快速消費(fèi)品行業(yè)促銷費(fèi)用之內(nèi)部控制

　　【摘 要】隨著企業(yè)規(guī)模的壯大，內(nèi)部控制在企業(yè)中的重要性也愈發(fā)突顯。文章從內(nèi)部控制要素出發(fā)，對企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀、存在的問題進(jìn)行了深入的分析，提出了制度構(gòu)建、預(yù)算管理、完善流程等方面的解決方法。
　　【關(guān)鍵詞】快速消費(fèi)品；內(nèi)部控制；內(nèi)控環(huán)境；預(yù)算；流程
　　我們的生活離不開各類快速消費(fèi)品，從食品飲料到清潔用品，包羅萬象。隨著生活水平的提高，一些以前我們認(rèn)為能長時(shí)期使用的諸如手機(jī)等較貴重的產(chǎn)品也開始具有快消品的特征了�？煜�品的用戶群針對的都是終端人群，為了讓用戶能盡快接受自己的品牌并且購買，促銷是常用的方法之一。在商超的促銷方式分為堆頭、端頭、DM（海報(bào)）、買贈(zèng)、店內(nèi)促銷等。這些品類繁多的促銷費(fèi)用占據(jù)了銷售費(fèi)用中非常大的一個(gè)比例。如何保障這些費(fèi)用的真實(shí)、有效，是每個(gè)快消行業(yè)的財(cái)務(wù)人員必修的功課，快消行業(yè)的難點(diǎn)之一就是促銷費(fèi)用的內(nèi)部控制。
　　一、促銷費(fèi)用內(nèi)部控制的問題分析
　　1.不重視內(nèi)部控制環(huán)境
　　企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的認(rèn)知仍停留在用人的階段，對內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)沒有足夠的重視。
　�。�1）缺乏文化建設(shè)，忽視了經(jīng)銷商的誠信管理
　　有些經(jīng)銷商為多報(bào)費(fèi)用，采取各種不誠信的做法。對于一些體積不大的商品，促銷有時(shí)是在商場做堆頭，支付給商場一定的促銷費(fèi)用。企業(yè)為確保促銷費(fèi)用的真實(shí)性，會(huì)要求經(jīng)銷商提供堆頭照片，但對照片未做過多要求。殊不知，有些經(jīng)銷商為多報(bào)促銷費(fèi)用，會(huì)在某次做堆頭陳列時(shí)，從各不同角度拍攝多張相片，多次申報(bào)促銷費(fèi)用。
　　比如某廠家在審核經(jīng)銷商的堆頭費(fèi)用時(shí)，就發(fā)現(xiàn)其中一張堆頭的相片中，出現(xiàn)某個(gè)穿羽絨服的消費(fèi)者，而當(dāng)時(shí)申報(bào)費(fèi)用的堆頭陳列日期是8月，地點(diǎn)是內(nèi)地某省會(huì)城市。這樣的促銷費(fèi)用顯然是不真實(shí)的。
　�。�2）預(yù)算管理機(jī)制不健全，費(fèi)用支出缺乏事前控制
　　企業(yè)的預(yù)算管理機(jī)制不健全，財(cái)務(wù)或?qū)徲?jì)部門無法在事前提供有效的控制措施。企業(yè)的促銷費(fèi)用沒有經(jīng)過詳細(xì)的預(yù)算審批流程，僅憑經(jīng)銷商在活動(dòng)前的臨時(shí)申請便審批同意做促銷，缺乏促銷費(fèi)用的整體籌劃。
　�。�3）沒有健全內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)，各權(quán)力環(huán)節(jié)無法相互制衡
　　企業(yè)的促銷從審批促銷活動(dòng)，到促銷費(fèi)用的執(zhí)行、申報(bào)均由銷售部門審批通過，各權(quán)力環(huán)節(jié)無法相互制衡。
　　2.缺乏有效的內(nèi)部控制活動(dòng)
　　企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)包含授權(quán)、信息處理、業(yè)績評價(jià)、不相容崗位職責(zé)分離、實(shí)物控制等，內(nèi)部控制活動(dòng)的有效執(zhí)行依賴于合理的規(guī)章制度。有些企業(yè)的制度往往浮于表面，或在某些關(guān)鍵點(diǎn)存在不合理的設(shè)計(jì)，以致于內(nèi)部控制無法有效運(yùn)行，而導(dǎo)致非常多的促銷費(fèi)用無法驗(yàn)證其真?zhèn)巍?br>　　3.缺乏監(jiān)控或監(jiān)控流于形式
　　監(jiān)控活動(dòng)通過評估內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況，確保內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運(yùn)行�？煜�行業(yè)因其促銷費(fèi)用的特殊性，持續(xù)的監(jiān)控活動(dòng)是其不可少的一項(xiàng)，而有些企業(yè)往往在這一階段缺乏持續(xù)有效的設(shè)計(jì)�；驔]有監(jiān)控，或監(jiān)控流于形式，無法發(fā)揮必要的作用。
