關(guān)于中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的探討

　　摘 要：本文對(duì)中小學(xué)教師人事檔案管理工作的基本情況進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹，說明教師人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，對(duì)問題原因進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的建議，希望本文能夠?qū)χ行�學(xué)教師人事檔案管理工作的發(fā)展有所幫助。
　　關(guān)鍵詞：中小學(xué)教師；人事檔案；信息化建設(shè)
　　檔案管理師對(duì)組織、團(tuán)體、個(gè)人發(fā)展過程中的信息的綜合性樹立和存儲(chǔ)，現(xiàn)代檔案管理的資料信息，還可以為組織和個(gè)人的發(fā)展提供建設(shè)性的意見。中小學(xué)檔案管理中，除了學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)校發(fā)展信息檔案之外，最關(guān)鍵的就是教師的人事檔案，人事檔案反應(yīng)學(xué)校教師的基本情況，也反應(yīng)教師流動(dòng)情況，能夠?yàn)閷W(xué)校建設(shè)提供幫助。在信息化時(shí)代，中小學(xué)教師人事檔案管理信息化工作的發(fā)展情況，決定了檔案管理本身的效率以及價(jià)值，值得我們進(jìn)行深入的思考和探索。
　　1 中小學(xué)教師人事檔案管理工作基本概況
　　中小學(xué)教師人事檔案管理，是對(duì)中小學(xué)教師的個(gè)人工作檔案、醫(yī)保、社保等各項(xiàng)福利繳納、工資、工作期間獎(jiǎng)懲記錄等多項(xiàng)內(nèi)容的資料收集和管理。在中小學(xué)校園中，教師人事檔案是教師工作經(jīng)歷以及經(jīng)驗(yàn)的證明，是教師工作成果的證明，也是決定教師個(gè)人發(fā)展以及教學(xué)生涯的關(guān)鍵性資料。檔案管理的日常工作包括了教師檔案資料的收集、更新、存儲(chǔ)和調(diào)用等內(nèi)容，但是除了教師評(píng)定職稱或者崗位調(diào)換，人事檔案很少被調(diào)用，檔案管理工作的創(chuàng)新性舉動(dòng)相對(duì)較少，即使在全面推行檔案信息化建設(shè)的情況下，中小學(xué)教師人事檔案管理仍舊處于重收集、輕使用的狀態(tài)。
　　2 中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題
　　2.1 人事檔案信息化管理質(zhì)量不高
　　檔案管理信息化建設(shè)指的是將檔案管理工作的整個(gè)過程通過信息技術(shù)完成，這其中既包括了對(duì)信息資料的采集，也包括對(duì)信息資料的存儲(chǔ)和開發(fā)利用等。但是，目前中小學(xué)教師的人事檔案管理信息化建設(shè)，還只停留在對(duì)教師檔案的紙質(zhì)版到電子版轉(zhuǎn)化。在社保、醫(yī)保等社會(huì)福利待遇檔案管理方面，由于國(guó)家有相關(guān)規(guī)定以及統(tǒng)一的系統(tǒng)，學(xué)�；�本做到了這部分檔案管理的全面信息化，例如直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入數(shù)據(jù)，校對(duì)數(shù)據(jù)、教師可以登錄相關(guān)網(wǎng)站直接查詢個(gè)人信息等；教師本人的職業(yè)能力信息，也有勞動(dòng)資源與社會(huì)保障相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做基礎(chǔ)。但是，涉及到教師校內(nèi)獎(jiǎng)懲、日常工作狀態(tài)等細(xì)節(jié)性的人事檔案，并沒有在檔案信息化管理過程中得到如實(shí)的體現(xiàn)；另外，中小學(xué)教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)與數(shù)字化檔案信息的維 護(hù)是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅(jiān)持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學(xué)教師人事檔案信息都錄入到計(jì)算機(jī)中，建立全面準(zhǔn)確的信息數(shù)庫(kù)。但是實(shí)際上，教師人事檔案原始資料存在缺失，信息系統(tǒng)開發(fā)不足的情況，在很多學(xué)校普遍存在著。
　　2.2 信息化進(jìn)程較慢
　　人事檔案管理信息化的發(fā)展速度，決定了檔案資料的利用度，而信息化發(fā)展速度的指標(biāo)包括硬件設(shè)施的增添、軟件設(shè)施的更新以及工作方法更新等多個(gè)方面。目前，很多學(xué)校做到了人事檔案管理信息化建設(shè)，但僅限于購(gòu)入計(jì)算機(jī)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案，在現(xiàn)有的檔案管理平臺(tái)中錄入檔案信息，甚至有些學(xué)校對(duì)這部分信息錄入的還不完全。很多學(xué)校無法為教師提供主動(dòng)錄入信息的檔案管理服務(wù)，大部分教師人事信息仍需要經(jīng)過檔案管理工作人員一一核對(duì)錄入；并且，教師要調(diào)取個(gè)人檔案，其手續(xù)非常繁瑣，除了社會(huì)保障檔案和個(gè)人工作檔案之外，教師能夠調(diào)取的個(gè)人檔案是有限的，甚至有些檔案，比如黨團(tuán)關(guān)系等，只能在工作崗位變動(dòng)時(shí)候才能夠調(diào)取，并且不能由教師本人親自調(diào)取。中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，讓檔案利用者能夠在這一平臺(tái)中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。但大多數(shù)學(xué)校人事檔案管理信息化進(jìn)程慢，沒能做到這一點(diǎn)。
