淺談高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策

　　【摘要】一直以來，高校檔案工作都是高校管理工作的重要組成部分，而在高校合并過程中則面臨著種種問題�；�于這種認(rèn)識，本文對高校合并過程中檔案工作面臨的問題展開了分析，并結(jié)合問題提出了重視高校檔案工作、加大集中管理力度、健全工作規(guī)章制度、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)、加快管理隊(duì)伍建設(shè)等對策，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。
　　【關(guān)鍵詞】高校合并；檔案工作；集中管理；工作網(wǎng)絡(luò)
　　在科教興國戰(zhàn)略實(shí)施的背景下，國內(nèi)高校開始遵循強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合、優(yōu)勢互補(bǔ)的原則實(shí)現(xiàn)教育資源合并和教育結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整。而高校合并需要完成不同層次和類型的學(xué)校合并，由淺入深實(shí)現(xiàn)融合發(fā)展，所以在合并過程中勢必發(fā)生各種碰撞。高校檔案工作為高校合并過程中需要重視的工作，將對高校教學(xué)、科研和管理產(chǎn)生重要影響。但是高校檔案工作同樣遵循融合發(fā)展規(guī)律，因此還應(yīng)加強(qiáng)對高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策的分析，以便更好地推動我國高等教育的可持續(xù)發(fā)展。
　　一、高校合并過程中檔案工作的重要性
　　在高校合并的過程中，只有加強(qiáng)檔案工作才能保證高校檔案的完整性、統(tǒng)一性，同時(shí)體現(xiàn)高校歷史延續(xù)性，加強(qiáng)對高校未來發(fā)展趨勢的科學(xué)判斷，為學(xué)校合并后的資源配置和工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。通過高校的檔案，可以了解高校的歷史源流，從而加強(qiáng)對高校全部歷史的把握。在高校合并的過程中，將實(shí)現(xiàn)全宗管理狀況的不斷調(diào)整，以便使學(xué)校檔案全宗保持完整和統(tǒng)一。可以說，各高校全宗內(nèi)容排列為學(xué)校發(fā)展歷程的縮影，其中包含了高校各院校的歷史沿革，可以體現(xiàn)出高校主體體系和各時(shí)間段的發(fā)展情況。結(jié)合這些檔案資料，可以對高校合并后未來發(fā)展趨勢展開合理分析和科學(xué)判斷，明確高校資源配置是否存在重復(fù)、浪費(fèi)等問題，以便使合并后的高校實(shí)現(xiàn)資源合理配置，確保高校各種資源能夠得到充分利用。此外，通過對完整的檔案資料展開分析，也能圍繞學(xué)校今后發(fā)展、市場經(jīng)濟(jì)要求等方面開展調(diào)研工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)，繼而有效推動高校的可持續(xù)發(fā)展。
　　二、高校合并過程中檔案工作面臨的問題
　　（一）高校檔案資料缺失。在高校合并過程中，容易發(fā)生檔案資料缺失的問題。從檔案資料形成過程來看，其來源于學(xué)校各職能部門和院系開展的各種活動，從產(chǎn)生到歸檔需經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，并需要一定的時(shí)間。而在高校合并的過程中，各環(huán)節(jié)都發(fā)生變化。面對這種情況，如果未能提高對高校檔案工作的重視，就容易導(dǎo)致檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性受到影響。但就實(shí)際情況來看，高校合并過程中領(lǐng)導(dǎo)更注重機(jī)構(gòu)、人員調(diào)整和各種資源的重組及優(yōu)化配置問題，未能認(rèn)識到檔案工作的特殊性，導(dǎo)致檔案工作未能按照高校合并期間的常規(guī)進(jìn)行辦理。受這一因素的影響，在高校合并期間，檔案收集、管理工作遭遇了較多困難，在辦公室搬遷、人員調(diào)整過程中出現(xiàn)了檔案文件材料散失的情況，甚至出現(xiàn)了珍貴材料遺失的問題，繼而導(dǎo)致高校檔案質(zhì)量受到了極大影響。
　�。ǘ�）集中管理力度不足。按照國家教育部出臺的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》提出的要求，在高校合并或分立的過程中，都應(yīng)遵循集中管理和方便利用的原則開展檔案工作。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在協(xié)商后由統(tǒng)一的學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案保存。但實(shí)際在高校合并的過程中，卻存在集中管理力度不足的問題。結(jié)合實(shí)踐情況來看，一些高校的檔案管理采用的是分散管理模式，如教務(wù)部負(fù)責(zé)進(jìn)行教學(xué)檔案管理、人事部負(fù)責(zé)進(jìn)行人事檔案管理等。在高校合并的過程中，高校在進(jìn)行中層管理機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)未能及時(shí)建立滿足學(xué)校發(fā)展需求的檔案工作機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致高校檔案工作在一段時(shí)間內(nèi)面臨著分散管理的局面。此外，也有一些高校盡管建立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但受校區(qū)間距離遠(yuǎn)、合并院校短時(shí)間無法擴(kuò)大檔案館面積等因素的影響，檔案集中管理工作未能得到落實(shí)。