　　有些廠家會(huì)支持經(jīng)銷商聘請促銷員現(xiàn)場促銷。因?yàn)槠髽I(yè)缺乏監(jiān)控，一些經(jīng)銷商會(huì)提供一些親戚朋友的資料冒充現(xiàn)場促銷員，虛報(bào)促銷員工資。實(shí)際工作一天，申報(bào)7天的促銷費(fèi)用，甚至根本沒有實(shí)際工作，也假報(bào)促銷費(fèi)用。
　　4.缺乏風(fēng)險(xiǎn)評估意識
　　風(fēng)險(xiǎn)評估是內(nèi)部控制活動(dòng)重要的環(huán)節(jié)，有些企業(yè)往往缺乏風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié)，以致費(fèi)用出現(xiàn)問題才意識到風(fēng)險(xiǎn)評估的重要性。
　　比如有些企業(yè)在開發(fā)新的經(jīng)銷商時(shí)，沒有經(jīng)過詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)評估。在面對新的經(jīng)銷商申請促銷費(fèi)用時(shí)審批過于隨意，沒有經(jīng)過詳細(xì)的論證。有的企業(yè)甚至出現(xiàn)促銷費(fèi)用超過銷售額的情況，給企業(yè)帶來不必要的損失。
　　二、促銷費(fèi)用內(nèi)部控制的對策分析
　　針對促銷費(fèi)用內(nèi)部控制的問題，我們建議從以下方面著手：
　　1.重視內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)
　　為完善企業(yè)的治理，改善不合理的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)高度重視內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。管理者應(yīng)以身作則，遵守公司內(nèi)部控制制度。對公司內(nèi)部管理層、工作人員以及外部的經(jīng)銷商都應(yīng)多加宣揚(yáng)誠實(shí)守信、積極向上的道德價(jià)值觀。
　　（1）建立完善的促銷費(fèi)用管理制度
　　為做好促銷費(fèi)用的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)建立一套完善的促銷費(fèi)用管理制度，制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)評估過程，把控促銷費(fèi)用的審批。
　　同時(shí)，還應(yīng)針對不合規(guī)費(fèi)用設(shè)置合理可行的處理流程，對不誠信的行為制定清晰的處罰制度，以使各經(jīng)銷商有章可循，同時(shí)各財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用審核時(shí)可照章處理，避免舞弊的產(chǎn)生。
　�。�2）制定詳細(xì)的促銷費(fèi)用預(yù)算
　　有了制度，還應(yīng)當(dāng)每年建立詳細(xì)的促銷費(fèi)用預(yù)算，時(shí)間上分為年度預(yù)算及月度預(yù)算。預(yù)算審批應(yīng)由市場、銷售、財(cái)務(wù)等多部門參與，審核促銷費(fèi)用的合理合規(guī)，綜合考慮預(yù)算的可行性。
　　同時(shí)，預(yù)算的信息應(yīng)完整規(guī)范。應(yīng)在預(yù)算中列明地區(qū)、經(jīng)銷商、促銷產(chǎn)品、促銷方式、促銷時(shí)間及天數(shù)、促銷地點(diǎn)等詳細(xì)信息。每次促銷按預(yù)算執(zhí)行，將預(yù)算做為審批促銷費(fèi)用的要點(diǎn)之一。
　　建立預(yù)算不僅能有效控制促銷費(fèi)用支出，而且能整體籌劃同一地區(qū)相同產(chǎn)品之間的促銷方式，避免重復(fù)及不必要的投入，以使促銷活動(dòng)達(dá)到更好效果。
　�。�3）健全內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)
　　各權(quán)力部門相互制衡，避免腐敗的滋生。設(shè)立審計(jì)部門，防范不同部門、內(nèi)部與外部之間的串通舞弊。
　　2.嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制活動(dòng)，完善促銷費(fèi)用審核流程