　　2.3 檔案保密工作不到位
　　教師人事檔案中包含了大量的個(gè)人信息，例如教師的年齡、身份證號(hào)碼、婚姻狀態(tài)和家庭生活狀態(tài)等，有些檔案信息甚至能夠展示出學(xué)校的相關(guān)信息，例如學(xué)校招聘教師的職業(yè)考試規(guī)則、學(xué)校給與教師的福利待遇情況等。雖然這些檔案資料不涉及到國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)機(jī)密，但是仍然是教師個(gè)人隱私，有些也是學(xué)校必須要保密的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，這些涉及到保密的檔案資料，只要進(jìn)行保密性存儲(chǔ)，禁止調(diào)閱即可，但是在信息化時(shí)代，教師檔案資料 存儲(chǔ)在電腦甚至檔案管理平臺(tái)中，很容易被盜取和濫用。在節(jié)假日中使用假的教師資格證購(gòu)買車票、景點(diǎn)門票等行為，就是教師人事檔案信息泄露的結(jié)果，這會(huì)為中小學(xué)教師行為管理造成不必要的麻煩。從這個(gè)角度看，檔案信息化管理發(fā)展中必然要考慮到保密工作，但實(shí)際上，中小學(xué)教師人事檔案管理保密工作存在著明顯的不足。
　　3 中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的方法
　　3.1 創(chuàng)新檔案管理模式
　　要使中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)展現(xiàn)出其優(yōu)越性，突出檔案管理的服務(wù)性特征，就必須要對(duì)目前的中小學(xué)教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學(xué)教師人事信息，不斷充實(shí)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。
　　3.2 加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資源投入
　　檔案管理信息化發(fā)展需要相應(yīng)的資源支持，除了為檔案管理部門配備相應(yīng)的電腦設(shè)備之外，有關(guān)于檔案管理的軟件設(shè)施也應(yīng)該齊全。學(xué)校環(huán)境不同，教師的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顟B(tài)和路徑不同，學(xué)校的發(fā)展情況也不盡相同，因此，市面上流行的學(xué)校檔案管理軟件的適用度是有限的，建議有條件的學(xué)校與軟件開發(fā)公司聯(lián)系，為本校量身定制檔案管理軟件，增添或者刪減人事檔案管理項(xiàng)目，通過這部分投資，使人事檔案本身的價(jià)值進(jìn)一步發(fā)揮出來；另外，學(xué)校還應(yīng)重視對(duì)檔案管理工作人員的投資，積極對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，使信息化管理工作真正發(fā)展起來。
　　3.3 建立健全保密管理制度
　　中小學(xué)教師人事檔案管理工作中包含了大量的教師個(gè)人隱私，有很多學(xué)校在信息化管理建設(shè)的過程中急于求成績(jī)，只顧看效果，不重視檔案資料的保密問題，致使教師信息在電腦維修和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的過程中受到損失。因此，建立健全保密管理制度，是中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵要點(diǎn)。首先，要建立數(shù)據(jù)保密級(jí)別，根據(jù)保密級(jí)別確定人事檔案數(shù)據(jù)的訪問程度和可利用范圍，堅(jiān)決杜絕跨級(jí)別利用造成的數(shù)據(jù)丟失，這樣既不影響數(shù)據(jù)的利用，也能夠起到保密作用；其次，應(yīng)建立檔案資料泄密風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任制度，根據(jù)檔案資料的保密級(jí)別層層劃定責(zé)任，這樣能夠提高管理者的保密意識(shí)，也有利于泄密風(fēng)險(xiǎn)的處理。
　　4 結(jié)論
　　綜上所述，中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)在不斷的發(fā)展當(dāng)中，但是發(fā)展過程中仍存在著一些問題，信息化建設(shè)程度不足、信息利用不足，保密管理不夠等，使得中小學(xué)教師人事檔案管理工作的實(shí)際效力不足，要解決這些問題，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，加大對(duì)信息化檔案管理的投入并建立檔案管理保密制度，只有這樣，中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)才能真正發(fā)展起來。
　　參考文獻(xiàn)
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