　�。ㄈ�）檔案排列存在差異。高校合并過程中檔案工作具有一定的特殊性，需要在檔案移交的過程中完成移交清冊的制定，明確交接人、監(jiān)管人的職責(zé)，同時(shí)完成科學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度的建立，才能保證檔案資料的完整。因?yàn)樵�本各校建立的時(shí)間不同，存在不同的隸屬關(guān)系、辦學(xué)宗旨和基本職能。在合并后，原本各校的全宗將變?yōu)橐粋�高校的若干個全宗。而各校檔案在編制、類目設(shè)置和排列等方面都存在一定差異，因此需要進(jìn)行重新管理。面對這種情況，還要完成統(tǒng)一制度規(guī)范的設(shè)立，以便從檔案類目設(shè)置、排列方式和分類等各方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，為檔案集中管理功能組織落實(shí)奠定基礎(chǔ)。但結(jié)合高校合并工作開展情況可以發(fā)現(xiàn)，高校普遍缺乏統(tǒng)一的管理體制，導(dǎo)致各分校區(qū)在合并過程中依然延續(xù)過去的檔案工作方式，給后期高校檔案排列帶來了較大困難。實(shí)際上，高校在合并的過程中，檔案工作原本就頭緒繁多、情況復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一管理制度規(guī)范將導(dǎo)致檔案無法得到科學(xué)管理，同時(shí)也無法為基層檔案工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)，繼而導(dǎo)致高校檔案出現(xiàn)歸檔滯后、材料不完整等問題。
　�。ㄋ模┤鄙俳∪珯n案網(wǎng)絡(luò)。高校檔案工作的開展，需要由專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)，以形成相應(yīng)的工作網(wǎng)絡(luò)。但就目前來看，一些學(xué)校在合并前未設(shè)立單獨(dú)的檔案管理編制，僅安排辦公室和人事處人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理。而無論是在業(yè)務(wù)水平還是工作能力等方面，這些人員都無法滿足高校合并后檔案工作開展要求。因?yàn)樵诟咝：喜⒑�，需要完成大量的檔案材料整理、歸檔等任務(wù)，需要擁有較強(qiáng)專業(yè)知識的專職人員負(fù)責(zé)工作。而部分高校盡管設(shè)置了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是在高校合并后機(jī)構(gòu)將得到重新設(shè)置，人員也將實(shí)現(xiàn)重新劃分，因此將形成新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。在實(shí)際工作中，該網(wǎng)絡(luò)將受到高校分散管理、分校區(qū)辦學(xué)等因素的影響，導(dǎo)致各校區(qū)檔案管理人員無法與綜合管理人員實(shí)現(xiàn)有效溝通與聯(lián)系，繼而導(dǎo)致檔案工作難以順利開展。實(shí)際上，在高校合并后，原有網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)無法滿足高校檔案工作的需要，在網(wǎng)絡(luò)新建的過程中還應(yīng)樹立大局觀念和全局觀念，引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完成適合的網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，以便使新時(shí)期的高校檔案管理需求得到滿足。
　�。ㄎ澹�檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)。作為高校檔案管理人員，還應(yīng)從歷史高度出發(fā)，對高校合并中各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行密切關(guān)注，運(yùn)用檔案工作的新知識、新技術(shù)對社會需求進(jìn)行了解，完成檔案信息資源的積極開發(fā)，以便通過科學(xué)預(yù)測及時(shí)發(fā)現(xiàn)合并中的新問題和新情況，提出有助于高校發(fā)展的建設(shè)性意見或建議。在實(shí)際開展檔案工作時(shí)，還應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位，不斷加大服務(wù)力度和提高服務(wù)質(zhì)量，從而為推動高校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。但就實(shí)際情況來看，高校合并后，會發(fā)生師資隊(duì)伍迅速擴(kuò)大的情況，將給人事檔案管理帶來較大的負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，由于人事關(guān)系的調(diào)整，原本檔案從業(yè)人員出現(xiàn)了大量離崗或轉(zhuǎn)行的現(xiàn)象，同時(shí)高校檔案隊(duì)伍中也會加入缺乏檔案專業(yè)知識和管理技能的人員。在實(shí)踐工作中，這些人員業(yè)務(wù)不夠嫻熟，部分人員則未能正確認(rèn)識檔案工作，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)，人員無法全身心投入工作。

相關(guān)熱詞搜索：淺談 過程中 對策 合并 面臨