民辦學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的研究探討

　　摘 要：人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了一個人在不同階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、社會關(guān)系、政治思想、獎懲、職務(wù)晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平，是一個完整的記錄。對于個人而言，具有極端重要的意義；對組織而言，也是組織和人事部門堅持公平、公正選拔人員的重要依據(jù)。因此，從人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證人事檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性的重要手段
　　關(guān)鍵詞：民辦學(xué)校；人事；檔案；信息化
　　學(xué)校的人事檔案是一個學(xué)校人力資源管理部門在工作中形成的重要資料，它記載和反映著學(xué)校每個職工的過去的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、才能和業(yè)績表現(xiàn)，是學(xué)校檔案的重要組成部分之一。目前民辦學(xué)校的數(shù)量數(shù)量越來越多，規(guī)模也越來越大，存在著各種管理上的問題，導(dǎo)致人事管理難上加難，在一定程度上限制了學(xué)校的進一步發(fā)展。而學(xué)校人事檔案要想進行精細化的管理與控制，信息化管理是不錯的選擇。
　　1 信息化管理人事檔案的意義
　　1）儲存存放安全。目前大部分民辦學(xué)校的檔案都是紙質(zhì)的，不僅占據(jù)空間，而且很容易受潮或者發(fā)生失火，保存時間有限，長時間的保存，檔案資料很難保存完整，文字和影像資料會漸漸模糊，檔案管理質(zhì)量會越來越差。但是信息化環(huán)境下，則完全避免了這個問題，將所有的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子信息，使儲存方式更安全，完全節(jié)省了檔案管理的時間和空間，檔案的使用壽命無限化，提高了學(xué)校檔案管理水平和使用效率。
　　2）工作效率高。隨著近幾年民辦學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校工作內(nèi)容多，人員流動大，以前是學(xué)校管理工作人員對紙質(zhì)的人事檔案進行分類、整理和歸檔，工作任務(wù)量大，管理水平低。現(xiàn)在通過信息化管理，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進行合理有效的處理，同時可以很容易查詢和提取材料，也很容易進行儲存和傳送，可以提高工作過程中的教職工信息檢索速度和歸檔速度。
　　3）實現(xiàn)資源信息化共享易。以往學(xué)校各個部門分散管理保存檔案，檔案的完整和有效利用很難實現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，利用科學(xué)的管理手段，可以大大提高檔案管理和利用工作的質(zhì)量，針對想要瀏覽的檔案信息，可以達到很快查找速度和保證信息的準(zhǔn)確性，其他任意部門的教職工信息也可以通過電腦來查看，距離的限制得以擺脫，在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。在信息化化過程中可以對檔案使用管理設(shè)置權(quán)限，使檔案的保密性得以提高。資源信息化共享特別適合同城多校區(qū)學(xué)校教師管理和師資力量的優(yōu)化配置。
　　2 民辦學(xué)校人事檔案管理存在的問題及原因
　　目前很多學(xué)校高度重視人事檔案工作管理，目的就是使人事檔案發(fā)揮其最大的優(yōu)勢，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的教師隊伍人才，滿足學(xué)校教學(xué)工作的需要。根據(jù)我市幾所民辦學(xué)校人事檔案管理的實踐，現(xiàn)就學(xué)校人事檔案管理工作面臨的問題和原因分析如下：
　　1）人事檔案專職管理員缺乏。一是大部分民辦學(xué)校都是由校辦人員兼職或者在其他崗位被淘汰的人員擔(dān)任，負責(zé)管理檔案人員的變化頻繁，工作交接不夠規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；二是人事檔案兼職人員忙于日常校辦其他工作較多，同時也意識不到檔案存在的價值及作用，檔案管理人員只是負責(zé)“守好攤”，應(yīng)付檔案的調(diào)用和查看，這樣不利于學(xué)校人事檔案發(fā)揮其應(yīng)盡的作用在系統(tǒng)和全面的管理不夠。三是人事檔案管理人員沒有檔案管理相關(guān)知識理論，也不具備相關(guān)素養(yǎng)，而管理僅僅是資料的統(tǒng)一存放保管，缺乏動態(tài)性管理學(xué)校人事檔案的意識。收集保管的檔案資料沒有開發(fā)利用，只是簡單的歸檔保管，檔案信息未能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。
