛使用。作為現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的重要組成部分，Excel以其強大的處理數(shù)據(jù)功能，在極大提高工作效率的同時，也對操作人員提出了新的要求，本文以高校人事管理數(shù)據(jù)源表為例，談?wù)凟xcel在人事管理數(shù)據(jù)源表中的綜合應(yīng)用問題。
　　一、軟件版本
　　相較于2003版的傳統(tǒng)菜單設(shè)計，以Excel 2007版為代表的2010版、2013版和最新的2016版均采用Ribbon菜單，實現(xiàn)了Excel界面設(shè)計的質(zhì)的飛躍，不僅在操作上一目了然、方面快捷，配色輸出愈加細膩，功能也更為強大。作為人事管理的常用工具，為進一步提高工作效率，增強可視化效果，建議使用Excel2007及以后的版本。
　　二、使用習(xí)慣
　　人事管理工作中經(jīng)常會用到篩選、排序、匯總等功能，為方便操作，可以將常用的如“格式刷”、“篩選”、“自定義排序”等功能通過單擊右鍵方式添加到“快速訪問工具欄”，不僅可以節(jié)省查找按鈕精力，更可以縮短操作時間。另外，記住一些基本操作的快捷鍵也是提高工作效率的利器之一，比如復(fù)制（Ctrl+C）、粘貼（Ctrl+V）、撤銷（Ctrl+Z）和保存（Ctrl+S）等。
　　三、規(guī)范數(shù)據(jù)
　　人事管理的核心其實就是數(shù)據(jù)管理，對于Excel來說，處理好數(shù)據(jù)，關(guān)鍵在于設(shè)計一個標準、正確的數(shù)據(jù)源表。俗話說：“萬變不離其宗”，數(shù)據(jù)源表即為“宗”。在標準、正確的數(shù)據(jù)源表基礎(chǔ)上，可以根據(jù)工作需要生成各種各樣的報表。標準、正確的數(shù)據(jù)源表，應(yīng)該按照邏輯順序設(shè)置字段，數(shù)據(jù)逐條排列，具有通用、簡潔、規(guī)范三個特點，例如表1。
　　規(guī)范的數(shù)據(jù)源表將為以后的整理統(tǒng)計工作帶來巨大的便利，反之，不規(guī)范的數(shù)據(jù)源表也會嚴重影響信息分析的準確性和操作便利性。規(guī)范數(shù)據(jù)源表應(yīng)做到以下幾點：
　　1.去除多余表頭和空行。作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源表并不具備展示性，無需添加表標題，頁碼或其他表格信息。且Excel默認第一行為標題行，多余表頭嚴重影響Excel對數(shù)據(jù)的識別；空行則會對篩選或自動填充范圍進行隔斷，從而影響分類匯總的準確性，二者均應(yīng)去除。
　　2.清除所有空格。數(shù)據(jù)源表中，同樣的數(shù)據(jù)，如果其中一項多輸入了空格，看起來并無差別，Excel卻會認為二者為不同值，因此，為避免統(tǒng)計出現(xiàn)誤差，應(yīng)清除所有空格。
　　3.取消合并單元格和合計項。合并單元格、添加合計項確實可以讓表格更加一目了然，但僅適用于打印輸出，如果運用在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源表中，合并單元格后，只有合并中的首個單元格有數(shù)據(jù)，其他都是空白單元格。合計項會對數(shù)據(jù)進行人為隔斷，二者均對表格結(jié)構(gòu)有破壞性，嚴重影響數(shù)據(jù)分析。因此，為保證數(shù)據(jù)之間的連續(xù)性、穩(wěn)定性，絕不可以使用。
　　4.正確設(shè)置單元格格式。Excel中，設(shè)置單元格格式的功能非常重要，像鋼筋水泥支撐房屋結(jié)構(gòu)一樣，單元格格式也支撐著整個數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，為以后的計算和統(tǒng)計打下堅實基礎(chǔ)。在人事管理數(shù)據(jù)源表的單元格格式設(shè)置中，數(shù)值和日期格式非常容易出現(xiàn)問題。眾所周知，文本格式不參與計算，如果在統(tǒng)計大量數(shù)據(jù)時，本應(yīng)是數(shù)值，卻設(shè)置成文本格式，則會嚴重影響計算結(jié)果。另外，在日期格式設(shè)置方面，Excel默認的輸入格式為“2015-1-1”或“2015/1/1”如果不按照Excel日期格式要求錄入，例如將“2015年1月1日”輸入成“2015.1.1”或“20150101”，Excel將默認該值為文本或數(shù)值，運用公式進行計算時則需要先行轉(zhuǎn)換成標準日期格式方可計算，耗費精力，無形中增加了工作量。
