湖南LY煙葉基地煙用物資管理中的問題及解決措施

　　摘要：LY煙葉基地為一地市級煙草公司下屬的煙葉種植基地管理機構(gòu)，是煙葉配套物資、煙草物流配送物資收發(fā)存業(yè)務的主要發(fā)生地。目前，LY煙葉基地的煙用物資管理過程中存在三大問題：一是缺乏適應基地單元實踐的煙用物資內(nèi)部控制制度；二是約定俗成的業(yè)務程序中存在有人員分工不明確、驗收流于形式以及簽字不完整；三是原始單據(jù)不統(tǒng)一、不完整、不規(guī)范；導致了煙用物資的差錯率較高。為此，經(jīng)過較長期全面調(diào)查后提出了三大問題的解決措施，按照不相容原則設置高效的煙用物資管理崗位；規(guī)范煙用物資流轉(zhuǎn)所需單據(jù)、填制辦法；以揚棄原則制定煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務的SOP并形成看板。
　　關鍵詞：煙用物資；內(nèi)部控制制度；不相容職務；SOP
　　中圖分類號：F27
　　文獻標識碼：A
　　doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.10.017
　　1引言
　　根據(jù)《國家煙草專賣局中國煙草總公司關于印發(fā)煙用物資采購管理規(guī)定的通知》（2010年389號）第三條規(guī)定，煙用物資包括卷煙材料，煙葉配套物資，煙草物流配送物資。其中與煙葉基地有關的主要是后兩者。其中煙葉配套物資是指用于煙葉生產(chǎn)與加工的各種生產(chǎn)性物資，如育苗物資（種子、基質(zhì)、營養(yǎng)液、漂浮盤、托盤、大中棚膜、池膜等）、化肥（專用基肥、專用追肥、提苗肥、鉀肥等）、農(nóng)藥（除草劑、殺蟲劑、殺菌劑、病毒制劑、抑芽劑等）、農(nóng)膜、烤房物資（爐門、爐條、爐膛材料、散熱材料、風機、自控設備等）、預檢物資等（預檢封簽、預檢封帶等）。煙草物流配送物資是指煙草制品儲藏運輸過程中所需的各種物資，如煙葉包裝物資（麻片、打包繩、縫包線等）。作為基層煙葉基地，煙葉種植面積廣，煙農(nóng)分散，煙用物資流轉(zhuǎn)金額大，因此煙用物資的管理不可避免地面臨不少挑戰(zhàn)。
　　2目前煙葉基地煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)控中存在的問題
　　目前LY煙葉基地沒有煙用物資的采購權，只有流轉(zhuǎn)過程收、發(fā)、存、售業(yè)務。流轉(zhuǎn)過程中牽涉的主體包括公司煙用物資中心總站、五大基地單元、煙農(nóng)、育苗棚以及育苗實驗基地。在具體的流轉(zhuǎn)過程中暴露不少問題。
　　2.1缺乏適應基地單元實踐的煙用物資內(nèi)部控制制度
　　煙葉基地單元是煙用物資的最主要的管理部門，除采購之外，煙用物資的簽收、保管、銷售、耗用都發(fā)生在基地單元。LY煙草公司每年幾千萬的煙用物資在五個基地流轉(zhuǎn)，所以嚴格規(guī)范基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度至關重要。
　　遺憾的是，目前還沒有發(fā)現(xiàn)成文的基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度。2012年湖南省煙草專賣局（公司）發(fā)布了市州局（公司）核算流程及其說明，涵蓋物資采購、物資銷售、無償耗用、物資盤底四個環(huán)節(jié)。這個試行的文件不是直接針對煙葉基地單元設計的，與煙葉基地的實際情況有較大的偏差，主要表現(xiàn)如下：（1）業(yè)務流程環(huán)節(jié)與基地不一致，基地單元沒有煙用物資采購權；除銷售、生產(chǎn)領用外，基地單元還有內(nèi)部調(diào)撥、銷售退回、生產(chǎn)領用再退回的業(yè)務環(huán)節(jié)。