　　審核促銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確審核流程，詳細(xì)列明申報(bào)費(fèi)用所需提交資料，通過證明資料避免舞弊的產(chǎn)生。不僅要規(guī)定通用的證明資料，如商超的促銷表格，對于不同的促銷方式，還應(yīng)提供不同的證明資料。通過不同資料的交叉證明，確保促銷費(fèi)用的真實(shí)有效。
　　對于堆頭費(fèi)用，可以要求提供不同角度且有顧客的堆頭照片，以從顧客的衣著大致推斷促銷的季節(jié)；同時(shí)，還應(yīng)規(guī)定堆頭上應(yīng)有特定的證明物品，其物品既要方便獲取，還要有一定的反舞弊效果。對此，可以每月更換一次，且在每月末通知下月的證明物品。比如某日化廠家，每月最后一天通知各經(jīng)銷商在堆頭上擺放證明物品，其物品從飲料到日用品，隨意變化，幾乎不重樣。有效遏制了經(jīng)銷商一次堆頭多次申報(bào)費(fèi)用的不良行為。
　　對于海報(bào)費(fèi)用，要求提供完整的海報(bào)，而不僅僅是公司產(chǎn)品所在的某一頁海報(bào)，以杜絕一份海報(bào)多次申報(bào)費(fèi)用的做法。
　　3.加強(qiáng)促銷費(fèi)用的監(jiān)控
　　監(jiān)控是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，分為持續(xù)的監(jiān)控、個(gè)別評估以及報(bào)告缺陷。事后監(jiān)控可以驗(yàn)證內(nèi)部控制活動(dòng)的設(shè)計(jì)及有效運(yùn)行，對于一些沒有留下過多證明材料的控制活動(dòng)尤為有效。從促銷后產(chǎn)品的銷量可對促銷費(fèi)用做持續(xù)的監(jiān)控，對一些大型的促銷活動(dòng)，可作單獨(dú)評估，以供后期促銷費(fèi)用審批參考。
　　對于促銷費(fèi)用的監(jiān)控，可以參照紅樓夢中的方法。設(shè)立促銷費(fèi)用審計(jì)或巡查人員，對正在促銷期間的各家商超進(jìn)行巡查，防范各種形式的虛假費(fèi)用。針對經(jīng)銷商在促銷員方面的舞弊，巡查監(jiān)控可大大減少其風(fēng)險(xiǎn)。還可以要求提供促銷員的身份證復(fù)印件，手機(jī)號碼，以及對應(yīng)的促銷日期。由費(fèi)用審核人員隨機(jī)抽查，從促銷員對公司產(chǎn)品的了解程度佐證是否有舞弊的發(fā)生。
　　4.設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié)
　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對各重要環(huán)節(jié)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評估程序。針對企業(yè)新開發(fā)的經(jīng)銷商，需要評估經(jīng)銷商在合規(guī)經(jīng)營、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)狀況，信譽(yù)等方面的信息，防范風(fēng)險(xiǎn)。新經(jīng)銷商首次申請促銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)在預(yù)算時(shí)即嚴(yán)格把關(guān)，且促銷費(fèi)用占銷售額的比例一般應(yīng)控制在公司正常促銷費(fèi)用比以下。
　　三、結(jié)語
　　“求木之長者，必固其根本，欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源。” 隨著企業(yè)規(guī)模的壯大，應(yīng)盡早建立并完善內(nèi)部控制體系，擺脫過多依賴人員防范風(fēng)險(xiǎn)的處境，從人員控制到制度控制，夯實(shí)企業(yè)內(nèi)部管理根基。企業(yè)規(guī)模越大，內(nèi)部控制重要性越高。隨著生活水平的提高，消費(fèi)者對快速消費(fèi)品的要求也越來越高。企業(yè)要在激烈的競爭環(huán)境中立于不敗之地，還需從內(nèi)部控制開始，提高促銷費(fèi)用的使用效率，提升企業(yè)自身管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展壯大的目標(biāo)。
　　參考文獻(xiàn)：
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　　作者簡介：
　　陳宜紅（1981—），女，江西財(cái)經(jīng)大學(xué)畢業(yè)，會(huì)計(jì)師。

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