　　四、完善數(shù)據(jù)
　　1.在人事管理數(shù)據(jù)源表中經(jīng)常會出現(xiàn)重名情況，有些人事管理人員習(xí)慣將重復(fù)的姓名后綴字母或數(shù)字以便區(qū)分，這種方法在普通查找時可以準確定位到該人員信息，但其數(shù)據(jù)并不規(guī)范，容易給以后的處理統(tǒng)計工作埋下隱患，因此不建議使用。如有重名情況，使用“條件格式——突出顯示單元格規(guī)則——重復(fù)項”功能，即可在不改變原始數(shù)據(jù)的情況下，快速判斷該人員是否有重名情況。
　　2.在完善數(shù)據(jù)源表的工作中，某些信息可以靠函數(shù)公式生成，如利用出生日期計算年齡，公式為“=DATEDIF（出生日期所在單元格，TODAY（），"y"）”；利用出生日期推導(dǎo)退休時間，則需要根據(jù)高校人事工作中各崗位的退休要求，考慮到男性均為60歲退休，管理崗位和專業(yè)技術(shù)崗位的女性55歲退休，工勤技能崗位的女性50歲退休，則公式為“=IF（崗位類別所在單元格="工勤技能崗"，DATE（YEAR（出生日期所在單元格）+（性別所在單元格="男"）*10+50，MONTH（出生日期所在單元格），DAY（出生日期所在單元格）），DATE（YEAR（出生日期所在單元格）+（性別所在單元格="男"）*5+55，MONTH（出生日期所在單元格），DAY（出生日期所在單元格）））”。
　　五、生成表格
　　經(jīng)過規(guī)范，數(shù)據(jù)源表具備了千變?nèi)f化的實力，可以通過函數(shù)或數(shù)據(jù)透視表生成工作需要的各種相關(guān)表格和報表。下面以VLOOKUP和COUNTIF兩個函數(shù)為例介紹其功能與使用方法。
　　1.VLOOKUP。VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，準確高效，可使人事信息篩選統(tǒng)計達到事半功倍的效果。例如以表1（sheet1）為數(shù)據(jù)源表，根據(jù)表2（sheet2）中的工號查找姓名，公式為“=VLOOKUP（A2，Sheet1！B：D，3，0）”，其中，“A2（工號）”為查找依據(jù)，“Sheet1！B：D”表示以sheet1中B列（工號）為首列的查找區(qū)域，“3”表示序列號，即sheet1中查找值所在列的列數(shù)，“0”表示精確查找。
　　2.COUNTIF。人事管理工作中，經(jīng)常需要教職工專業(yè)技術(shù)職務(wù)結(jié)構(gòu)，學(xué)歷層次，人員比例等數(shù)據(jù)，每次全部現(xiàn)場篩選不僅耗費時間，而且容易出錯，因此，建議在同一工作簿的新工作表中，利用COUNTIF函數(shù)建立一個隨數(shù)據(jù)源表自動生成的統(tǒng)計表，以便隨時觀察、提供數(shù)據(jù)，提高工作效率。如以表1的數(shù)據(jù)源表為基礎(chǔ)，欲做統(tǒng)計表如下：
　　A3公示為“=COUNTIF（Sheet1！F：F，A2）”，其中“Sheet1！F：F”表示計算區(qū)域，“A2”表示計算條件，解釋為在表1（sheet1）的“F列（性別）”中統(tǒng)計性別為“A2（男）”的個數(shù)，計算結(jié)果為5，其他統(tǒng)計項以此類推。
　　綜上所述，Excel具有強大的功能，可以大大提高人事管理工作的工作效率和準確性，Excel自身的使用規(guī)律中，最重要的就是數(shù)據(jù)源表的規(guī)范問題，在規(guī)范、正確的數(shù)據(jù)源表基礎(chǔ)上可以運用各種公式變形、計算、統(tǒng)計，使工作事半功倍，對滿足人事信息管理具有重要意義。
　　參考文獻：
　　[1] 伍昊.你早該這么玩excel[M].北京：北京大學(xué)出版社，2011
　　（作者單位：吉林師范大學(xué) 吉林四平 136000）
　�。ㄗ髡吆喗椋河诩押�，研究實習(xí)員，研究方向：人事管理。）
　�。ㄘ�(zé)編：賈偉）

相關(guān)熱詞搜索：數(shù)據(jù)源 人事管理 高校 Excel