　　2）人事檔案管理方式相對落后。一是硬件設(shè)施落后，民辦學(xué)校大多利用相對閑置的房間存放檔案，個別學(xué)校沒有固定檔案室，甚至一些檔案資料就存放在校辦，缺乏必要的電腦、掃描儀、除濕機、溫濕度監(jiān)測儀等配套設(shè)置；二是管理方法落后，有些人事檔案資料的歸檔過于簡單或不規(guī)范，對收集起來的人事檔案材料沒有進行分類區(qū)別和真?zhèn)魏藢�，而是將所有的資料都歸入檔案，這樣就會把一些不應(yīng)歸檔的資料歸入檔案。導(dǎo)致人事檔案資料混亂，資料來源不清楚，部分資料殘缺不全，直接影響了人事檔案的權(quán)威性、系統(tǒng)性。
　　3）對人事檔案管理工作認識不夠。長期以來，人事檔案工作被認為是“簡單”的工作，隨著民辦學(xué)校之間的競爭日益激烈，學(xué)校的中心工作和主要任務(wù)是提升教學(xué)質(zhì)量、提高辦學(xué)環(huán)境、拓展學(xué)校人文關(guān)懷，以便為廣大學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)教育服務(wù)。因此，民辦學(xué)校普遍存在著不重視人事檔案工作的實際，意識不到檔案存在的價值及作用。
　　3 如何利用信息化管理辦法解決民辦學(xué)校人事檔案存在問題
　　1）強化信息化建設(shè)的意識。強化人事檔案工作信息化建設(shè)的意識，既要強化對內(nèi)的意識，又要強化對外的意識。對內(nèi)而言，信息化建設(shè)效應(yīng)不能在短時間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，要注重加強管理者對信息化建設(shè)的支持意識，提高檔案管理的能力和水平。積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強人事檔案信息化建設(shè)，既是信息時代發(fā)展的要求，也是做好新時期人事檔案工作的必然選擇。推進人事檔案信息管理，要求單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個管理軟件遍地開花的事情，更要注重從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面，引進信息化人才隊伍，提升人事檔案管理者的檔案素質(zhì)和水平。
　　2）科學(xué)制定管理辦法。制度是保障人事檔案管理工作的重要條件，建立民辦學(xué)校自己的管理制度勢在必行。嚴格按照學(xué)校檔案管理流程開展工作，結(jié)合學(xué)校的實際情況，符合國家標(biāo)準(zhǔn)的情況下，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性，對于每一項歸檔資料必須嚴格審核，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。并且要定期完善學(xué)校檔案管理制度，對人事檔案專兼職管理工作人員進行嚴格的責(zé)任劃分，將檔案進行規(guī)范化管理。
　　3）信息化建設(shè)人事檔案。信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地進步，單位人事檔案規(guī)范化管理工作已經(jīng)逐漸向信息化的方向發(fā)展。具體來講，比如人事檔案的計算機錄入，通過信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這樣不僅能夠保障員工人事檔案的真實性、時效性及準(zhǔn)確性，還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，通過信息化的管理方式提升工作效率，從而達到新時代對于單位人事檔案管理的需要。
　　4 結(jié)論
　　綜上所述，新時期民辦學(xué)校人事檔案管理工作要順應(yīng)新時期學(xué)校改革發(fā)展工作的需要，在工作中需要不斷解決問題，需要全校干部職工都高度重視人事檔案工作的重要性，同時轉(zhuǎn)變檔案管理人員服務(wù)理念，提高檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和專業(yè)知識水平，確保人事檔案工作能夠圍繞學(xué)校各項建設(shè)工作，有針對性地筑牢每個專業(yè)、學(xué)科發(fā)展的人才基礎(chǔ)，讓更多的優(yōu)秀人才脫穎而出，形成“帶動一批，影響一片”的學(xué)科人才梯隊與品牌優(yōu)勢。因此，信息化管理人事檔案管理對學(xué)校優(yōu)化配置教師資源，完善學(xué)校運行機制，開創(chuàng)民辦學(xué)校發(fā)展的新局面具有重大的意義。
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　　作者簡介
　　曾君（1985-），男，漢族，湖北十堰，十堰外國語學(xué)校，助理館員，本科，研究方向：人力資源管理。

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