（2）規(guī)定的流轉(zhuǎn)單據(jù)不全而且與基地單元現(xiàn)用的不一致，也未提供文件建議的單據(jù)的參考格式及填制要求。如“錄入銷售出庫單”活動描述成“會計根據(jù)物資領用單，在財務系統(tǒng)煙用物資模塊中新增銷售出庫單”，基地銷售的實際情況是煙農(nóng)憑繳款書及提貨單提貨，委派會計匯總銷售單連同提貨單和繳款書報財務入賬。出庫單僅僅在育苗、試驗、收煙領用時使用。（3）關鍵風險點控制措施缺乏可操作性，沒有利用不相容職務間的相互監(jiān)督、相互核對來保證原始單據(jù)的正確性�；�于此，該文件無法指導和規(guī)范基地單元的煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務。
　　2.2目前約定俗成的業(yè)務程序有漏洞
　　主要表現(xiàn)在如下方面：（1）人員分工不明確；目前基地單元的工作崗位主要有五種：基地單元負責人、委派會計、倉庫保管、電腦操作和后勤（與煙用物資管理關系較小，下文不再闡述）。在煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務中，需要有三個不相容職務，分別是管賬的會計崗、管實物的倉庫保管崗，還有驗收崗。這三個崗位該做什么、不該做什么，目前沒有成文的崗位職責要求。目前五個基地單元，有的有電腦操作崗，有的沒有。電腦操作員該不該有，其職責是什么，在煙用物資管理中承擔什么責任，沒有明確。（2）無實質(zhì)上的驗收；雖然目前有“煙用物資驗收單”，由委派會計根據(jù)倉管員的“煙用物資簽收單”編制，分別要求驗收單位、驗收人簽字，問題有兩個：驗收能否由委派會計擔當？實際上有沒有驗收？課題組實地調(diào)查的結(jié)果顯示，沒有真正的驗收。原因有很多，關鍵是不知誰驗收，該在什么時候驗收。（3）簽字不完整，如驗收、提貨、復核等環(huán)節(jié)均存在簽字不完整的情況，有單據(jù)設計不合理的問題、有職責未要求的問題，也有疏忽的問題。
　　2.3目前所采用的原始單據(jù)設計不合理
　　目前所使用的單據(jù)，包括自制的和外來的，一共有11種，分別是：貨運單（外來原始憑證）、原煙科商品調(diào)撥單、原煙科商品結(jié)算單、煙用物資簽收單、煙用物資驗收單、出庫單、入庫單、煙用物資耗用（損耗）報告單、煙用物資提貨單（一式四聯(lián)）、煙用物資提貨單（一式兩聯(lián)）、煙用物資實存表。這些單據(jù)存在如下問題：
　　不統(tǒng)一，如提貨單有兩種，一式四聯(lián)和一式兩聯(lián)，而且表頭分別是煙需物資和煙用物資。有的基地單元使用“套餐肥料明細表”、有的基地單元則使用“肥料提貨單”。
　　不規(guī)范，表現(xiàn)在兩方面。一是格式不規(guī)范，如提貨單沒有預留提貨人簽字處，簽收單沒有預留驗收人簽字處，如入庫單設計的會計、記賬、倉庫主管、采購等設計簽章卻沒有相應的崗位，物資耗用（損耗）報告單預留的監(jiān)盤沒有相應的業(yè)務環(huán)節(jié)；如煙用物資損耗應該在盤點的基礎上確認，所以應該使用盤點表而不是損耗表。二是使用不規(guī)范，如出庫單、入庫單一般情況下配套使用，記錄適應各種情況的材料物資的出入庫行為。但目前各基地單元的出庫單用于育苗、試驗、收煙等生產(chǎn)環(huán)節(jié)領用的煙用物資以及無償調(diào)撥的煙用物資，入庫單卻僅用于銷售退回的實物入庫。那育苗多領用的退回倉庫用填什么單據(jù)呢？如果要匯總育苗領用的煙用物資則還得先挑選出庫單，剔除其他用途的出庫。

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